So organisierst du einen Weinbergbesuch
Ein Weinbergbesuch steht und fällt mit der Reihenfolge der Planung: Erst müssen Weinberg, Verkostung, Dinner und Transport feststehen, danach folgen Einladungen und Anmeldungen. Plane die Gruppengröße früh, damit Führungen und Sitzplätze passend eingeteilt werden können. Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Fahrzeiten werden häufig zu spät geklärt. Kurz vor dem Termin brauchst du außerdem einen belastbaren Wetterplan, vollständige Teilnehmerlisten und klar beschriftetes Material am Startpunkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Weinberg reservieren
- 2
Verkostung festhalten
- 3
Diner reservieren
- 4
Transport reservieren
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Barrierefreiheit prüfen
- 9
Route und Fahrzeit prüfen
- 10
Programm finalisieren
- 11
Teilnehmerliste aktualisieren
- 12
Gruppen für die Führung einteilen
- 13
Zahlungsvereinbarungen bestätigen
- 14
Wetterbericht prüfen
- 15
Kleiderempfehlung verschicken
- 16
Erinnerung senden
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
- 19
Programme ausdrucken
- 20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 21
Powerbanks aufladen
- 22
Teilnehmer telefonisch nachfassen
Event
- 23
Materialien einladen
2 Personen
- 24
Startpunkt vorbereiten
2 Personen
- 25
Anwesenheit abhaken
2 Personen
- 26
Zum Weingut reisen
2 Personen
- 27
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
- 28
Gäste begrüßen
2 Personen
- 29
Namensschilder verteilen
- 30
Programm vorstellen
- 31
Gruppen zur Führung begleiten
2 Personen
- 32
Weinbergführung machen
2 Personen
- 33
Wasser und Snacks bereitstellen
2 Personen
- 34
Verkostung begleiten
2 Personen
- 35
Getränke und Wasser nachfüllen
2 Personen
- 36
Sondermahlzeiten prüfen
- 37
Dinner begleiten
2 Personen
- 38
Gruppenfoto machen
- 39
Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen
2 Personen
- 40
Materialien einladen
2 Personen
- 41
Rückreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Materialien ausladen
2 Personen
- 45
Wiederverwendbare Gegenstände reinigen
2 Personen
- 46
Materialien zurückgeben
- 47
Ausgaben und Belege bearbeiten
- 48
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 2
- KlappstühleAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare WassergläserAnz. 40
- Wiederverwendbare WeingläserAnz. 40
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
Küche
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
Organisation
- NamensschilderAnz. 40
- BadgehalterAnz. 40
- LanyardsAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 12
- ProgrammeAnz. 40
- TeilnehmerlisteAnz. 2
- WegweiserAnz. 6
- Präsentationsmappe
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Megafon
- PowerbanksAnz. 4
- LadekabelAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Set
- WarnwestenAnz. 4
- RegenschirmeAnz. 6
Reinigung
- AbfalltrennbehälterAnz. 3
- Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Weinberg, Verkostung, Dinner und Transport zuerst und halte die Vereinbarungen schriftlich fest. So verschickst du Einladungen erst, wenn Programm, Zahlungsabläufe und Rückfahrt verlässlich sind.
- Setze für Anmeldungen eine feste Frist von mindestens 10 bis 14 Tagen vor dem Besuch. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Barrierefreiheit und fasse bei fehlenden Antworten spätestens eine Woche vorher telefonisch nach.
- Prüfe Route und Fahrzeit nicht nur für die Hinfahrt: Rechne zusätzliche Zeit für Treffpunkt, Einlass und den Wechsel zwischen Führung, Verkostung und Dinner ein. Teile die Teilnehmer anschließend so ein, dass jede Führungsgruppe eine aktuelle Liste hat.
- Sende die Kleiderempfehlung und eine Erinnerung spätestens 48 Stunden vorher. Weise ausdrücklich auf wetterfeste Kleidung und geeignetes Schuhwerk hin, da Wege im Weinberg uneben oder rutschig sein können.
- Bereite Namensschilder, Programme, Wegweiser und Klemmbretter am Vortag vor und lade Powerbanks, Ladekabel, Lautsprecher sowie Sicherheitsmaterial ein. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch, den Startpunkt aufzubauen und die Anwesenheit abzuhaken.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weinbergbesuch reservieren?
- Plane die Reservierungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, besonders wenn Verkostung, Dinner und Transport zusammenpassen müssen. Verschicke die Einladungen erst, wenn diese vier Bausteine bestätigt sind.
- Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für einen Weinbergbesuch festlegen?
- Setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Besuch und aktualisiere die Teilnehmerliste danach täglich. Die endgültige Zahl brauchst du für Führungsgruppen, Dinner, Gläser, Sitzplätze und Transport.
- Was muss ich bei einem Weinbergbesuch bei schlechtem Wetter planen?
- Prüfe den Wetterbericht 3 bis 5 Tage vorher und noch einmal am Vorabend. Verschicke spätestens 48 Stunden vorher eine Kleiderempfehlung und kläre, welche Programmpunkte bei Regen angepasst oder verschoben werden können.
- Wie viel Zeit sollte man für die Anreise zum Weinbergbesuch einplanen?
- Prüfe die Route mindestens eine Woche vorher und kalkuliere zusätzlich 15 bis 20 Minuten für Treffpunkt, Anwesenheitskontrolle und das Einsteigen in den Transport ein. Sende die genaue Abfahrtszeit zusammen mit der Erinnerung am Vortag.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!