Zo organiseer je een kijkfeest voor het WK wielrennen

Begin met de locatie, de vergunningen en de manier waarop je de wedstrijd toont. Daarna leg je de aanmeldingen vast, verzamel je dieetwensen en reserveer je catering en vervoer. Plan vervolgens het programma, de zitplaatsen en de vrijwilligers. Test techniek minstens één dag vooraf en werk op de dag zelf van opbouw naar ontvangst, wedstrijd en opruimen. Met 53 taken en 43 benodigdheden geeft dit plan je een vaste volgorde, zodat schermen, geluid, eten en route-informatie niet op het laatste moment samenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Catering reserveren
7
Vervoer en parkeren controleren
8
Programma opstellen
2 personen
9
Zitplaatsen indelen
2 personen
10
Vrijwilligers instrueren
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
14
Apparatuur ophalen
2 personen
15
Locatie en sleutels controleren
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Versiering sorteren
2 personen
18
Routekaarten printen
19
Techniek testen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
4 personen
24
Schermen opstellen
3 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Buffet inrichten
3 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Toiletten controleren
30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
31
Teambriefing houden
5 personen

Event

32
Gasten ontvangen
3 personen
33
Programma toelichten
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet aanvullen
2 personen
38
Beeld en geluid bewaken
2 personen
39
Afvalbakken legen
2 personen
40
Toiletten tussentijds schoonmaken
41
Eindprogramma aankondigen
42
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

43
Servies verzamelen
3 personen
44
Buffet opruimen
3 personen
45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
49
Meubilair terugplaatsen
4 personen
50
Huurmaterialen retourneren
2 personen
51
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
52
Gevonden voorwerpen bewaren
53
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Tafelkledenaantal 12

Servies

Bordenaantal 120
Kommenaantal 40
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Televisieschermenaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 5
HDMI-splittersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Vlaggenaantal 20
Fietsvlaggetjesaantal 100
Start- en finishdoek
Tafeldecoratieaantal 12
Routepostersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handgelhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer direct of een vergunning nodig is. Vraag bij de aanmelding ook dieetwensen uit; zo kun je catering aantallen en speciale maaltijden op tijd doorgeven.
Maak vooraf een techniekopstelling met televisieschermen of projectoren, laptops, HDMI-kabels, splitters en verlengsnoeren. Test beeld én geluid minstens één dag eerder en houd een reservekabel klaar.
Plan de opbouw achteruit vanaf de start van de uitzending. Zet tafels, stoelen en schermen eerst neer, sluit daarna de geluidsinstallatie aan en koel dranken pas wanneer de koelboxen op hun plek staan.
Wijs vrijwilligers een duidelijke taak en aankomsttijd toe. Laat hen bij de opening weten waar de ontvangsttafel, routekaarten, catering en parkeerinformatie staan; een korte briefing van 15 minuten voorkomt veel vragen tijdens de wedstrijd.
Tel servies, glazen en zitplaatsen apart na voordat je boodschappen doet. Zet houdbare voorraad en versiering de dag ervoor klaar, maar bereid hapjes pas op de dag zelf zodat je minder hoeft weg te gooien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kijkfeest voor het WK wielrennen organiseren?: Reserveer de locatie en controleer vergunningen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het evenement en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen van tevoren.
Hoeveel drank moet ik per persoon rekenen tijdens het WK wielrennen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je gemiddeld 1 tot 2 drankjes per persoon per uur aanhouden; koel een deel vooraf en vul tijdens de wedstrijd bij.
Wanneer moet ik de techniek voor een wielrenkijkfeest testen?: Test schermen, projectoren, HDMI-splitters, laptops, geluid en stroomaansluitingen minstens 24 uur vooraf. Controleer op de dag zelf nogmaals 60 minuten voor ontvangst of beeld en geluid werken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een WK-wielrenfeest?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, schermen, catering en decoratie. Trek 30 minuten extra uit voor techniek en een korte vrijwilligersbriefing, zodat je niet direct voor de start moet improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.