Organiser une randonnée cycliste, étape par étape

Une randonnée cycliste réussie se prépare dans cet ordre : parcours, sécurité, formalités, inscriptions, puis organisation du départ et de l’arrivée. Commencez par fixer la distance, les points de départ et d’arrivée, ainsi qu’un itinéraire de repli. Le parcours détermine ensuite les besoins en signalisation, bénévoles, ravitaillement et assistance mécanique. Prévoyez aussi les informations que les participants chercheront le jour J : fichier d’itinéraire, horaires, contacts d’urgence et consignes en cas de problème.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Contrôler les risques sur le parcours
3 personnes
5
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Réserver le catering
7
Réserver un service de réparation de vélos
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Rendre le fichier d’itinéraire disponible
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les informations d'assurance
15
Répartir les postes de bénévoles
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
17
Rassembler les numéros d’urgence
18
Concevoir les panneaux d’orientation
2 personnes
19
Créer les dossards et les bracelets
2 personnes
20
Imprimer les panneaux et les flèches de parcours
2 personnes
21
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
22
Finaliser la liste des participants
2 personnes
23
Communiquer les quantités de catering
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
26
Composer les kits de démarrage
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo

Événement

29
Balisage de la zone de départ
4 personnes
30
Installer la table d’information
2 personnes
31
Aménager le parking à vélos
2 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
33
Aménager le point d’eau
2 personnes
34
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
35
Distribuer les moyens de communication
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes
37
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
38
Distribuer les kits de départ
3 personnes
39
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
40
Accueillir les participants
2 personnes
41
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
42
Lancer le départ de la randonnée cycliste
3 personnes
43
Tenir le poste de route
4 personnes
44
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Enregistrer les incidents
2 personnes
47
Enregistrer les cyclistes à l’arrivée
2 personnes
48
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
49
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Récupérer les flèches de parcours
4 personnes
52
Enregistrer les derniers participants
2 personnes
53
Assurer le moment de remerciement
2 personnes

Suivi

54
Démonter le buffet
3 personnes
55
Démonter la zone de départ
4 personnes
56
Démonter le parking à vélos
2 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer le lieu
3 personnes
59
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
60
Inventorier le matériel
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Nettoyer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
63
Envoyer un message de remerciement aux participants
64
Enregistrer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Râteliers à vélosqté 10
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Mégaphone à main
Thermosqté 4

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 35
Flèches de directionqté 60
Numéros de départqté 100
Braceletsqté 100
Bidonsqté 100
Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctionsqté 4
Gants de véloqté 4

Sécurité

Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 2
Ponchos de pluieqté 20

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Cartes d'itinéraireqté 100
Panneaux d'informationqté 4
Presse-papiersqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Thermomètre

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Raclettes de solqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Définissez le parcours au moins 8 semaines avant la randonnée. Vérifiez les risques sur chaque portion, prévoyez un itinéraire alternatif et rendez le fichier d’itinéraire disponible avant l’ouverture des inscriptions.
Traitez les autorisations, déclarations et informations d’assurance avant d’envoyer les invitations. Gardez les numéros d’urgence dans un document partagé et dans les téléphones des responsables.
Ouvrez les inscriptions après avoir fixé la capacité d’accueil, le ravitaillement et l’assistance vélo. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires afin de transmettre des quantités fiables au service de catering.
Répartissez les bénévoles par postes et horaires, plutôt que de compter sur une présence générale. Prévoyez notamment des personnes pour le départ, l’orientation, l’arrivée et les incidents mécaniques, avec gilets réfléchissants et téléphones chargés.
Préparez la signalisation par ordre d’installation : panneaux, flèches, cônes et ruban de balisage. Triez le matériel la veille et comptez les dossards, bracelets, bidons, pompes, chambres à air et outils avant l’ouverture du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour un parcours simple et 12 semaines si des autorisations, plusieurs points de ravitaillement ou beaucoup de bénévoles sont nécessaires. Les démarches administratives et la réservation du catering doivent être lancées en premier.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée cycliste ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 semaines avant le départ, une fois l’itinéraire, la distance, les horaires et les conditions d’assurance vérifiés. Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement pour finaliser les quantités et la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une randonnée cycliste ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil et le départ, puis 1 responsable par point de ravitaillement ou poste fixe. Ajoutez une équipe dédiée à l’orientation et à l’assistance vélo ; le nombre exact dépend du parcours et du nombre de participants.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant la randonnée ?: Prévoyez au minimum une pompe, des démonte-pneus, un outil multifonction et plusieurs chambres à air de rechange par équipe d’assistance. Placez ces équipes sur les zones isolées ou difficiles d’accès et communiquez leur numéro aux participants avant le départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.