Zo organiseer je een wielertocht zonder losse eindjes

Begin een wielertocht niet met boodschappen, maar met de route en de logistiek eromheen. Leg eerst de route, startlocatie en rustlocatie vast en bepaal daarna hoeveel deelnemers je aankunt. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en noodcontacten; die informatie ontbreekt vaak wanneer er onderweg iets gebeurt. In de laatste week controleer je het weer, deel je routebestanden en maak je startpakketten klaar. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke registratie, duidelijke startgroepen en een goed bereikbaar rustpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Route controleren
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Rustlocatie reserveren
5
Deelnemerslijst aanmaken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Noodcontacten verzamelen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemers informeren
12
Routebestanden delen
13
Fietsenstalling inrichten
2 personen
14
Routepijlen sorteren
2 personen
15
Startpakketten samenstellen
3 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Startterrein opbouwen
4 personen
20
Routepijlen plaatsen
3 personen
21
Rustpunt opbouwen
3 personen
22
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

23
Deelnemers registreren
2 personen
24
Startinstructie geven
2 personen
25
Startgroepen begeleiden
3 personen
26
Rustpunt bemannen
3 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Eten uitgeven
2 personen
29
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
30
Deelnemers bijhouden
2 personen
31
Routepijlen controleren
2 personen
32
Finish begeleiden
3 personen
33
Finishdranken uitdelen
2 personen
34
Finishsnacks uitdelen
2 personen
35
Aankomst afvinken
2 personen

Nazorg

36
Routepijlen verwijderen
3 personen
37
Startterrein afbouwen
4 personen
38
Rustpunt afbouwen
3 personen
39
Afval verzamelen
3 personen
40
Materiaal schoonmaken
2 personen
41
Locatie schoon opleveren
3 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven voorraad opbergen
44
Gevonden voorwerpen registreren
45
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 8
Partytentaantal 2
Fietsenrekkenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 20
Startnummersaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Multitoolsaantal 4
Fietskettingenaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8
Fietsverlichtingssetsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Bidonkrattenaantal 4

Apparatuur

Smartphonesaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshandschoenenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50

Keuken

Waterkannenaantal 8
Schenktuitenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Startbord
Finishbord
Informatiebordenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens 3 weken vooraf vast en controleer haar daarna nog een keer op kruisingen, wegwerkzaamheden en bereikbaarheid van het rustpunt. Deel het routebestand uiterlijk 3 dagen voor vertrek, zodat deelnemers het nog op hun fietscomputer of smartphone kunnen zetten.
Reserveer de startlocatie en rustlocatie zodra je een deelnemersaantal hebt. Plan bij de start ruimte voor fietsenrekken, een inschrijftafel en een partytent; zonder vaste plek voor registratie ontstaat vooral in het eerste halfuur een rij.
Verzamel bij elke aanmelding een noodcontact en dieetwens en sluit de inschrijvingen uiterlijk 5 dagen voor de tocht. Gebruik dat overzicht voor de startpakketten en voor eten en drinken bij het rustpunt, in plaats van op de dag zelf te gokken.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal de dag vóór de tocht: tel fietspompen, reservebinnenbanden, bandenlichters en multitools en laad smartphones, powerbanks en portofoons volledig op. Leg per routebegeleider een compacte set klaar, zodat een lekke band niet meteen de hele groep ophoudt.
Maak op de startdag een tijdschema met minimaal 30 minuten voor opbouw en registratie en geef vóór elke startgroep dezelfde korte instructie. Benoem routepijlen, rustpunt, noodnummer en wat deelnemers doen bij pech; zet bovendien EHBO-koffers, reddingsdekens en reflecterende hesjes direct bereikbaar neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielertocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met route, startlocatie en rustlocatie. Sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen voor vertrek, zodat je startpakketten, eten, drinken en noodcontacten nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reserveer minstens 2 uur voor routepijlen plaatsen, het startterrein en rustpunt opbouwen, fietsenstalling inrichten en de inschrijftafel klaarzetten. Laat de eerste deelnemers pas registreren nadat alle veiligheidsmaterialen en communicatiemiddelen op hun plek liggen.
Wat moet je regelen voor pech onderweg tijdens een wielertocht?: Neem per begeleider minimaal een fietspomp, reservebinnenbanden, bandenlichters en een multitool mee. Spreek vooraf af wie hulp coördineert en zorg dat smartphones of portofoons opgeladen zijn; controleer dit uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer stuur je de deelnemers informatie over de wielertocht?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht en herhaal een korte briefing op de startdag. Vermeld starttijd, routebestand, startgroepen, rustlocatie, weersverwachting, noodprocedure en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.