Zo organiseer je een zeilnetwerkevenement

Begin niet met de borrel, maar met de boten, haven en vaarplanning. Zodra datum, capaciteit en schippers vaststaan, kun je uitnodigingen versturen en gericht informatie verzamelen over vaarervaring en dieetwensen. De groepsindeling bepaalt daarna het programma op het water én de ontvangst aan wal. Plan daarnaast een alternatief voor slecht weer en werk met een definitieve gastenlijst, zodat naamkaartjes, catering en veiligheidscontrole op tijd kloppen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier openen
3
Zeilboten reserveren
4
Havenlocatie reserveren
5
Catering bestellen
6
Sprekers bevestigen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vaarervaring inventariseren
10
Indeling zeilgroepen maken
2 personen
11
Schippers koppelen
2 personen
12
Programma naar gasten sturen
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief vaarprogramma klaarzetten
15
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Draaiboek printen
18
Routebeschrijving printen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Catering ophalen
2 personen
21
Zeilboten controleren
3 personen
22
Veiligheidsuitrusting controleren
3 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Koffiepunt inrichten
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Naamkaartjes klaarleggen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Routeborden plaatsen
2 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
Buffet opbouwen
3 personen
34
Presentatiemateriaal klaarleggen
35
Schippersbriefing geven
4 personen
36
Veiligheidsinstructie voorbereiden
2 personen

Event

37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Welkomstdrank serveren
2 personen
41
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
42
Zeilgroepen verzamelen
4 personen
43
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
44
Gasten naar boten begeleiden
4 personen
45
Netwerkzeiltocht begeleiden
6 personen
46
Foto’s tijdens tocht maken
47
Gasten bij terugkomst ontvangen
3 personen
48
Reddingsvesten innemen
3 personen
49
Aperitief serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
52
Buffet openen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Netwerkspel begeleiden
2 personen
56
Spreker aankondigen
57
Korte presentatie begeleiden
2 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Servies verzamelen
3 personen
62
Restanten koelen
2 personen
63
Afval scheiden
2 personen
64
Locatie opruimen
4 personen
65
Tafels en stoelen inklappen
3 personen
66
Versiering verwijderen
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Haven schoonmaken
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Zeilboten schoonmaken
4 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Foto’s met gasten delen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Lange tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Parasolaantal 4
Tafelkleedaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Koffielepelsaantal 70
Serveerplateausaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 6
Reddingsvestenaantal 70
Waterdichte tassenaantal 12
Marifoonsaantal 6
Handkompassenaantal 6
Landvastenaantal 12
Stootwillenaantal 12
Zeilhandschoenenaantal 12
Waterdichte plattegrondenaantal 6
Noodfluitjesaantal 70

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Nautische tafeldecoratieaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Naamkaartjeshoudersaantal 70
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Etiketten voor dieetetenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer zeilboten en havenlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel per boot de beschikbare plaatsen en houd ruimte voor schippers, zodat je geen gasten aanneemt die later niet mee kunnen varen.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Vraag daarin naast contactgegevens ook naar vaarervaring, dieetwensen en eventuele voorkeuren; die informatie heb je nodig voor de groepsindeling en catering.
Maak de zeilgroepen zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en koppel schippers uiterlijk 1 week vooraf. Stuur het programma daarna naar alle gasten, inclusief routebeschrijving, vertrektijd en wat ze op het water nodig hebben.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Leg vooraf vast wanneer je overschakelt op het alternatieve vaarprogramma, zodat gasten en schippers niet op de dag zelf hoeven te improviseren.
Plan op de evenementdag een apart moment voor registratie en veiligheidscontrole vóór het inschepen. Richt de registratietafel, koffiepunt en catering aan wal in voordat de eerste groep vertrekt; zo blijft de ontvangst lopen terwijl andere groepen varen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilnetwerkevenement organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met boten, haven en sprekers. Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken voor de datum en sluit de definitieve gastenlijst ongeveer 1 week vooraf.
Hoe deel je gasten in bij een zeilnetwerkevenement?: Verzamel bij de aanmelding de vaarervaring en deel gasten daarna per boot in. Maak de groepsindeling uiterlijk 1 week vooraf en koppel per boot een schipper die de veiligheid en route kan bewaken.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een zeilnetwerkevenement?: Controleer de weersverwachting 48 uur en 6 uur vooraf en bepaal vooraf een omslagmoment. Zet een alternatief programma aan wal klaar, inclusief ruimte voor sprekers, catering en netwerkgesprekken.
Hoeveel catering heb je nodig voor een zeilnetwerkevenement?: Plan per deelnemer een ontvangst met koffie, water en hapjes en stem de hoofdmaaltijd af op de duur van het programma. Leg dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf vast, zodat de cateraar de aantallen en aangepaste porties kan voorbereiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.