Eine Segelregatta Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Segelregatta laufen Sportbetrieb, Sicherheit und Hafenorganisation gleichzeitig. Lege zuerst Termin, Hafen und Genehmigungen fest, bevor du Strecke, Boote und Helfer planst. Danach folgen Ausschreibung, Anmeldung und die genaue Einsatzplanung für Jury, Streckenposten und Ersthelfer. Am Veranstaltungstag müssen Funk, Ersatzboot, Start- und Ziellinie sowie Wetterinformationen zusammenpassen. Die folgende Reihenfolge hilft dir, Fristen und sicherheitsrelevante Details nicht zu spät zu klären.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampftermin festlegen
2 Personen
2
Jachthafen reservieren
3
Wettkampfgenehmigung beantragen
4
Fahrwasser anmelden
5
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
6
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
7
Parcours entwerfen
2 Personen
8
Start- und Endzeiten festlegen
2 Personen
9
Teilnehmerliste öffnen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldeformular veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Besatzungen bestätigen
2 Personen
15
Startnummern zuweisen
16
Teilnehmerinformationen versenden
17
Wettervorhersage prüfen
18
Hafenmeister informieren
19
Startschiff reservieren
20
Ersatzboot organisieren
21
Jurymitglieder auswählen
2 Personen
22
Streckenposten einteilen
2 Personen
23
Ersthelfer-Besetzung festlegen
24
Freiwilligen-Briefing planen
25
Wettkampfformulare drucken
26
Teilnehmerausweise erstellen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Startboot prüfen
2 Personen
30
Ersatzboot prüfen
2 Personen
31
Funkgeräte aufladen
32
Bojen und Anker bereitlegen
3 Personen
33
Wettervorhersage endgültig prüfen
34
Wettkampfleitung einweisen
4 Personen
35
Sicherheitscrew briefen
4 Personen
36
Hafenroute freimachen
3 Personen
37
Bojen ausfahren
4 Personen
38
Startschiff positionieren
3 Personen
39
Streckenposten positionieren
4 Personen
40
Anmeldetisch aufbauen
2 Personen
41
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
42
Publikumsbereich absperren
3 Personen
43
Banner und Fahnen aufhängen
2 Personen

Event

44
Teilnehmende empfangen
3 Personen
45
Anmeldungen prüfen
2 Personen
46
Startnummern ausgeben
2 Personen
47
Sicherheitsausrüstung prüfen
3 Personen
48
Wettkampf-Briefing geben
2 Personen
49
Boote zum Start begleiten
4 Personen
50
Startprozedur durchführen
4 Personen
51
Spielverlauf dokumentieren
3 Personen
52
Bahnmarkierungen überwachen
4 Personen
53
Sicherheitsboot patrouillieren
3 Personen
54
Teilnehmer informieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Finishes erfassen
3 Personen
59
Boote zum Steg lotsen
3 Personen
60
Ergebnis berechnen
2 Personen
61
Preisverleihung moderieren
2 Personen
62
Buffet auffüllen
2 Personen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Bojen und Anker bergen
4 Personen
66
Startschiff zurückbringen
3 Personen
67
Ersatzboot zurückbringen
2 Personen
68
Spielmaterial zusammenstellen
3 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
70
Cateringstand abbauen
3 Personen
71
Flaggen und Banner entfernen
2 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Havenplein reinigen
4 Personen
74
Toiletten kontrollieren
2 Personen
75
Abfall entsorgen
2 Personen
76
Funkgeräte aufladen
77
Material inventarisieren
2 Personen
78
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
79
Ergebnis an die Teilnehmenden senden
80
Spielbericht veröffentlichen
81
Fotos mit Teilnehmenden teilen
82
Restbestand verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
PartyzelteAnz. 3
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

SegelbooteAnz. 12
SchwimmwestenAnz. 50
WettkampfschwimmbojenAnz. 6
BojenankerAnz. 6
AnkerleinenAnz. 6
Startflagge
SignalflaggenAnz. 8
Startlinie
Ziellinie
WindmesserAnz. 2
FerngläserAnz. 4
Wasserdichte TaschenAnz. 8
Wasserdichte KleidungAnz. 8

Ausstattung

Sicherheitsboot
Ersatzboot
UKW-FunkgeräteAnz. 6
Megafon
FunkgeräteAnz. 6
LaptopsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
SchälchenAnz. 40
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 60

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

Spiel旗genAnz. 12
StartnummerntafelnAnz. 12
BannerAnz. 6
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 12

Reinigung

MüllsäckeAnz. 40
HandseifeAnz. 4
DesinfektionsmittelAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
SpülmittelAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
KüchenpapierAnz. 8
ToilettenpapierAnz. 24
HandtücherAnz. 12
BesenAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Jachthafen und Wettkampfgenehmigung. Die Anmeldung des Fahrwassers und der Sicherheitsplan sollten geklärt sein, bevor du Einladungen verschickst.
Lege Strecke, Start- und Endzeiten sowie das Wettkampfreglement schriftlich fest, bevor die Teilnehmerzahl wächst. So kannst du Besatzungen bestätigen und Startnummern ohne spätere Änderungen vergeben.
Plane die Sicherheitskette mit Sicherheitsboot, Ersatzboot, UKW-Funkgeräten und Ersthelfern. Prüfe außerdem, wer bei einem Ausfall des Startschiffs oder bei Wetteränderungen die Entscheidung trifft.
Schließe die Teilnehmerplanung etwa 10 Tage vor dem Start ab. Erfasse Ernährungswünsche, sende die Teilnehmerinformationen und teile Jury, Streckenposten und Helfer in einem gemeinsamen Briefing ein.
Prüfe am Vortag Wetter, Hafenablauf und die technische Ausrüstung. Drucke Wettkampfformulare, teste Drucker und Funkgeräte und verstaue Dokumente sowie Kleidung in wasserdichten Taschen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Segelregatta anmelden?: Plane für Hafenreservierung, Genehmigung und Fahrwasseranmeldung mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Bei mehreren Behörden oder stark belegten Häfen solltest du den Termin noch früher abstimmen.
Was braucht man für die Sicherheit bei einer Segelregatta?: Mindestens ein Sicherheitsboot, ein Ersatzboot, Schwimmwesten und zuverlässige Funkgeräte gehören in die Sicherheitsplanung. Lege außerdem vor dem Start fest, wie viele Ersthelfer eingesetzt werden und wer bei Wetteränderungen entscheidet.
Wann sollte die Teilnehmerliste geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung ungefähr 10 Tage vor der Regatta, damit Besatzungen bestätigt und Startnummern zugewiesen werden können. Teilnehmerinformationen und erfasste Ernährungswünsche sollten spätestens eine Woche vorher verschickt sein.
Wie plant man den Ablauf am Regattatag?: Definiere Start- und Endzeiten, Briefing, Auslaufen sowie die Aufgaben von Jury und Streckenposten mindestens 48 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag prüfst du zusätzlich Wetter, Windmesser, Start- und Ziellinie sowie die Funkverbindung.

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