Zo organiseer je een wielertocht zonder gaten in de planning

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route en de start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, controleer je risico’s en leg je een alternatieve route vast. Zodra afstand, capaciteit en veiligheid duidelijk zijn, kun je aanmeldingen openen en vrijwilligers indelen. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, routeborden, fietsservice, catering en een controle van materiaal en noodnummers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Vergunning en meldingen regelen
4
Route op risico's controleren
3 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Catering reserveren
7
Fietsenmakerservice reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Routebestand beschikbaar maken
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Verzekeringsgegevens controleren
15
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Noodnummers verzamelen
18
Routeborden ontwerpen
2 personen
19
Startnummers en polsbandjes maken
2 personen
20
Routeborden en pijlen printen
2 personen
21
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
22
Deelnemerslijst definitief maken
2 personen
23
Cateringhoeveelheden doorgeven
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Routeborden sorteren
2 personen
26
Startpakketten samenstellen
3 personen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Weersverwachting controleren

Event

29
Startgebied afzetten
4 personen
30
Informatietafel opbouwen
2 personen
31
Fietsenstalling inrichten
2 personen
32
Routepijlen plaatsen
4 personen
33
Waterpost inrichten
2 personen
34
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
35
Communicatiemiddelen uitdelen
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Inschrijving openen
3 personen
38
Startpakketten uitdelen
3 personen
39
Fietscontroles uitvoeren
2 personen
40
Deelnemers verwelkomen
2 personen
41
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
42
Wielertocht laten starten
3 personen
43
Routepost bemannen
4 personen
44
Water en fruit uitdelen
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pechgevallen registreren
2 personen
47
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
48
Finishdranken serveren
3 personen
49
Broodjes en snacks serveren
3 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Routepijlen ophalen
4 personen
52
Laatste deelnemers afmelden
2 personen
53
Bedankmoment verzorgen
2 personen

Nazorg

54
Buffet opruimen
3 personen
55
Startgebied afbouwen
4 personen
56
Fietsenstalling afbouwen
2 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Locatie schoonmaken
3 personen
59
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
60
Materiaal inventariseren
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Routeborden reinigen
2 personen
63
Deelnemersbedankje versturen
64
Ongevonden spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Fietsenrekkenaantal 10
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Handmegafoon
Thermoskannenaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 35
Routepijlenaantal 60
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Bidonsaantal 100
Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 6
Multitoolsaantal 4
Fietshandschoenenaantal 4

Veiligheid

Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 2
Regenponcho'saantal 20

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Routekaartenaantal 100
Informatiebordenaantal 4
Clipboardsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermometer

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en controleer elk risicopunt fysiek of op kaart. Noteer per routeonderdeel een alternatief; bij een afgesloten weg hoef je op de dag zelf niet meer te improviseren.
Open de aanmeldingen pas nadat start- en finishlocatie, afstand en routebestand beschikbaar zijn. Vraag meteen dieetwensen en verzekeringsgegevens uit, zodat je niet in de laatste week achter ontbrekende gegevens aan moet.
Plan vrijwilligersposten op basis van de route en geef iedere post een telefoonnummer, taak en aankomsttijd. Verzamel de noodnummers uiterlijk vóór je de deelnemersinformatie verstuurt.
Maak routeborden en pijlen per post en rijrichting klaar en sorteer ze uiterlijk de dag vóór de tocht. Controleer ook startnummers en polsbandjes tegen de definitieve deelnemerslijst.
Geef de definitieve deelnemersaantallen en dieetwensen op tijd door aan de catering en controleer fietsen, fietspompen, reservebinnenbanden en multitools vóór vertrek. Leg powerbanks en mobiele telefoons opgeladen klaar voor vrijwilligers en organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielertocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor route, locatie, vergunningen en catering; open daarna de aanmeldingen en plan vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielertocht?: Dat hangt af van het aantal routeposten en de start- en finishlocatie. Reken per bemande post minimaal 1 vrijwilliger en plan daarnaast minstens 2 mensen voor registratie, materiaal en onverwachte problemen.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een wielertocht?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vóór de tocht. Vermeld daarin de starttijd, locatie, routebestand, noodnummers, benodigdheden en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.
Wanneer controleer je de routeborden en pijlen?: Sorteer en controleer ze uiterlijk 1 dag vooraf per routegedeelte en rijrichting. Leg ook een reservevoorraad klaar, zodat een ontbrekend of beschadigd bord tijdens de tocht snel kan worden vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.