Cómo organizar un evento de networking de vela

Un evento de networking de vela necesita dos planes coordinados: la experiencia en el puerto y la navegación por grupos. Empieza fijando el número de participantes, los veleros disponibles y el nivel de experiencia requerido. Después organiza las inscripciones, la distribución de los grupos, los patrones y el catering. La previsión meteorológica puede cambiarlo todo, así que prepara una alternativa antes de enviar el programa definitivo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Abrir el formulario de inscripción
3
Reservar veleros
4
Reservar la ubicación del puerto
5
Pedir el catering
6
Confirmar ponentes
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Recopilar experiencia en navegación
10
Hacer la distribución de los grupos de vela
2 personas
11
Coordinar con los patrones
2 personas
12
Enviar el programa a los invitados
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Preparar el programa alternativo de navegación
15
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Imprimir la ruta
19
Hacer la compra
2 personas
20
Recoger el catering
2 personas
21
Revisar los veleros
3 personas
22
Comprobar el equipo de seguridad
3 personas
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Montar el punto de café
2 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Montar el mostrador de registro
2 personas
29
Preparar tarjetas con nombres
30
Colgar la decoración
2 personas
31
Colocar señales de ruta
2 personas
32
Probar el equipo de sonido
2 personas
33
Montar el buffet
3 personas
34
Preparar el material de presentación
35
Dar la briefing a los capitanes
4 personas
36
Preparar la instrucción de seguridad
2 personas

Evento

37
Recibir a los invitados
3 personas
38
Registrar la asistencia
2 personas
39
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
40
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
41
Dar una instrucción de seguridad
3 personas
42
Reunir a los grupos de vela
4 personas
43
Repartir chalecos salvavidas
3 personas
44
Guiar a los invitados hacia los barcos
4 personas
45
Acompañar la travesía en vela de red
6 personas
46
Tomar fotos durante la ruta
47
Recibir a los invitados a su regreso
3 personas
48
Recoger los chalecos salvavidas
3 personas
49
Servir el aperitivo
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Guiar el cóctel de networking
2 personas
52
Abrir el buffet
2 personas
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Coordinar el juego de networking
2 personas
56
Anunciar al ponente
57
Guiar una breve presentación
2 personas
58
Servir el postre
3 personas
59
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
60
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Refrigerar los sobrantes
2 personas
63
Separar residuos
2 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Plegar mesas y sillas
3 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Apagar el equipo
2 personas
68
Limpiar el puerto
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar veleros
4 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Compartir fotos con los invitados
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas largascant. 6
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 12
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Parasolcant. 4
Mantelcant. 12

Vajilla

Copas de vinocant. 80
Vasos para aguacant. 80
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Cucharillas de cafécant. 70
Bandejas para servircant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Velerocant. 6
Chalecos salvavidascant. 70
Bolsas impermeablescant. 12
Radios portátilescant. 6
Brújulas de manocant. 6
Cabos de amarrecant. 12
Defensascant. 12
Guantes de velacant. 12
Planos impermeablescant. 6
Silbatos de emergenciacant. 70

Decoración

Guirnaldascant. 6
Decoración náutica para la mesacant. 12
Arreglos floralescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Portanombrescant. 70
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4
Cubiterascant. 6
Etiquetas para comida de dietacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 2
Esponjas de limpiezacant. 8
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Abre el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación y pide en el mismo registro las preferencias dietéticas y la experiencia en navegación. Sin esos datos, la distribución de los grupos se retrasa y puede quedar descompensada.
Cierra la lista definitiva de invitados 5 días antes del evento. Con ese número puedes asignar los grupos de vela, encargar el catering y preparar las tarjetas de nombre sin trabajar con cifras provisionales.
Confirma los patrones y la distribución de los grupos como mínimo 72 horas antes. Envía a cada participante el programa, la hora de registro y la información sobre qué debe llevar en una bolsa impermeable.
Consulta el pronóstico meteorológico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Deja preparado un programa alternativo para no improvisar si se cancela la navegación o se reduce el tiempo en el agua.
Reserva tiempo para revisar cada velero y el equipo de seguridad antes de recibir a los invitados. Comprueba especialmente los chalecos salvavidas, las bolsas impermeables, las baterías, los cables y el funcionamiento del micrófono y el proyector.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar un networking de vela?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar varios veleros y una ubicación en el puerto. Abre las inscripciones al menos 3 semanas antes y cierra la lista definitiva 5 días antes.
¿Cuándo hay que hacer los grupos de navegación?: Haz una primera distribución cuando falten 7 días y ciérrala 72 horas antes del evento. Usa el número final de inscritos, su experiencia y la capacidad de cada velero para evitar cambios de última hora.
¿Qué hago si cambia el tiempo el día del evento?: Revisa el pronóstico 48 horas antes y de nuevo esa misma mañana. Ten preparado un programa alternativo con actividades en el puerto y comunícalo a los invitados en cuanto tomes la decisión.
¿Cuándo se debe confirmar el catering?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido cuando cierres la lista, 5 días antes. Comprueba la entrega o recogida el mismo día y reserva tiempo para preparar los aperitivos, las bebidas y el punto de café.

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