Zo organiseer je een wijngaardtour zonder last-minute gedoe

Begin met de onderdelen die snel volgeboekt zijn: de wijngaardrondleiding, de wijnproeverij met maaltijd en het vervoer heen en terug. Leg daarna programma, route en vertrektijden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en betalingen centraal en bevestig het definitieve aantal aan de locatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke vertrekplek, gekoelde proviand, routekaarten en één persoon die de groep begeleidt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wijngaard en rondleiding reserveren
2
Wijnproeverij en maaltijd reserveren
3
Vervoer heen en terug reserveren
4
Programma en route vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst en contactgegevens maken
9
Betalingen en aanbetaling controleren
10
Vertrektijden en kleding doorgeven
11
Weersverwachting controleren
12
Aantal deelnemers bevestigen
13
Dieetwensen aan locatie doorgeven
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Naamkaartjes en routekaarten printen
16
Proviand en materialen sorteren
2 personen
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
2 personen
19
Tafels en proviand laden
3 personen
20
Vertreklocatie inrichten
2 personen

Event

21
Aanwezigheid afvinken
2 personen
22
Naamkaartjes uitdelen
23
Groep welkom heten
24
Veiligheids- en daginstructies geven
25
Groep naar de wijngaard begeleiden
2 personen
26
Rondleiding bijwonen
2 personen
27
Water en hapjes klaarzetten
2 personen
28
Wijnproeverij begeleiden
2 personen
29
Glazen en water bijvullen
2 personen
30
Dieetvriendelijke hapjes serveren
2 personen
31
Groepsfoto maken
32
Aankopen en wijn veilig verpakken
2 personen
33
Maaltijd serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Groep terug naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
37
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
38
Terugreis begeleiden
2 personen
39
Deelnemers uitchecken

Nazorg

40
Materialen uitladen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies en glazen afwassen
2 personen
43
Koelboxen en tafels schoonmaken
2 personen
44
Overgebleven eten controleren
45
Geleende materialen retourneren
46
Locatie en vervoerfacturen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Kl602 stoelenaantal 35

Servies

Wijnglazenaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Schenkkanaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Wijnopenersaantal 4
Flessenstoppersaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 2
Fotocamera

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkledenaantal 3
Menukaartenaantal 35
Routekaartenaantal 35

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8
Handzeepdispenseraantal 2
Handdoekdispenseraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer wijngaard, proeverij en maaltijd zo vroeg mogelijk en plan het vervoer pas definitief nadat je weet hoeveel deelnemers meegaan. Controleer ook de terugrit; juist die wordt vaak te laat geregeld.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor vertrek en geef het definitieve aantal deelnemers en alle dieetwensen direct door aan de locatie. Zo voorkom je dat een vegetarische of allergievriendelijke maaltijd ontbreekt.
Stuur vertrektijd, vertrekpunt, kledingadvies en route uiterlijk 48 uur vooraf. Vermeld ook een telefoonnummer voor vertragingen en laat deelnemers weten wanneer ze aanwezig moeten zijn.
Maak voor vertrek een afvinklijst met deelnemers, naamkaartjes en contactgegevens. Sorteer proviand en materialen per onderdeel, vul koelboxen met koelelementen en laad tafels, servies en serveermateriaal samen.
Plan op de dag zelf extra tijd voor ontvangst en instructies: reken minimaal 15 minuten voor aanwezigheid afvinken, naamkaartjes uitdelen en veiligheidsafspraken. Neem powerbanks, routekaarten en een actuele weersverwachting mee.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een wijngaardtour reserveren?: Reserveer de wijngaard, rondleiding en proeverij bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Voor een groep moet je daarnaast het vervoer en de maaltijd op dezelfde datum vastleggen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor het organiseren van een wijngaardtour?: Reken op ongeveer 3 tot 4 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, betalingen en praktische voorbereiding. Plan de definitieve deelnemersbevestiging en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik de dieetwensen doorgeven aan de wijngaard?: Geef dieetwensen direct na sluiting van de aanmeldingen door en uiterlijk 3 dagen voor de tour. Bevestig daarna nog één keer dat het aantal deelnemers en de maaltijdgegevens kloppen.
Wat neem je mee naar een wijngaardtour?: Neem onder meer naamkaartjes, routekaarten, een mobiele telefoon, powerbanks, koelboxen met koelelementen en voldoende water mee. Voor een eigen maaltijd zijn ook wijnglazen, waterglazen, borden, bestek, serveerplanken en wijnopeners nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.