Zo organiseer je een winterkamp zonder last-minute stress

Een winterkamp organiseren begint niet bij spelmateriaal of boodschappen, maar bij een haalbare planning met een vaste locatie, vervoer en slaapindeling. Leg eerst datum, programma en verantwoordelijkheden vast. Verzamel daarna dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren, zodat je weet wie meegaat en welke begeleiding nodig is. In de laatste week controleer je route en weerbericht, regel je houdbare en koele boodschappen en maak je slaapplaatsen en ruimtes klaar. Zo voorkom je dat praktische zaken pas bij aankomst boven water komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Contactgegevens controleren
2 personen
7
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
8
Noodcontacten bundelen
2 personen
9
Reservering bevestigen
10
Vervoer reserveren
11
Begeleiders indelen
2 personen
12
Kamers en slaapplaatsen indelen
2 personen
13
Activiteiten voorbereiden
3 personen
14
Route en weerbericht controleren
15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Houdbare voorraad inpakken
2 personen
19
Koelproducten ophalen
2 personen
20
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
21
EHBO-set controleren
22
Communicatiemiddelen opladen
23
Bagage labelen
2 personen
24
Ruimtes ventileren
2 personen
25
Slaapplaatsen klaarmaken
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Keuken inrichten
3 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Activiteitenstations klaarzetten
4 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Lunch voorbereiden
3 personen
32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Bagage naar kamers brengen
4 personen
35
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
36
Huisregels en programma uitleggen
2 personen
37
Groepsindeling bekendmaken
2 personen
38
Winterspel begeleiden
6 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
41
Avondmaaltijd serveren
4 personen
42
Servies afruimen
3 personen
43
Avondactiviteit begeleiden
5 personen
44
Warme chocolademelk serveren
2 personen
45
Bedtijdronde uitvoeren
4 personen
46
Ontbijt voorbereiden
4 personen
47
Ontbijt serveren
4 personen
48
Ochtendprogramma begeleiden
5 personen
49
Lunchpakket klaarmaken
3 personen
50
Buitenactiviteit begeleiden
6 personen
51
Natte kleding laten drogen
2 personen
52
Diner bereiden
4 personen
53
Diner serveren
4 personen
54
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
55
Slaapruimtes controleren
3 personen
56
Laatste ontbijt verzorgen
4 personen
57
Bagage verzamelen
4 personen
58
Afsluitend spel begeleiden
5 personen
59
Vertrek registreren
2 personen

Nazorg

60
Slaapkamers opruimen
4 personen
61
Keuken schoonmaken
4 personen
62
Sanitair schoonmaken
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Ruimtes schoon opleveren
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Materialen drogen en opbergen
3 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voedsel opbergen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Ouders informeren over voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 6
Opbergkrattenaantal 12

Slaapmateriaal

Slaapmattenaantal 36
Slaapzakkenaantal 36
Kussensaantal 36
Dekensaantal 12

Servies

Bordenaantal 40
Kommenaantal 40
Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Pannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 12

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
frisbeesaantal 3
Pionnenaantal 24
Touwtrektouwenaantal 2
Spelkaartenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflectiehesjesaantal 12
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma ruim genoeg voor winterweer. Plan per dag minstens één binnenactiviteit naast buitenactiviteiten met voetballen, frisbees en pionnen, en houd tijd over voor verplaatsingen en opwarmen.
Rond deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf af. Stuur dan vertrekgegevens, bagage-instructies, kamerindeling en kledingadvies; verwerk dieetwensen en noodcontacten in één overzicht voor de begeleiding.
Controleer slaapplaatsen niet pas op locatie. Tel slaapmatten, slaapzakken, kussens en dekens per deelnemer, label bagage vooraf en leg de indeling klaar voordat de groep arriveert.
Splits boodschappen en keukenwerk op in twee momenten. Pak houdbare voorraad vooraf in en haal koelproducten zo laat mogelijk op; controleer ook of borden, kommen, mokken, bestek en kookmateriaal compleet zijn.
Bereid stroom en communicatie voor op een donkere, koude avond. Laad communicatiemiddelen en draagbare speakers volledig op, test verlengsnoeren en stekkerdozen en leg LED-lantaarns en zaklampen op vaste plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een winterkamp organiseren?: Leg datum, locatie, reservering en vervoer bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren kunt afronden.
Wanneer maak je de kamer- en slaapindeling voor een winterkamp?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en bevestig die uiterlijk 1 week voor vertrek. Tel per deelnemer een slaapmat, slaapzak, kussen en deken, met enkele extra dekens voor koude nachten.
Hoeveel begeleiding heb je nodig bij een winterkamp?: Dat hangt af van leeftijd, groepsgrootte en activiteiten, maar wijs per programmaonderdeel vooraf een verantwoordelijke begeleider aan. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf en leg daarnaast één aanspreekpunt voor noodgevallen vast.
Wanneer controleer je het weer en de route voor een winterkamp?: Controleer de route en het weerbericht 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Pas buitenactiviteiten, kledingadvies en vervoersplanning aan als gladheid, sneeuw of harde wind wordt voorspeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.