Zo organiseer je een wielerwedstrijd

Begin niet met de startnummers, maar met de route, vergunningen en veiligheid. Leg eerst de start- en finishlocatie vast en werk daarna het wedstrijdreglement, de categorieën en de inschrijving uit. Zodra de deelnemers zich aanmelden, weet je hoeveel vrijwilligers, verkeersposten en materiaal nodig zijn. Plan de briefing, startindeling en finishregistratie ruim vóór de wedstrijddag; juist daar ontstaan vaak de laatste knelpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning aanvragen
2
Verzekering afsluiten
3
Route definitief vastleggen
2 personen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
7
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
8
Inschrijfformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Wedstrijd online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Verkeersposten bemensen
2 personen
15
Juryleden bevestigen
16
Finishregistratie regelen
2 personen
17
Prijzen bestellen
18
Startnummers ontwerpen
19
Route bewegwijzeren
2 personen
20
Vrijwilligersbriefing maken
21
Aanmeldlijst controleren
2 personen
22
Startindeling maken
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Materiaal ophalen
3 personen
26
Startnummers sorteren
2 personen
27
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
28
Route opnieuw inspecteren
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Locatie schoon opleveren
2 personen

Event

31
Terrein afzetten
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
35
Routepijlen en hekken plaatsen
6 personen
36
Verkeersposten inrichten
8 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Tijdregistratie installeren
2 personen
39
Omroepinstallatie testen
2 personen
40
Koffie en thee bereiden
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Renners aanmelden
4 personen
43
Startnummers uitdelen
3 personen
44
Fietsen controleren
2 personen
45
Rennersbriefing geven
2 personen
46
Startvak vullen
3 personen
47
Wedstrijd starten
4 personen
48
Doorkomsten registreren
3 personen
49
Verkeersposten bemannen
8 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Wedstrijdinformatie omroepen
54
Finishers registreren
3 personen
55
Renners veilig binnenbrengen
4 personen
56
Uitslag controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

59
Wedstrijdterrein opruimen
6 personen
60
Routebebording verwijderen
4 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materiaal laden
4 personen
65
Materiaal retourneren
3 personen
66
Uitslag publiceren
67
Gevonden voorwerpen verwerken
68
Financiële bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Barrièregaasaantal 12
Dranghekkenaantal 30

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 60
Routepijlenaantal 80
Startboog
Finishboog
Startnummersaantal 120
Rugnummerriemenaantal 120
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Fietsstandaardsaantal 8
Gereedschapskoffersaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 6
Fietskettingolieaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Fluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Medaillelintenaantal 12
Trofeeënaantal 6

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer
Betaalterminal

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplankenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Eerste-hulpdozenaantal 3
Brandblussersaantal 2

Tips

Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen aan voordat je de wedstrijd online publiceert. Neem voor de beoordeling minimaal enkele weken verwerkingstijd op en leg de definitieve route pas vast nadat eventuele voorwaarden bekend zijn.
Maak per verkeerspost een naam, locatie, diensttijd en achterwacht. Plan niet alleen mensen voor de kruisingen, maar ook voor routebewegwijzering, start, finish en materiaal; een post zonder vervanger valt op het slechtste moment uit.
Sluit de inschrijving af op een vast moment, bijvoorbeeld 48 uur voor de start, en controleer daarna de aanmeldlijst, categorieën en dieetwensen in één overzicht. Gebruik dit bestand ook voor de startindeling en de briefing.
Tel communicatie en stroom apart mee. Portofoons en fluitjes zijn geschikt voor posten langs de route, terwijl omroepinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen bij start en finish getest moeten worden.
Leg een technisch punt in bij de start of finish met reservefietsen, fietspompen, gereedschapskoffers, reservebinnenbanden, bandenlichters en kettingolie. Zet daarnaast een duidelijke procedure klaar voor finishregistratie, uitslagen en de uitreiking van trofeeën en medaillelinten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag. Vergunningen, verzekering, route, verkeersmaatregelen en locaties moeten eerst rond zijn; daarna blijven ongeveer 4 weken over voor inschrijving, vrijwilligers en materiaal.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielerwedstrijd?: Tel minimaal 1 vrijwilliger per verkeerspost en voeg mensen toe voor start, finish, registratie, techniek en materiaal. Voor een kleinschalige wedstrijd met 6 verkeersposten kom je daardoor al snel uit op ongeveer 12 tot 16 vrijwilligers.
Wanneer moet je de inschrijving voor een wielerwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving uiterlijk 48 uur voor de start als je startindeling, startnummers en briefing nog zorgvuldig wilt controleren. Reserveer daarna minstens één werkblok voor het verwerken van wijzigingen en afmeldingen.
Wat moet je regelen voor de veiligheid bij een wielerwedstrijd?: Regel vergunning, verzekering, verkeersmaatregelen, dranghekken, barrièregaas, verkeerskegels en veiligheidshesjes. Controleer de volledige route uiterlijk 24 uur vooraf en geef alle verkeersposten een briefing met hun exacte positie en communicatiemiddel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.