Zo organiseer je een wielerwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de route, vergunning en veiligheid. Zodra het parcours definitief is, werk je het verkeersplan uit en leg je verkeersbegeleiders, EHBO en juryleden vast. Daarna richt je de inschrijving in, regel je startnummers en bestel je de voorzieningen en het materiaal. In de laatste week controleer je deelnemers, vergunningen, routepijlen en techniek. Op de wedstrijddag draait alles om een korte briefing, duidelijke communicatie en een vaste volgorde bij start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdvergunning aanvragen
2 personen
2
Route definitief vastleggen
3 personen
3
Verkeersplan uitwerken
3 personen
4
Verkeersbegeleiders vastleggen
2 personen
5
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
6
Juryleden vastleggen
2 personen
7
Fotografen vastleggen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Vergunningen bevestigen
16
Reservering dranghekken maken
17
Reservering toiletten maken
18
Reservering geluidsinstallatie maken
19
Route aan omwonenden melden
2 personen
20
Verkeersborden controleren
2 personen
21
Startnummers laten drukken
22
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
23
Prijzengeld gereedmaken
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Hesjes sorteren
2 personen
27
Routepijlen voorbereiden
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
4 personen
30
Weersverwachting controleren
31
Start- en finishgebied afzetten
6 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Finishboog opbouwen
4 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Wedstrijdklok plaatsen
2 personen
37
Inschrijftafel inrichten
3 personen
38
Startnummers klaarleggen
2 personen
39
Routepijlen uitzetten
6 personen
40
Verkeersborden plaatsen
6 personen
41
Dranghekken plaatsen
6 personen
42
EHBO-post inrichten
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
45
Koffie en thee zetten
2 personen
46
Vrijwilligershesjes uitdelen
2 personen
47
Verkeersposten bemannen
12 personen
48
Juryapparatuur testen
3 personen

Event

49
Renners aanmelden
4 personen
50
Startnummers uitdelen
3 personen
51
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
52
Startbriefing geven
2 personen
53
Wielerwedstrijd starten
4 personen
54
Koersverloop registreren
3 personen
55
Verkeersposten bewaken
12 personen
56
Renners bevoorraden
4 personen
57
EHBO-hulp verlenen
3 personen
58
Publiek informeren
2 personen
59
Dranken serveren
4 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Finishdoorkomst registreren
4 personen
63
Eindklassering controleren
3 personen
64
Winnaars oproepen
2 personen
65
Prijzen uitreiken
3 personen
66
Finishgebied vrijgeven
6 personen
67
Publiek naar uitgangen begeleiden
4 personen
68
Catering afsluiten
3 personen
69
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen

Nazorg

70
Routepijlen verwijderen
6 personen
71
Verkeersborden verwijderen
6 personen
72
Dranghekken afbreken
6 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Afval verzamelen
4 personen
77
Terrein schoonmaken
5 personen
78
EHBO-materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende materialen verzamelen
3 personen
80
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
81
Verloren voorwerpen registreren
82
Huurmaterialen retourneren
2 personen
83
Uitslagen publiceren
2 personen
84
Deelnemers informeren
2 personen
85
Facturen controleren
86
Restvoorraden opslaan
2 personen
87
Route op schade controleren
2 personen
88
Fotomateriaal verzamelen
89
Verloren voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 8
Inschrijftafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 3
portofoonsaantal 12
Wedstrijdklok
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa
Betaalterminalaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 600
Finishboog
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 40
Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 30
Bandenlichtersaantal 12
Basisgereedschapaantal 4
Bidonkrattenaantal 10
Rugzakkenaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeersbordenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 30
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 12
Bannierenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en meld die daarna aan omwonenden. Controleer uiterlijk één week vooraf of routepijlen, verkeersborden en dranghekken op de juiste plekken kunnen staan.
Plan de bezetting per post, niet alleen per functie. Zorg dat verkeersbegeleiders, EHBO, juryleden en fotografen minstens 30 minuten vóór hun starttijd aanwezig zijn voor briefing en positionering.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd en verwerk aanmeldingen direct in één deelnemerslijst. Controleer namen, categorieën en dieetwensen voordat je startnummers toewijst en laat drukken.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, portofoons, wedstrijdklok, printer en betaalterminal uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen klaar; techniek die pas bij de start wordt getest, kost snel tijd.
Maak een wedstrijddagindeling met vaste tijden voor opbouw, inschrijving, briefing, start, finish en prijsuitreiking. Sorteer startnummers vooraf en zet bidonkratten, fietspompen, reserve binnenbanden en basisgereedschap op één herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de wedstrijdvergunning en route. Leg verkeersbegeleiders, EHBO en juryleden uiterlijk 8 weken voor de wedstrijddag vast.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een wielerwedstrijd?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, meestal 6 tot 9 maanden vooraf. Houd rekening met aanvullende eisen voor verkeersmaatregelen en bevestig de vergunning uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb je nodig bij een wielerwedstrijd?: Dat hangt af van kruisingen, oversteekplaatsen en de lengte van het parcours. Maak eerst een verkeersplan en plan per risicopunt minimaal één begeleider; reserveer daarnaast 2 tot 4 mensen als vervanging.
Wanneer maak je de deelnemerslijst en startnummers?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Wijs daarna de startnummers toe, controleer de lijst en sorteer de nummers uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.