Ein Segel-Netzwerkevent Schritt für Schritt organisieren
Ein Segel-Netzwerkevent braucht zwei parallel geplante Abläufe: die Organisation an Land und die Einteilung auf dem Wasser. Starte mit Hafenstandort, Segelbooten und Referenten, bevor du Einladungen verschickst. Erfasse bei der Anmeldung neben Kontaktdaten auch Segelerfahrung und Ernährungswünsche. In der letzten Woche stehen Gruppeneinteilung, Sicherheitscheck, Catering und ein alternatives Fahrprogramm an, falls das Wetter nicht mitspielt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldeformular öffnen
- 3
Segelboote reservieren
- 4
Hafenstandort reservieren
- 5
Catering bestellen
- 6
Referenten bestätigen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Segelerfahrung erfassen
- 10
Segelgruppen einteilen
2 Personen
- 11
Schiffsführer zusammenbringen
2 Personen
- 12
Programm an Gäste senden
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Alternatives Fahrprogramm vorbereiten
- 15
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Ablaufplan ausdrucken
- 18
Wegbeschreibung ausdrucken
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Catering abholen
2 Personen
- 21
Segelboote prüfen
3 Personen
- 22
Sicherheitsausrüstung kontrollieren
3 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 29
Namensschilder bereitlegen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 32
Tonanlage testen
2 Personen
- 33
Buffet aufbauen
3 Personen
- 34
Präsentationsmaterial bereitlegen
- 35
Skipper-Briefing geben
4 Personen
- 36
Sicherheitsanweisung vorbereiten
2 Personen
Event
- 37
Gäste empfangen
3 Personen
- 38
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 39
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 40
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 41
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
- 42
Segelgruppen sammeln
4 Personen
- 43
Schwimmwesten austeilen
3 Personen
- 44
Gäste zu den Booten begleiten
4 Personen
- 45
Netzsegeltocht begleiten
6 Personen
- 46
Fotos während der Tour machen
- 47
Gäste bei der Rückkehr empfangen
3 Personen
- 48
Rettungswesten einsammeln
3 Personen
- 49
Aperitif servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 52
Buffet eröffnen
2 Personen
- 53
Buffet auffüllen
3 Personen
- 54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 55
Netzwerkspiel begleiten
2 Personen
- 56
Redner ankündigen
- 57
Kurze Präsentation begleiten
2 Personen
- 58
Dessert servieren
3 Personen
- 59
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
- 60
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 61
Geschirr sammeln
3 Personen
- 62
Reste kühlen
2 Personen
- 63
Abfall trennen
2 Personen
- 64
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
- 65
Tische und Stühle zusammenklappen
3 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Geräte ausschalten
2 Personen
- 68
Hafen reinigen
3 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Segelboote reinigen
4 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Fotos mit Gästen teilen
- 74
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 8
- Lange TischeAnz. 6
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 12
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- SonnenschirmAnz. 4
- TischdeckeAnz. 12
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeelöffelAnz. 70
- ServierplattenAnz. 10
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Sportmaterial
- SegelbooteAnz. 6
- SchwimmwestenAnz. 70
- Wasserdichte TaschenAnz. 12
- UKW-FunkgeräteAnz. 6
- HandkompasseAnz. 6
- FestmacherleinenAnz. 12
- FenderAnz. 12
- SegelhandschuheAnz. 12
- Wasserdichte PläneAnz. 6
- NotfallpfeifenAnz. 70
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- Nautische TischdekorationAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- NamensschildhalterAnz. 70
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LaternenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- Etiketten für DiätkostAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungsschwämmeAnz. 8
- SpülbürstenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchrollenhalterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Hafenstandort und Segelboote reserviert sind. Frage dort direkt nach Segelerfahrung und Ernährungswünschen, damit du die Gruppen nicht kurz vor dem Termin neu planen musst.
- Lege die Segelgruppen spätestens 7 Tage vorher fest und ordne jeder Gruppe einen Schiffsführer zu. Sende das Programm, die Anreise und die Treffpunktdetails danach gesammelt an alle Gäste.
- Plane die Verpflegung für zwei Abschnitte: Kaffee und Snacks an Land sowie Catering nach der Rückkehr. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und rechne Gläser, Teller und Besteck für die endgültige Gästeliste plus etwa 10 Prozent Reserve ein.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide, ob das Fahrprogramm angepasst werden muss. Ein alternatives Programm an Land sollte dann bereits mit Referenten, Sitzordnung und Technik vorbereitet sein.
- Kontrolliere am Veranstaltungstag jedes Boot, die Sicherheitsausrüstung und die wasserdichten Taschen vor dem Einsteigen. Halte außerdem Namensschilder, Ablaufplan und Wegbeschreibung am Registrierungstisch bereit, damit die erste halbe Stunde nicht durch Rückfragen verloren geht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Segel-Netzwerkevent planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Hafen, Booten, Referenten und Einladungen. In den letzten 7 Tagen folgen Gruppeneinteilung, endgültige Gästeliste und die Detailabstimmung mit Catering und Schiffsführern.
- Wie teilt man Gäste bei einem Segel-Netzwerkevent ein?
- Erfasse bei der Anmeldung die Segelerfahrung und teile die Gruppen spätestens 7 Tage vor dem Termin ein. Berücksichtige dabei die verfügbaren Boote, die Zahl der Schiffsführer und eine möglichst ausgewogene Mischung der Teilnehmenden.
- Wann sollte man das Wetter für ein Segel-Netzwerkevent prüfen?
- Prüfe die Vorhersage erstmals 48 Stunden vor dem Event und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Lege für beide Fälle ein alternatives Fahrprogramm fest, damit du bei Wind oder Regen nicht erst vor Ort improvisieren musst.
- Wie viel Verpflegung braucht man für ein Segel-Netzwerkevent?
- Plane Kaffee und Snacks für den Aufenthalt an Land sowie das bestellte Catering für den späteren Programmpunkt ein. Rechne bei Geschirr und Gläsern mit etwa 10 Prozent Reserve gegenüber der endgültigen Gästeliste und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche separat.
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