Zo organiseer je een weekendkamp zonder gaten in de planning

Begin een weekendkamp niet met spellen of boodschappen, maar met de kamplocatie, het deelnemersaantal en de veiligheidsinformatie. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten op één overzicht. Daarna werk je het programma, vervoer, maaltijden en materiaal uit. De meeste problemen ontstaan doordat slaapplaatsen, koelwaren of aankomstinformatie pas op het laatste moment worden geregeld. Werk daarom terug vanaf de aankomstdag en plan een controle van alle tenten en slaapmaterialen vóór het inpakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kamplocatie reserveren
2
Deelnemersaantal vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
6
Contactgegevens controleren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Noodcontacten vastleggen
2 personen
9
Programma en spellen uitwerken
3 personen
10
Maaltijden en boodschappen plannen
3 personen
11
Vervoer en aankomst plannen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Kampmateriaal inventariseren
2 personen
14
Tenten en slaapmateriaal controleren
2 personen
15
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
18
Boodschappen per maaltijd sorteren
2 personen
19
Kampmateriaal inpakken
3 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Aankomstlocatie markeren
2 personen
22
Tenten opbouwen
6 personen
23
Keuken en eetplek inrichten
4 personen
24
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
4 personen
26
Bagage en slaapplaatsen verdelen
4 personen
27
Kampregels en terrein uitleggen
3 personen
28
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
29
Middagspel begeleiden
4 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
32
Tafels dekken
3 personen
33
Avondmaaltijd serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Avondspel begeleiden
4 personen
37
Avondeten en snacks klaarzetten
2 personen
38
Nachtwachtindeling controleren
2 personen
39
Bedtijd begeleiden
4 personen
40
Ontbijt voorbereiden
4 personen
41
Ontbijt serveren
4 personen
42
Tenten afbreken
6 personen
43
Ochtendspel begeleiden
4 personen
44
Lunchpakketten uitdelen
3 personen

Nazorg

45
Terrein schoon opleveren
5 personen
46
Materiaal inladen
4 personen
47
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
48
Kampmateriaal schoonmaken
3 personen
49
Voorraad terugleggen
2 personen
50
Geleend materiaal retourneren
2 personen
51
Verloren spullen terugbezorgen
2 personen
52
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Picknickbankenaantal 4
Inschrijftafel
Afwasteilaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Partytentaantal 2

Slaapmateriaal

Kampeertentenaantal 10
Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schenkkanaantal 4

Keuken

Gasstelaantal 2
Gasflessenaantal 4
Grote kookpanaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Luidspreker
Megafoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Pionnenaantal 24
Touwaantal 2
Waterballonnenaantal 200

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Naambordjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Handzeepdispenseraantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kamplocatie zodra je een voorlopig deelnemersaantal hebt en leg meteen vast waar de aankomstlocatie is. Markeer die plek later duidelijk, zodat deelnemers en begeleiders niet hoeven te zoeken.
Verzamel toestemmingsformulieren, contactgegevens, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek. Controleer daarna of elk aangemeld kind een complete registratie heeft.
Plan maaltijden per eetmoment en sorteer de boodschappen daarna per maaltijd. Koop koelwaren zo laat mogelijk, bewaar ze direct in koelboxen en controleer vóór vertrek of elke maaltijd de juiste ingrediënten heeft.
Tel tenten, slaapmatten, slaapzakken en kussens per deelnemer na, niet alleen per slaapgroep. Zet ontbrekende spullen uiterlijk enkele dagen voor het kamp apart, zodat je niet tijdens het opbouwen moet improviseren.
Plan de aankomst met een inschrijftafel, een afgedrukte deelnemerslijst en een herkenbaar aanspreekpunt. Zet tenten, keuken en eetplek eerst op; pas daarna start je met spellen of vrije tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een weekendkamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de kamplocatie, het deelnemersaantal en de uitnodigingen. Plan de definitieve materiaal- en boodschappencontrole in de laatste week.
Wanneer moet je toestemmingsformulieren voor een weekendkamp verzamelen?: Vraag ze direct bij de aanmelding op en stel een sluitingsdatum van ongeveer één week vóór vertrek. Controleer daarna ook noodcontacten en dieetwensen per deelnemer.
Hoeveel eten moet je inkopen voor een weekendkamp?: Plan per deelnemer elke hoofdmaaltijd en neem per eetmoment een kleine reserve mee, bijvoorbeeld 10 procent extra. Verwerk dieetwensen vóór het boodschappen doen en bewaar koelwaren direct gekoeld.
Wat moet je op de eerste dag van een weekendkamp eerst doen?: Markeer de aankomstlocatie, zet de inschrijftafel klaar en ontvang deelnemers met de afgedrukte lijst. Richt daarna tenten, keuken en eetplek in voordat het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.