Saatgut-Tauschmarkt organisieren: Schritt für Schritt
Ein Saatgut-Tauschmarkt funktioniert am besten, wenn Beiträge, Regeln und Wege schon vor dem Termin geklärt sind. Lege zuerst Ort, Datum und Anmeldeablauf fest, bevor du Tische oder Getränke planst. Bei der Anmeldung erfasst du, welches Saatgut die Teilnehmenden mitbringen und welche Informationen sie benötigen. Am Veranstaltungstag sorgen getrennte Tauschbereiche, beschriftete Saatgutbeutel und ein klarer Empfang dafür, dass auch bei vielen Sorten niemand den Überblick verliert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Zeiten bestätigen
- 3
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Samenbeiträge registrieren
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Teilnehmerinformationen versenden
- 9
Tauschregeln festlegen
2 Personen
- 10
Saatgutetiketten vorbereiten
2 Personen
- 11
Anmeldelisten ausdrucken
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Samen sortieren
3 Personen
- 15
Ort überprüfen
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
4 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Tauschtafeln einteilen
3 Personen
- 19
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 20
Samen auslegen
4 Personen
- 21
Infotafeln aufstellen
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 26
Besucher registrieren
2 Personen
- 27
Tauschregeln erläutern
- 28
Besucher orientieren
2 Personen
- 29
Vorräte und Tische auffüllen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 33
Letzte Tauschrunde ankündigen
- 34
Samen und Materialien einpacken
4 Personen
Nachbereitung
- 35
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Location reinigen
3 Personen
- 39
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 40
Übrig gebliebene Samen verteilen
2 Personen
- 41
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- Anmeldetisch
- HockerAnz. 4
- PartyzelteAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- KlapptafelnAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Dekoration
- KreidetafelnAnz. 6
- KreidestifteAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 6
- BlumentöpfeAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Marktbedarf
- PapiersaatbeutelAnz. 300
- EtikettenAnz. 400
- StifteAnz. 30
- PermanentmarkerAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- BlickfängerAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung frühzeitig und frage neben Name und Kontaktdaten auch ab, welche Samen beigesteuert werden. Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Markt, damit Etiketten und Tauschtafeln vorbereitet werden können.
- Lege die Tauschregeln vorab schriftlich fest: Welche Samen sind zugelassen, wie werden Mengen angegeben und was passiert mit nicht eindeutig beschrifteten Beiträgen? Verschicke diese Informationen mindestens 3 Tage vor dem Termin.
- Sortiere das Saatgut nicht erst beim Aufbau. Ordne die Beiträge nach Pflanzenart oder Aussaatzeit und beschrifte jeden Papiersaatbeutel mit Sorte, Erntejahr und wichtigen Anbauhinweisen.
- Plane den Raum in klaren Zonen: einen Anmeldetisch am Eingang, separate Tische für die Tauschbereiche und einen Sitzbereich. Stelle die Tische und Tafeln mindestens 60 Minuten vor Beginn auf, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.
- Kaffee, Tee und Snacks werden leicht zu spät vorbereitet. Stelle Thermoskannen, Tassen, Gläser und Teller vor dem Einlass bereit und kühle Getränke frühzeitig; so bleibt der Empfang frei für Fragen und Nachmeldungen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Saatgut-Tauschmarkt organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Einladung. Die Anmeldung sollte mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Markt geschlossen werden, damit Beiträge sortiert und Etiketten erstellt werden können.
- Wie viele Tische braucht man für einen Saatgut-Tauschmarkt?
- Plane mindestens einen Anmeldetisch, einen Tisch für jede Tauschgruppe und zusätzliche Fläche für Snacks und Getränke ein. Bei 20 bis 30 Teilnehmenden sind meist 5 bis 7 Tische praktikabel, abhängig von Raum und Sortierung.
- Was muss auf ein Saatgut-Etikett?
- Notiere mindestens Pflanzenart, Sorte und Erntejahr. Ergänze, sofern bekannt, Herkunft sowie Hinweise zu Aussaat oder Standort; bereite die Etiketten spätestens am Vortag vor.
- Wann soll der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?
- Starte mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, richtest den Anmeldetisch ein, verteilst die Tauschtafeln, legst das Saatgut aus und bereitest Kaffee und Tee vor.
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