Zo organiseer je een zadenruilmarkt

Een zadenruilmarkt staat of valt met een duidelijke registratie en een logische indeling van de ruiltafels. Begin met de locatie, datum en aanmeldingen, zodat je weet hoeveel zaden, tafels en zitplaatsen nodig zijn. Registreer vooraf welke zaadbijdragen deelnemers meenemen en stuur de ruilregels tijdig door. Op de dag zelf draait alles om herkenbare labels, een snelle inschrijving en voldoende ruimte om zaden rustig te bekijken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Deelnemers uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Zaadbijdragen registreren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Ruilregels opstellen
2 personen
10
Zaadlabels voorbereiden
2 personen
11
Inschrijflijsten afdrukken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Zaden sorteren
3 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Tafels opstellen
4 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Ruiltafels indelen
3 personen
19
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
20
Zaden uitstallen
4 personen
21
Infoborden plaatsen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Bezoekers registreren
2 personen
27
Ruilregels toelichten
28
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
29
Voorraad en tafels bijvullen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes bijvullen
2 personen
33
Laatste ruilronde aankondigen
34
Zaden en materialen inpakken
4 personen

Nazorg

35
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Materialen retourneren
2 personen
40
Overgebleven zaden verdelen
2 personen
41
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel
Krukkenaantal 4
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Klapbordenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 4

Decoratie

Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloempotjesaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Marktbenodigdheden

Papieren zaadzakjesaantal 300
Etikettenaantal 400
Pennenaantal 30
Permanent markersaantal 12
Klembordenaantal 6
Rekenmachinesaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blikvangersaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om bijdragen te kunnen registreren. Vraag deelnemers niet alleen om hun naam, maar ook welke zaden ze meenemen en welke dieetwensen ze hebben voor koffie, thee en hapjes.
Stuur de ruilregels en deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin hoeveel zaadzakjes iemand meeneemt, hoe het ruilen verloopt en waar de inschrijfbalie staat.
Maak de zaadlabels vóór de opbouw klaar en sorteer de zaden op een vaste manier. Gebruik papieren zaadzakjes en etiketten met minstens de naam van het gewas, het ras en het oogstjaar als dat bekend is.
Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst. Reken voor tafels, stoelen, ruiltafels, infoborden en de inschrijfbalie op minimaal 60 tot 90 minuten, zeker wanneer koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels moeten worden aangesloten.
Controleer de locatie nogmaals op stroompunten, beschutting en loopruimte. Bij een buitenlocatie moeten partytenten, ledlampen of ledlichtsnoeren vóór de start klaarstaan; te weinig werkende aansluitingen merk je anders pas tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zadenruilmarkt organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, datum en uitnodigingen. Open de aanmeldingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit ze 7 dagen voor de markt, zodat je de zaadbijdragen en catering kunt verwerken.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een zadenruilmarkt?: Reken op één tafel per 8 tot 12 deelnemers voor het uitstallen en ruilen van zaden. Reserveer daarnaast één aparte inschrijftafel en houd minimaal 1,2 meter loopruimte tussen de tafels.
Wanneer maak je de zaadlabels voor een zadenruilmarkt?: Maak de labels 2 tot 3 dagen vooraf en vul ze aan zodra de laatste zaadbijdragen zijn geregistreerd. Controleer op de ochtend zelf of elk zakje leesbaar is en bij de juiste ruiltafel ligt.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een zadenruilmarkt?: Voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur kun je rekenen op 2 koppen koffie of thee per persoon. Zet daarnaast per 10 deelnemers minstens één waterkan klaar en controleer 30 minuten voor de ontvangst of alles warm en gevuld is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.