Zo organiseer je een winterfietstocht

Een winterfietstocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf een veilige afstand, een verlichte start- en finishplek en een alternatief voor slecht weer of afgesloten wegen. Onderweg moeten deelnemers de route ook in kou en donker kunnen volgen. Begin daarom met route en risico’s, werk daarna de deelnemersinformatie en materialen uit en plan de warme ontvangst pas als laatste onderdeel van de inhoudelijke organisatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Route op risico's controleren
2 personen
4
Alternatieve route vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Routekaarten afdrukken
12
Fietsroute opnieuw verkennen
2 personen
13
Fietsverlichting testen
2 personen
14
Fietsgereedschap controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken en eten koelen
2 personen
17
Soep voorbereiden
2 personen
18
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Verlichting ophangen
2 personen
23
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
24
Routepijlen plaatsen
3 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
30
Groepen laten vertrekken
3 personen
31
Routepost bemannen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Soep en brood serveren
3 personen
34
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
35
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
36
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

37
Routepijlen verwijderen
3 personen
38
Materialen afbreken
4 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen terugbrengen
2 personen
43
Batterijen en lampen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 60
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Soepketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Soeplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Bouwlampenaantal 4
Hoofdlampenaantal 6
Oplaadbare fietslampenaantal 10

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 8
Fietspompenaantal 4
Bandenplaksetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 10
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Spanbandenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakborstelsaantal 3
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en afstand vroeg vast en verken het traject opnieuw kort voor de tocht. Controleer kruisingen, gladde of donkere stukken en leg een alternatieve route klaar voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Plan de start en finish zo dat deelnemers hun fietsverlichting kunnen testen en natte kleding kwijt kunnen. Zet partytenten, bouwlampen en garderoberekken niet pas op het laatste moment klaar: reken op extra tijd bij wind en kou.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf met starttijd, afstand, route en kledingadvies. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat soep, brood en beleg bij aankomst direct passend klaarstaan.
Controleer voor vertrek alle fietsgerelateerde hulpmiddelen: fietspompen, bandenplaksets, reservebinnenbanden en fietsgereedschapssets. Neem ook oplaadbare fietslampen en reflecterende hesjes mee voor deelnemers die onvoldoende zichtbaar zijn.
Maak de finish praktisch voor een koude terugkomst. Zet soepketels of thermoskannen klaar, koel dranken vooraf en regel voldoende herbruikbare mokken, soepkommen, borden en bestek voor het aantal aangemelde deelnemers plus een kleine reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een winterfietstocht?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met route, start- en finishlocatie en uitnodigingen. Controleer de route opnieuw in de week voor de tocht en kijk de weersverwachting 48 uur vooraf nogmaals na.
Welke afstand is geschikt voor een winterfietstocht?: Kies voor de meeste recreatieve groepen een route van ongeveer 25 tot 40 kilometer. Houd rekening met kortere daglichturen, koude en een lagere gemiddelde snelheid dan in de zomer.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig bij een winterfietstocht?: Voorzie per deelnemer bij de finish minimaal één kom soep, twee boterhammen en twee warme of koude dranken. Bestel of bereid voor ongeveer 10 procent extra deelnemers, omdat aanmeldingen en porties kunnen variëren.
Wanneer moet je de routepijlen en verlichting plaatsen?: Plaats routepijlen en routeborden op de dag zelf, nadat je het traject nog één keer hebt gecontroleerd. Zet start- en finishverlichting minimaal 60 minuten voor de eerste deelnemers aan, zodat donkere plekken tijdig zichtbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.