Zo organiseer je een zeepkistenrace

Begin niet met de zeepkisten, maar met de locatie en de route. Reserveer een geschikte plek, controleer welke vergunningen en meldingen nodig zijn en leg daarna start, finish en veiligheidszones vast. Zodra het reglement en de inschrijving klaar zijn, kun je deelnemers, vrijwilligers en catering plannen. In de laatste week draait alles om controle: zeepkisten nakijken, reserveonderdelen klaarleggen, het parcours uitzetten en deelnemers hun praktische informatie sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Verzekeringsdekking controleren
4
Parcours en finish bepalen
3 personen
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Catering reserveren
15
Bekers en materiaal controleren
2 personen
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Zeepkisten controleren
3 personen
21
Reserveonderdelen klaarleggen
2 personen

Event

22
Locatie vrijmaken
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Parcours uitzetten
5 personen
26
Veiligheidsafzetting plaatsen
5 personen
27
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
28
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
29
Techniek voor omroep testen
2 personen
30
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
31
Vrijwilligers briefen
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Zeepkisten technisch keuren
4 personen
34
Deelnemers laten verkennen
4 personen
35
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
36
Startgroepen afroepen
2 personen
37
Race begeleiden
8 personen
38
Tijden en uitslagen registreren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes en eten serveren
4 personen
41
Publiek en deelnemers informeren
2 personen
42
Prijzen uitreiken
3 personen
43
Avondprogramma begeleiden
3 personen
44
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
4 personen
46
Meubilair afbreken
5 personen
47
Parcoursmaterialen verwijderen
5 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Materialen opslaan
3 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Linten voor parcoursaantal 4
Strobalenaantal 20
Start- en finishboog
Startnummersaantal 80
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Reservewielenaantal 8
Reserveboutensetaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 2
Fietshelmenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Apparatuur

Mobiele speakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Richtingsbordenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handdesinfectie dispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel locatie, vergunningen en verzekering minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer specifiek of snelheid, publiek, wegafzetting en aansprakelijkheid onder de dekking vallen.
Werk het parcours uit vóór je de startgroepen indeelt. Markeer bochten en uitloopzones met verkeerskegels, afzethekken, linten en strobalen en plan de finish zo dat remmen mogelijk blijft.
Stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de race het reglement, hun startgroep, startnummer, aankomsttijd en parkeer- of loopinstructies. Vraag dieetwensen tegelijk uit, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Plan per startgroep minstens één parcoursbegeleider en houd daarnaast mensen vrij voor inschrijving, tijdregistratie en technische hulp. Leg reservewielen, boutensets, gereedschap en werkhandschoenen bij één duidelijk herkenbare reparatiepost.
Doe de laatste materiaalcontrole 1 dag vooraf: test stopwatches, speaker en microfoons, laad of controleer verlichting en zet koeling, bekers, EHBO-koffers, veiligheidsvesten en brandblussers op vaste plekken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeepkistenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan. Open de inschrijving daarna, zodat je nog minimaal 2 weken hebt om startgroepen en vrijwilligers in te delen.
Hoe maak je een veilig parcours voor een zeepkistenrace?: Bepaal eerst een duidelijke start, finish en uitloopzone en markeer het traject met linten en verkeerskegels. Gebruik strobalen en afzethekken bij risicopunten en plan vóór de race een volledige controle van bochten, obstakels en remruimte.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zeepkistenrace?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per startgroep voor het parcours en daarnaast aparte mensen voor inschrijving, tijdwaarneming, techniek en EHBO. Voor een kleinschalige race zijn 8 tot 12 vrijwilligers meestal een werkbaar uitgangspunt.
Wat moet je een week voor een zeepkistenrace controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen, startgroepen, reglementen en vrijwilligersplanning. Doe de technische controle van de zeepkisten uiterlijk 1 dag vooraf en leg reserveonderdelen, gereedschap en veiligheidsmateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.