Zo organiseer je een wereldtop zonder losse eindjes

Een wereldtop organiseren begint niet bij de aankleding, maar bij de volgorde: eerst datum, locatie, programma en sprekers vastleggen. Daarna richt je de registratie in en verzamel je dieetwensen, toegankelijkheidswensen en presentaties. Techniek, vertaalapparatuur, beveiliging, vervoer en parkeerplaatsen moeten ruim vóór de bijeenkomst zijn geregeld. De laatste fase draait om controleren: bezoekerslijst, badges, naamkaartjes, briefing, routeplan en de werking van microfoons en projectoren.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en thema vaststellen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Toegankelijkheidswensen verzamelen
11
Bezoekerslijst controleren
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
3 personen
13
Programma afdrukken
2 personen
14
Sprekersbriefing versturen
15
Presentaties verzamelen
2 personen
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Catering reserveren
18
Techniek reserveren
19
Vertaalapparatuur reserveren
20
Beveiliging reserveren
21
Parkeerplaatsen reserveren
22
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
23
Route- en veiligheidsplan maken
3 personen
24
Badges sorteren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Tafels voor catering klaarzetten
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Licht en stroom aansluiten
2 personen
34
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
35
Beeldschermen aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Vertaalcabines testen
2 personen
38
Wifi en presentatienetwerk testen
2 personen
39
Registratieteam instrueren
2 personen
40
Catering klaarzetten
4 personen

Event

41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Deelnemers registreren
5 personen
43
Badges uitdelen
3 personen
44
Welkomstkoffie serveren
3 personen
45
Opening begeleiden
2 personen
46
Sprekers naar zaal begeleiden
2 personen
47
Presentaties bedienen
2 personen
48
Microfoons beheren
2 personen
49
Vertaalontvangers uitdelen
2 personen
50
Vertaalontvangers innemen
2 personen
51
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Lunchbuffet opbouwen
5 personen
55
Lunchbuffet bedienen
5 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
58
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
59
Deelnemers naar parallelsessies wijzen
3 personen
60
Vraag- en antwoordsessie begeleiden
2 personen
61
Middagpauze verzorgen
3 personen
62
Persruimte begeleiden
2 personen
63
Sprekersfoto's maken
64
Afsluiting begeleiden
2 personen
65
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

66
Cateringresten koelen
2 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Cateringtafels schoonmaken
2 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Ontvangstbalie afbreken
2 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
74
Beeldschermen afbouwen
2 personen
75
Vertaalapparatuur inpakken
2 personen
76
Huurmaterialen controleren
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Sprekersmateriaal nasturen
80
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 320
Biertafelsaantal 12
Rechthoekige tafelsaantal 28
Registratiebaliesaantal 3
Spreekstoelenaantal 8
Garderoberekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 18
Buffettafelsaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 350
Dessertbordenaantal 350
Koffiekopjesaantal 350
Waterglazenaantal 350
Wijnglazenaantal 250
Vorkenaantal 350
Messenaantal 350
Lepelsaantal 350

Decoratie

Tafelrokkenaantal 24
Tafellopersaantal 28
Vlaggenstandaardsaantal 12
Internationale vlaggenaantal 24
Naamkaartjeshoudersaantal 320
Bloemstukkenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 6
Mengpanelenaantal 2
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Presentatielaptopsaantal 3
Klikpresentersaantal 3
Vertaalontvangersaantal 320
Vertaalhoofdtelefoonsaantal 320
Vertaalcabinesaantal 3
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Laptopladersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Thermoskannenaantal 16
Serveerschalenaantal 24
Serveerlepelsaantal 24
Koelboxenaantal 8
Buffettangenaantal 16

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 18

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Tafellampenaantal 12
Noodlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten genodigden welke sessies, sprekers en tijden ze kunnen verwachten en kun je de benodigde congresstoelen, spreekstoelen en tafels plannen.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging uitgaat. Vraag direct naar dieetwensen, toegankelijkheidswensen, vervoer en parkeerbehoefte; verwerk wijzigingen tot uiterlijk enkele dagen vóór de wereldtop.
Vraag presentaties en sprekersinformatie niet pas op de ochtend zelf op. Stuur de briefing vooraf en controleer alle bestanden op de presentatielaptop, samen met projectoren, projectieschermen, klikpresenters en microfoons.
Plan registratie als een aparte ontvangstzone. Zet registratiebalies, badges, naamkaartjeshouders en een gecontroleerde bezoekerslijst klaar voordat de eerste gasten arriveren; zo voorkom je een rij bij binnenkomst.
Maak een route- en veiligheidsplan waarin vervoer, parkeren, garderobe, afvalbakken en beveiliging samenkomen. Test vertaalapparatuur en het geluid vóór de start, met minstens één draadloze microfoon per actief podiumonderdeel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wereldtop organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Sprekers, locatie, catering, beveiliging, vertaalapparatuur en vervoer vragen vaak meerdere afstemmingsrondes.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een wereldtop?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Houd het aanmeldformulier daarna enkele weken open voor registratie en wensen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische controle?: Plan minimaal 2 uur vóór de ontvangst van gasten voor de technische controle. Test per ruimte de microfoons, luidsprekers, mengpanelen, presentatielaptops, projectoren, schermen en vertaalapparatuur.
Wanneer verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidswensen?: Vraag beide gegevens meteen bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw 7 tot 10 dagen vóór de wereldtop. Geef de definitieve aantallen daarna door aan catering, locatie en vervoer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.