Zo organiseer je een wijkdiner zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en capaciteit, en werk daarna terug vanaf het eetmoment. Voor een wijkdiner moet je niet alleen bewoners uitnodigen, maar ook dieetwensen, allergenen, vrijwilligers en keukenmateriaal op tijd vastleggen. Het definitieve aantal gasten bepaalt hoeveel je bestelt, kookt en klaarzet. Controleer bovendien vroeg of vergunningen nodig zijn en wie de sleutel van de locatie beheert. Met een vaste volgorde voorkom je dat inkopen, tafelschikking en werkroosters pas op de laatste dag ontstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Locatie reserveren
4
Bewoners uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Menu samenstellen
3 personen
10
Vegetarische opties bepalen
2 personen
11
Allergenen per gerecht noteren
2 personen
12
Leveranciers benaderen
13
Huurmaterialen reserveren
14
Tafelschikking uitwerken
2 personen
15
Menukaarten ontwerpen
16
Buurtinformatie verspreiden
2 personen
17
Aanmeldingen bevestigen
18
Definitief aantal bepalen
2 personen
19
Porties berekenen
2 personen
20
Keukenindeling maken
2 personen
21
Werkrooster vrijwilligers maken
22
Boodschappen bestellen
2 personen
23
Laatste weersverwachting controleren
24
Locatie en sleutel ophalen
2 personen
25
Boodschappen ophalen
2 personen
26
Verse producten controleren
2 personen
27
Koelproducten koelen
2 personen
28
Groenten wassen
3 personen
29
Groenten snijden
4 personen
30
Soep bereiden
3 personen
31
Hoofdgerecht voorbereiden
4 personen
32
Vegetarisch gerecht bereiden
2 personen
33
Salades bereiden
3 personen
34
Dessert portioneren
3 personen
35
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Tafels opstellen
4 personen
39
Stoelen plaatsen
3 personen
40
Buffettafels inrichten
3 personen
41
Tafels dekken
4 personen
42
Menukaarten plaatsen
2 personen
43
Versiering ophangen
3 personen
44
Verlichting plaatsen
2 personen
45
Geluidsinstallatie testen
46
Allergenenkaart ophangen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

48
Gasten ontvangen
4 personen
49
Aanwezigheid registreren
2 personen
50
Welkomstdrank serveren
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Soep serveren
3 personen
53
Hoofdgerecht serveren
4 personen
54
Vegetarische porties aanvullen
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Gebruikt servies ophalen
3 personen
57
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
58
Dessert serveren
3 personen
59
Koffie en thee serveren
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Restanten veilig verpakken
3 personen
64
Buffet afbreken
3 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Versiering verwijderen
2 personen
69
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
70
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Klaptafel voor ontvangst

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordjesaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepeltjesaantal 70

Keuken

Soepkommen voor buffetaantal 3
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Grote kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en keukenmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukenweegschaal
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Warmhoudplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Menukaartenaantal 12
Allergenenkaartenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8
Papieren slingersaantal 6
Naamstickersaantal 80

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekker
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6

Veiligheid

Brandblusdeken
Antislipmattenaantal 4
Nooduitgangbordaantal 2

Overig

Tafelnummerkaartenaantal 8
Pennenaantal 10
Clipboardsaantal 2
Naamkaartjesaantal 80
Telefoonladersaantal 2
Opbergkrattenaantal 10

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan en sluit het uiterlijk enkele dagen voor het diner. Bevestig daarna het definitieve aantal gasten en noteer per persoon dieetwensen en allergenen.
Maak het menu pas definitief nadat je de aanmeldingen hebt bekeken. Noteer per gerecht de allergenen en plan minstens één vegetarische optie; zo hoef je op de dag zelf geen aparte maaltijd improviseren.
Werk met een portieberekening per gerecht en controleer of je genoeg borden, kommen, glazen en bestek hebt voor het definitieve aantal gasten. Tel voor buffet en keuken ook opscheplepels, tangen, serveerschalen en warmhoudbakken mee.
Maak één werkrooster met tijdvakken voor voorbereiding, uitserveren, afruimen en schoonmaak. Plan per taak minstens één verantwoordelijke vrijwilliger en wijs iemand aan voor ontvangst en vragen over allergieën.
Controleer de laatste weersverwachting en haal sleutel, boodschappen en gehuurde materialen volgens een vaste planning op. Leg bederfelijke producten en bereid voedsel direct op de juiste plek en houd de keukenindeling vrij van losse dozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijkdiner organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en vrijwilligers. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het diner het definitieve aantal en de porties kunt bepalen.
Hoeveel eten moet ik rekenen voor een wijkdiner?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aangemelde gasten en maak per gerecht een portieplanning. Houd voor onverwachte extra eters ongeveer 5 tot 10 procent marge aan, maar stem die marge af op het soort gerecht en de beschikbare koeling.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag dit direct bij de aanmelding uit en controleer de gegevens opnieuw bij de bevestiging. Maak uiterlijk een week voor het diner een overzicht per gerecht, zodat inkopen en bereiding nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wijkdiner?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor de keuken en één voor het buffet of uitserveren per 20 tot 25 gasten. Voeg extra mensen toe voor afruimen en schoonmaak, vooral wanneer het diner meerdere gangen of een groot buffet heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.