Zo organiseer je een wijngaardbezoek

Begin met het vastleggen van de wijngaard, proeverij en het diner; pas daarna nodig je deelnemers uit. Leg ook vervoer en reistijd vroeg vast, want een rondleiding en proeverij hebben meestal een strak tijdschema. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en contactgegevens. In de laatste week maak je het programma definitief, deel je groepen in en controleer je het weer. Op de dag zelf draait alles om een actuele deelnemerslijst, duidelijke route-informatie en een vlot vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wijngaard reserveren
2
Proeverij vastleggen
3
Diner reserveren
4
Vervoer reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toegankelijkheid controleren
9
Route en reistijd controleren
10
Programma definitief maken
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Groepen voor rondleiding indelen
13
Betaalafspraken bevestigen
14
Weerbericht controleren
15
Kledingadvies versturen
16
Herinnering versturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Programma's afdrukken
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Powerbanks opladen
22
Deelnemers telefonisch nabellen

Event

23
Materialen inladen
2 personen
24
Vertrekpunt klaarmaken
2 personen
25
Aanwezigheid afvinken
2 personen
26
Naar de wijngaard reizen
2 personen
27
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
28
Gasten verwelkomen
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
30
Programma toelichten
31
Groepen naar rondleiding begeleiden
2 personen
32
Rondleiding door de wijngaard volgen
2 personen
33
Water en snacks klaarzetten
2 personen
34
Proeverij begeleiden
2 personen
35
Dranken en water bijvullen
2 personen
36
Dieetmaaltijden controleren
37
Diner begeleiden
2 personen
38
Groepsfoto maken
39
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
40
Materialen inladen
2 personen
41
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Overgebleven eten verpakken
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Materialen uitladen
2 personen
45
Herbruikbare spullen schoonmaken
2 personen
46
Materialen retourneren
47
Onkosten en bonnetjes verwerken
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare waterglazenaantal 40
Herbruikbare wijnglazenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40

Keuken

Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Organisatie

Naamkaartjesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Lanyardsaantal 40
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 12
Programma'saantal 40
Deelnemerslijstaantal 2
Routebordjesaantal 6
Presentatiemap

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 6

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer eerst de wijngaard, proeverij, diner en het vervoer. Leg deze onderdelen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zodat je tijden op elkaar kunt aansluiten.
Verzamel bij elke aanmelding meteen dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Geef de definitieve aantallen uiterlijk 7 dagen voor het bezoek door aan de wijngaard en het diner.
Plan de groepsindeling vóór de laatste herinnering. Deel deelnemers op in rondleidingsgroepen en zet naamkaartjes, programma's en routebordjes minstens 1 dag vooraf klaar.
Controleer de route en reistijd twee keer: bij het reserveren en opnieuw 48 uur voor vertrek. Tel bij een groepsreis minimaal 15 minuten extra voor verzamelen, aanwezigheid afvinken en instappen.
Stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering met vertrekpunt, vertrektijd, kledingadvies en betaalafspraken. Neem voor onderweg water mee in waterkannen en zorg dat powerbanks en oplaadkabels volledig klaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijngaardbezoek organiseren?: Leg de wijngaard, proeverij, het diner en vervoer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag de definitieve deelnemersaantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het bezoek op.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor een wijngaardbezoek?: Reserveer naast de rondleiding en proeverij extra tijd voor ontvangst, groepsindeling en verplaatsingen. Plan bij het vertrek minimaal 15 minuten marge en controleer de totale route minstens 48 uur vooraf.
Wat moet ik deelnemers vooraf sturen voor een wijngaardbezoek?: Stuur 2 tot 3 dagen vooraf het programma, vertrekpunt, vertrektijd, route-informatie, kledingadvies en betaalafspraken. Vermeld ook wanneer deelnemers uiterlijk aanwezig moeten zijn.
Hoe regel ik dieetwensen voor een wijngaardbezoek?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze in één deelnemerslijst. Geef de samengevoegde informatie uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de wijngaard en de locatie van het diner.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.