Zo organiseer je een zeilkamp zonder last-minute stress

Begin een zeilkamp niet met de boodschappen, maar met de deelnemerslijst en de beschikbare boten en slaapplaatsen. Verzamel tegelijk dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten, zodat je de indeling veilig kunt maken. Werk daarna het programma uit rond zeilen, eten, rust en het weer. Controleer vóór vertrek het materiaal en bereid de ontvangst zo voor dat deelnemers snel weten waar ze slapen, wat de kampregels zijn en hoe de veiligheidsinstructie verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Medische gegevens verzamelen
6
Contactgegevens controleren
7
Deelnemers indelen in boten
2 personen
8
Slaapplaatsen indelen
2 personen
9
Programma uitwerken
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Zeilboten controleren
3 personen
12
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Maaltijden voorbereiden
4 personen
16
Bagagelabels maken
17
Kampeerterrein inrichten
4 personen
18
Informatiepakket klaarleggen
19
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen

Event

20
Aanmeldingen afvinken
2 personen
21
Bagage naar slaapplaatsen brengen
4 personen
22
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
23
Kampregels toelichten
2 personen
24
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
25
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
26
Boten optuigen
6 personen
27
Proefvaart begeleiden
6 personen
28
Avondmaaltijd serveren
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Avondprogramma begeleiden
3 personen
31
Avondronde lopen
2 personen
32
Ontbijt serveren
4 personen
33
Ochtendbriefing geven
2 personen
34
Zeilles voor beginners geven
6 personen
35
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
36
Middagtocht begeleiden
6 personen
37
Boten aanleggen
4 personen
38
Zeilmateriaal drogen
4 personen
39
Diner voorbereiden
4 personen
40
Diner serveren
4 personen
41
Avondspel begeleiden
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Ontbijt serveren
4 personen
44
Zeiltechnieken oefenen
6 personen
45
Lunch serveren
4 personen
46
Navigatietocht begeleiden
6 personen
47
Zeilwedstrijd begeleiden
6 personen
48
Boten en materiaal inspecteren
4 personen
49
Barbecue voorbereiden
5 personen
50
Barbecue serveren
5 personen
51
Kampvuur begeleiden
3 personen
52
Ontbijt serveren
4 personen
53
Laatste zeilles geven
6 personen
54
Lunch serveren
4 personen
55
Afsluitende zeiltocht begeleiden
6 personen
56
Certificaten uitdelen
2 personen
57
Afscheidsmaaltijd serveren
4 personen
58
Bagage verzamelen
4 personen
59
Zeilboten aftuigen
6 personen
60
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

61
Kampeerterrein opruimen
6 personen
62
Zeilmateriaal schoonmaken
4 personen
63
Servies en keukenspullen afwassen
4 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Tenten en tafels afbreken
5 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materiaal inventariseren
2 personen
68
Geleend materiaal retourneren
3 personen
69
Verloren spullen registreren
70
Deelnemersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 6
Reddingsvestenaantal 30
Zeilenaantal 8
Peddelsaantal 12
Peddelsaantal 12
Landvastenaantal 12
Ankersaantal 6
Kompasaantal 6
Waterdichte tonnenaantal 12
Waterkaartenaantal 6
Werpankersaantal 6
Reserve lijnenaantal 12

Meubilair

Kampeertentenaantal 10
Luchtbeddenaantal 24
Slaapzakkenaantal 24
Kampeerstoelenaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Partytentenaantal 2

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 6
Kookpannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Servies

Bordenaantal 30
Mokkenaantal 30
Drinkbekersaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Marifoonsaantal 6
Powerbanksaantal 8
Zaklampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsboeienaantal 4
Fluitjesaantal 30
Zonnebrandcrèmeaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 4
Sponzenaantal 12
Vuilnisgrijpersaantal 2

Communicatie

Naamkaartjesaantal 30
Clipboardmappenaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de boot- en slaapindeling uiterlijk één week vooraf. Houd daarbij rekening met ervaring, groepsgrootte en medische informatie; deel de indeling daarna met deelnemers en begeleiders.
Plan een definitieve weerscheck 24 uur vóór vertrek en nogmaals op de ochtend zelf. Pas het programma aan als wind of regen het geplande vaarblok onveilig maakt.
Controleer per boot niet alleen zeilen en reddingsvesten, maar ook landvasten, ankers, waterkaarten, reserve lijnen en waterdichte tonnen. Leg ontbrekend materiaal minstens 48 uur vooraf vast.
Bereid maaltijden en koelboxen zo veel mogelijk de dag ervoor voor. Reken voor elke deelnemer op voldoende drinkwater en maak dieetwensen zichtbaar voor iedereen die kookt.
Richt de ontvangstbalie minimaal 30 minuten vóór aankomst in. Leg bagagelabels en het informatiepakket klaar, vink deelnemers af en geef eerst de veiligheidsinstructie voordat iemand het water op gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilkamp organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met deelnemers, boten, slaapplaatsen en het programma. Verzamel medische gegevens en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor vertrek, zodat je de indeling en maaltijden nog kunt aanpassen.
Hoe deel je deelnemers in op zeilboten?: Maak de bootindeling minstens 7 dagen vooraf op basis van ervaring, leeftijd, groepsgrootte en eventuele medische aandachtspunten. Zorg per boot voor een duidelijke verantwoordelijke en bespreek de indeling tijdens de veiligheidsinstructie.
Wanneer controleer je het zeilmateriaal voor een zeilkamp?: Doe een volledige controle 48 uur voor vertrek en kijk op de vertrekdag nogmaals naar reddingsvesten, zeilen, ankers, lijnen en waterdichte tonnen. Zo houd je tijd over om materiaal te repareren of te vervangen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de ontvangst van een zeilkamp?: Reserveer minimaal 30 minuten voor het opbouwen van de ontvangstbalie en reken daarna ongeveer 5 minuten per deelnemer voor afvinken, bagage en slaapplaats. Plan de veiligheidsinstructie vóór het eerste vaarprogramma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.