Organiser un festival de quartier, étape par étape

Un festival de quartier se prépare d’abord sur le papier : date, programme, lieu et autorisations doivent être verrouillés avant de lancer les invitations. Ensuite, construisez une équipe de bénévoles, confirmez les prestataires et suivez les inscriptions, notamment les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à imprimer, vérifier les stocks, organiser les livraisons et répartir les rôles. Le jour J, un plan du site clair facilite l’accueil, les activités, le service et le rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Finaliser les fournisseurs et les réservations
2 personnes
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Distribuer les invitations
3 personnes
8
Publier l'événement en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
11
Confirmer les spectacles et activités
2 personnes
12
Créer le plan du site
2 personnes
13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
14
Imprimer le programme et le fléchage
2 personnes
15
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les livraisons à la réception
17
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
18
Finaliser la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
21
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
22
Récupérer les clés du lieu
23
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
25
Balisage du site
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Dégager la zone du podium
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Aménager le stand d’information
2 personnes
35
Dresser les tables
3 personnes
36
Mettre le buffet en place
3 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Installer le point café et thé
2 personnes
40
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

43
Accueillir les bénévoles
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes
45
Tenir le stand d’information
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Annoncer le programme
48
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
49
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
50
Accompagner les spectacles
2 personnes
51
Servir le buffet
4 personnes
52
Distribuer les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
56
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
59
Vérifier l'éclairage
60
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
64
Ranger les boissons et les stocks
2 personnes
65
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Balayer le site
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Emballer le matériel
2 personnes
73
Rapporter le matériel
4 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Évacuer les déchets et les emballages
2 personnes
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 12
Chaise plianteqté 100
Ensemble de table de bièreqté 8
Table de buffetqté 4
Bureau d’information
Portant à vêtementsqté 2
Tissuqté 8

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 120
Bol réutilisableqté 80
Verre réutilisableqté 180
Tasse à caféqté 80
Fourchetteqté 120
Couteauqté 120
Cuillèreqté 120
Cuillère de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Plateauqté 8

Décoration

Guirlande de fanionsqté 12
Arche de ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Pot de fleursqté 12
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2
Badges nominatifsqté 30

Équipement

Haut-parleur actifqté 2
Table de mixage
Micro sans filqté 2
Pied de microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Glacièreqté 4
Câble de haut-parleurqté 4
Chariot à mainqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 6
Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladierqté 6
Plat de serviceqté 12
Sac isothermeqté 4
Ouvre-bouteilleqté 4
Tire-bouchonqté 2

Nettoyage

Poubelleqté 10
Pince à déchetsqté 2
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Gant de nettoyageqté 8

Éclairage

Guirlande lumineuse LEDqté 8
Projecteur de chantierqté 4
Lanterneqté 8

Matériel de sport

Footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeeqté 4
Corde à sauterqté 6
Côneqté 20
Set de lancer d’anneauxqté 2
Tapis de jeuqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le terrain, puis vérifiez les autorisations avant de réserver définitivement les fournisseurs. Une déclaration manquante peut bloquer l’installation quelques jours avant le festival.
Prévoyez les bénévoles par créneaux plutôt qu’avec une liste générale. Gardez au moins une personne à l’accueil, une à la coordination technique et une pour suivre les livraisons pendant chaque période clé.
Finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires avant les achats. Stockez les denrées non périssables à l’avance, puis gardez les produits frais au froid jusqu’au départ vers le site.
Dessinez le plan du site avant d’installer les tables, tentes et équipements sonores. Placez le bureau d’information, le fléchage, les points d’alimentation et les espaces de circulation pour éviter les croisements.
Ne gardez pas les vérifications matérielles pour le matin même. Contrôlez les tables, assiettes réutilisables, verres, câbles, rallonges, microphones et supports imprimés, puis récupérez les clés et acheminer le matériel selon un ordre défini.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de quartier ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les réservations, les invitations et le recrutement des bénévoles doivent être lancés plusieurs semaines avant le jour prévu.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival de quartier ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines à l’avance, puis faites un rappel environ 10 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un petit festival, prévoyez au minimum 1 bénévole par fonction active et ajoutez 20 à 30 % de renfort pour les pauses et les imprévus. Répartissez les équipes sur des créneaux de 2 à 3 heures.
Quand vérifier le matériel et le terrain ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification finale la veille. Le terrain, les clés, les livraisons, les rallonges et le matériel sonore doivent être confirmés avant l’ouverture au public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.