Ein Stadtteilfest Schritt für Schritt organisieren

Ein Stadtteilfest gelingt, wenn du zuerst Termin, Programm und Gelände klärst und danach Genehmigungen, Lieferanten und Helfer festmachst. Plane die Aufgaben rückwärts vom Veranstaltungstag: Anmeldungen, Auftritte, Technik und Beschilderung brauchen feste Fristen. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Einkäufe und die Einteilung der Freiwilligen. Am Vortag folgen Gelände, Kühlung, Materialtransport und Absperrungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Lieferanten und Reservierungen festhalten
2 Personen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verteilen
3 Personen
8
Online-Event veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Auftritte und Aktivitäten bestätigen
2 Personen
12
Geländeplan erstellen
2 Personen
13
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
14
Programm und Beschilderung drucken
2 Personen
15
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
16
Lieferungen zur Annahme bestätigen
17
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
18
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Haltbare Vorräte einlagern
2 Personen
21
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
22
Standortschlüssel abholen
23
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
25
Gelände absperren
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
29
Tontechnik anschließen
2 Personen
30
Mikrofone testen
2 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Infotisch einrichten
2 Personen
35
Esstische decken
3 Personen
36
Buffet vorbereiten
3 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
40
Spielmaterialien bereitlegen
3 Personen
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

43
Freiwillige empfangen
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
2 Personen
45
Infotisch betreuen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Programm ankündigen
48
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
49
Spielmaterial auffüllen
2 Personen
50
Auftritte betreuen
2 Personen
51
Buffet servieren
4 Personen
52
Getränke ausgeben
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
55
Snacks nachfüllen
2 Personen
56
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
59
Beleuchtung kontrollieren
60
Letzten Programmpunkt abschließen
2 Personen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
63
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
64
Getränke und Vorräte lagern
2 Personen
65
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
68
Gelände fegen
3 Personen
69
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
70
Partyzelte abbauen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Geräte einpacken
2 Personen
73
Materialien zurückbringen
4 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Abfall und Leergut wegbringen
2 Personen
76
Fundgegenstände registrieren
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
KlapptischAnz. 12
KlappstuhlAnz. 100
BierzeltgarniturAnz. 8
Buffet-TischAnz. 4
Informationsstand
GarderobenständerAnz. 2
KleidAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbarer TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselAnz. 80
Wiederverwendbares GlasAnz. 180
KaffeetasseAnz. 80
GabelAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
SchöpfkelleAnz. 12
ServierzangeAnz. 8
TablettAnz. 8

Dekoration

WimpelketteAnz. 12
BallonbogenAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
BlumentopfAnz. 12
Willkommensschild
ProgrammstandardAnz. 2
NamensschilderAnz. 30

Ausstattung

Aktiver SprecherAnz. 2
Mischpult
Kabelloses MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
SteckdosenleisteAnz. 6
KühlboxAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
HandwagenAnz. 2

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskanneAnz. 6
SchneidebrettAnz. 6
KochmesserAnz. 4
MischschüsselAnz. 6
ServierplatteAnz. 12
KühltascheAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

MülleimerAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 2
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuhAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterketteAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
LaterneAnz. 8

Sportmaterial

FußballAnz. 3
VolleyballAnz. 2
FrisbeeAnz. 4
SpringseilAnz. 6
MarkierungskegelAnz. 20
Ringwurf-SetAnz. 2
SpielteppichAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere das Gelände frühzeitig. Prüfe anschließend, welche Genehmigungen und Meldungen nötig sind, statt diese erst kurz vor dem Fest zu klären.
Bestätige Lieferanten, Auftritte und Aktivitäten spätestens eine Woche vorher schriftlich. So fallen fehlende Zusagen oder unklare Lieferzeiten noch rechtzeitig auf.
Teile die Freiwilligen in konkrete Schichten ein und gib jeder Schicht eine verantwortliche Person. Plane zusätzlich mindestens 30 Minuten Übergabezeit ein, damit Informationsstand, Buffet und Technik nicht plötzlich unbesetzt sind.
Erstelle den Geländeplan vor dem Druck von Programm und Beschilderung. Zeichne Festzelt, Tische, Sitzplätze, Informationsstand, Stromanschlüsse und Fluchtwege ein und kontrolliere, ob Verlängerungskabel sicher verlegt werden können.
Lagere haltbare Vorräte früh, Kühlprodukte erst kurz vor dem Fest gekühlt ein. Bestätige am Vortag die Lieferannahme, hole den Standortschlüssel ab und bringe Material, Geschirr und Dekoration gesammelt zum Gelände.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Stadtteilfest organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Gelände. Genehmigungen, Lieferanten und Auftritte sollten spätestens 4 Wochen vor dem Fest geprüft oder bestätigt sein.
Wann muss man die Genehmigungen für ein Stadtteilfest prüfen?: Prüfe die zuständigen Genehmigungen direkt nach der Festlegung von Termin und Ort, idealerweise 8 Wochen vorher. Manche Meldungen benötigen zusätzliche Unterlagen zum Gelände, zur Technik oder zum Programm.
Wie viele Helfer braucht man für ein Stadtteilfest?: Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens 2 Personen ein, etwa für Informationsstand, Buffet und Aufbau. Für Aufbau und Abbau solltest du zusätzlich eigene Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden einteilen.
Was muss am Tag vor dem Stadtteilfest erledigt sein?: Am Vortag sollten Schlüssel, Lieferannahme, Einkäufe, Kühlprodukte, Materialtransport und die Geländekontrolle geklärt sein. Stelle außerdem Beschilderung, Geländeplan und Volunteer-Einteilung bereit, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und kontrolliert werden muss.

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