Zo organiseer je een wijkfestival zonder last-minute chaos

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met datum, programma en terrein. Controleer daarna vergunningen, stroompunten en leveranciers voordat je uitnodigingen verspreidt. Zodra activiteiten en optredens vaststaan, kun je aanmeldingen, dieetwensen en de vrijwilligersindeling verwerken. Plan de laatste dagen vooral voor ontvangst van leveringen, koeling, sleutels en het klaarzetten van het terrein. Met een plattegrond, duidelijke bewegwijzering en een aanspreekpunt per onderdeel blijft het festival op de dag zelf overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers en reserveringen vastleggen
2 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
8
Online evenement publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Optredens en activiteiten bevestigen
2 personen
12
Plattegrond van terrein maken
2 personen
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Programma en bewegwijzering drukken
2 personen
15
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
16
Leveringen voor ontvangst bevestigen
17
Voorraad en materialen controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad opslaan
2 personen
21
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
22
Locatiesleutels ophalen
23
Terrein maaien en controleren
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
4 personen
25
Terrein afzetten
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Podiumzone vrijmaken
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Informatietafel inrichten
2 personen
35
Eettafels dekken
3 personen
36
Buffet klaarzetten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
40
Spelmaterialen klaarleggen
3 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen

Event

43
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
45
Informatietafel bemannen
2 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Programma aankondigen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
49
Spelmaterialen aanvullen
2 personen
50
Optredens begeleiden
2 personen
51
Buffet serveren
4 personen
52
Dranken uitgeven
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee schenken
2 personen
55
Hapjes bijvullen
2 personen
56
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
59
Verlichting controleren
60
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

62
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
63
Voedsel veilig verpakken
3 personen
64
Dranken en voorraad opslaan
2 personen
65
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
68
Terrein schoonvegen
3 personen
69
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Versiering verwijderen
3 personen
72
Apparatuur inpakken
2 personen
73
Materialen terugbrengen
4 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Afval en emballage wegbrengen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 12
Klapstoelaantal 100
Biertafelsetaantal 8
Buffettafelaantal 4
Informatiebalie
Garderoberekaantal 2
Kleedaantal 8

Servies

Herbruikbaar bordaantal 120
Herbruikbare komaantal 80
Herbruikbaar glasaantal 180
Koffiekopaantal 80
Vorkaantal 120
Mesaantal 120
Lepelaantal 120
Opscheplepelaantal 12
Serveertangaantal 8
Dienbladaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 12
Ballonnenboogaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Bloempotaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Actieve speakeraantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Koelboxaantal 4
Luidsprekerkabelaantal 4
Handkaraantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Serveerschaalaantal 12
Koeltasaantal 4
Flessenopeneraantal 4
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakaantal 10
Afvalgrijperaantal 2
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Schoonmaakhandschoenaantal 8

Verlichting

Led-lichtsnoeraantal 8
Bouwlampaantal 4
Lantaarnaantal 8

Sportmateriaal

Voetbalaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeeaantal 4
Springtouwaantal 6
Pionaantal 20
Ringwerpsetaantal 2
Spelkleedaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en terreinindeling minimaal 6 weken vooraf vast. Zet op de plattegrond niet alleen tenten en tafels, maar ook stroompunten, informatiebalie, optredens en looproutes.
Controleer vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verspreidt. Reserveer leveranciers en bevestig optredens zodra datum, tijden en locatie definitief zijn; wijzigingen daarna werken door in de hele planning.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf met blokken van 2 tot 3 uur. Wijs per blok iemand aan voor ontvangst, informatie, activiteiten en opruimen, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde klus staat.
Tel bij materialen per functie en niet alleen per bezoeker: een informatiebalie, programmastandaard, geluidsset en voldoende zitplaatsen moeten op de plattegrond een vaste plek krijgen. Controleer ook verlengkabels en stroompunten vóór de opbouwdag.
Plan houdbare boodschappen eerder en koelproducten pas kort voor het festival. Bevestig leveringen 1 dag vooraf, haal de locatiesleutels op en controleer het terrein uiterlijk de ochtend van de opbouw op gras, afval en afzetting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijkfestival organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, terrein en vergunningen. Reserveer leveranciers en bevestig optredens zodra die basis staat; de laatste week gebruik je voor vrijwilligers, boodschappen en logistiek.
Wanneer moet je vergunningen voor een wijkfestival regelen?: Controleer direct na het vastleggen van datum en locatie welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Dien aanvragen zo vroeg mogelijk in en houd minimaal 6 weken ruimte aan voor eventuele vragen of aanvullingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wijkfestival?: Maak eerst een indeling per onderdeel en plan per tijdsblok minstens 2 mensen voor ontvangst en informatie, naast aparte hulp voor activiteiten, catering en opruimen. Tel daar per programmaonderdeel extra begeleiding bij op; één persoon kan niet tegelijk bezoekers ontvangen en een optreden begeleiden.
Wanneer doe je de boodschappen voor een wijkfestival?: Koop houdbare voorraad enkele dagen vooraf en plan koelproducten zo kort mogelijk voor de start, bij voorkeur dezelfde dag of maximaal 1 dag eerder. Controleer de voorraad nogmaals na ontvangst van de leveringen, zodat ontbrekende spullen niet pas tijdens de opbouw blijken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.