Zo organiseer je een wijnpicknick zonder last-minute stress

Een wijnpicknick organiseren begint niet bij de wijn, maar bij de plek, het aantal gasten en een werkbare planning. Reserveer de picknickplek zodra de datum vaststaat en verstuur de uitnodigingen op tijd, zodat je dieetwensen en definitieve aantallen kent. Daarna bepaal je hoeveel wijn, hapjes, glazen en zitplaatsen nodig zijn. Plan de voorbereiding in twee momenten: boodschappen en materialen eerder, koelen en opbouwen op de dag zelf. Zo voorkom je dat warme wijn, ontbrekende kurkentrekkers of te weinig schaduw je middag bepalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Picknickplek reserveren
3
Gastenlijst samenstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Wijnselectie samenstellen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Definitieve gasten bevestigen
10
Indeling en route delen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Wijn en fris koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Fruit wassen en snijden
2 personen
16
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
17
Salades portioneren
2 personen
18
Picknickmanden vullen
3 personen
19
Locatie naar picknickplek brengen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Picknickkleden neerleggen
2 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
23
Wijnbar inrichten
2 personen
24
Buffet opbouwen
3 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Verlichting plaatsen
2 personen
27
Muziek testen

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Welkomstdrank serveren
2 personen
30
Wijn proeverij begeleiden
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Afval en glaswerk verzamelen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Laatste ronde aankondigen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Buffet en bar afbreken
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Locatie schoon achterlaten
3 personen
41
Servies en glazen afwassen
2 personen
42
Overgebleven voedsel controleren
43
Koelboxen legen en reinigen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Afval wegbrengen
46
Borg en reservering afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 3

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 50
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 50
Serveerbestekaantal 12
Kurkentrekkersaantal 4
Wijnkoelersaantal 4
Waterkaraffenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Picknickmandenaantal 10
Boodschappen

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 45

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Keuken

Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Maatbekersaantal 2

Tips

Werk met een definitief aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf. Reken daarna per persoon op ongeveer 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en stem je wijnselectie af op lunch, borrel of beide.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf én op de ochtend zelf. Leg een alternatief klaar voor regen en neem koelboxen, waterkaraffen en eventueel thermoskannen mee als de temperatuur omslaat.
Koel de wijn minimaal 4 uur vooraf; mousserende wijn en witte wijn hebben langer nodig dan rode wijn. Zet niet alles tegelijk op tafel, maar vul de wijnkoelers gedurende de middag bij.
Maak hapjes die buiten goed blijven en verdeel ze vooraf over serveerschalen of picknickmanden. Was en snijd fruit, portioneer salades en zet brood en beleg uiterlijk 1 uur voor vertrek klaar.
Tel servies en zitplaatsen per gast plus 10 procent reserve. Leg wijnglazen, waterglazen, borden, bestek en minstens 2 kurkentrekkers apart klaar; juist die kleine spullen worden bij een buitenlocatie vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Een fles van 75 cl levert ongeveer 5 glazen op, dus voor 10 gasten kom je bij 2 glazen per persoon uit op ongeveer 4 flessen, exclusief water en fris.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnpicknick plannen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast, vooral als je een picknickplek moet reserveren. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken van tevoren, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig verwerkt.
Wat neem je mee naar een wijnpicknick?: Neem naast wijn ook water, koelboxen of wijnkoelers, glazen, borden, bestek, serveerschalen, kurkentrekkers en picknickkleden mee. Plan per gast minimaal één zitplek en neem 10 procent extra servies en servetten mee.
Wanneer moet je een wijnpicknick voorbereiden?: Doe boodschappen en verzamel materialen 1 tot 2 dagen vooraf. Koel de wijn minimaal 4 uur voor vertrek, bereid fruit en salades op de dag zelf en begin ongeveer 60 tot 90 minuten voor de start met opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.