Zo organiseer je een watersportfestival

Begin een watersportfestival niet met het programma, maar met de locatie, vergunningen en veiligheid op het water. Leg daarna de activiteiten, deelnemersaantallen en materiaalbehoefte vast, zodat je weet hoeveel kajaks, SUP-boards, zwemvesten en vrijwilligers nodig zijn. Werk vervolgens het wedstrijdschema en de communicatie uit. In de laatste week controleer je weer, leveringen en materiaal; op de dag zelf richt je eerst de waterkant, start- en finishzone en inschrijving in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Reserveringen maken
4
Leveranciers en materiaal vastleggen
5
Programma en wedstrijdschema maken
2 personen
6
Veiligheidsplan voor wateractiviteiten maken
2 personen
7
Wateractiviteiten en regels bepalen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijsten maken
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Leveringen en toegang afstemmen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Sportmateriaal controleren
2 personen
20
Wedstrijdnummers voorbereiden
2 personen
21
Locatie en waterkant inspecteren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Start- en finishzone markeren
3 personen
25
Waterparcours uitzetten
4 personen
26
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
27
Veiligheidsmaterialen plaatsen
3 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Cateringbuffet voorbereiden
4 personen
30
Drankuitgifte inrichten
2 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Startprogramma presenteren
2 personen
36
Zwem- en veiligheidsinstructie geven
3 personen
37
Kanotocht begeleiden
4 personen
38
Suppen begeleiden
4 personen
39
Zeilclinic begeleiden
3 personen
40
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
41
Wedstrijden registreren
2 personen
42
Waterveiligheid bewaken
4 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Barbecue en buffet bedienen
4 personen
47
Uitslagen verwerken
2 personen
48
Prijzen uitreiken
2 personen
49
Avondprogramma begeleiden
3 personen
50
Laatste ronde aankondigen
51
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

52
Sportmateriaal innemen
4 personen
53
Drank- en cateringmateriaal opruimen
4 personen
54
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
55
Tenten afbreken
4 personen
56
Locatie schoonmaken
5 personen
57
Waterkant controleren
3 personen
58
Afval afvoeren
3 personen
59
Servies en materiaal afwassen
3 personen
60
Sportmateriaal reinigen en drogen
3 personen
61
Geleend materiaal controleren
2 personen
62
Materiaal retourneren
2 personen
63
Gevonden voorwerpen sorteren
64
Deelnemers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 6
Inschrijftafel
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 12
Peddelsaantal 16
Kajaksaantal 8
Kajakpeddelsaantal 10
Kinderkajaksaantal 4
Zwemvesten volwassenenaantal 30
Zwemvesten kinderenaantal 15
Wetsuitsaantal 20
Zeilenaantal 4
Opblaasbare boeienaantal 12
Waterpolodoelenaantal 2
Waterballenaantal 10
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Touwrollenaantal 4
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 4
Waterdichte opbergboxenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Waterbestendige routebordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Start- en finishbannersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Waterdichte portofoonsaantal 6

Administratie

Klembordenaantal 8
Watervaste stiftenaantal 12
Deelnemersbandjesaantal 150
Prijzen en medaillesaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veiligheidsorganisatie vóór je activiteiten publiceert. Leg per wateractiviteit de regels vast en wijs voldoende toezichthouders aan; controleer ook de reddingsboeien, werplijnen en zwemvesten uiterlijk één week vooraf.
Maak het programma op basis van tijd én materiaal. Plan bijvoorbeeld geen twee onderdelen tegelijk als dezelfde kajaks of peddels nodig zijn, en houd per onderdeel minimaal 15 minuten over voor wisselen en uitleg.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld de aanmeldtijd, kleding, zwemvesten, dieetwensen, wedstrijdregels en wat er gebeurt bij slecht weer, zodat je op de dag zelf minder vragen bij de inschrijftafel krijgt.
Inspecteer de waterkant en zet het parcours niet pas bij aanvang uit. Markeer start en finish, controleer de ondergrond en bevestig boeien, pionnen en afzetlint minstens 2 uur voor de eerste activiteit.
Maak een aparte weers- en leveringscheck voor de laatste 48 uur. Controleer of partytenten, tafels, speakers, verlengkabels en sportmateriaal toegankelijk geleverd worden en wijs één vrijwilliger aan voor ontvangst en controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een watersportfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Leg het programma en materiaal uiterlijk 4 weken vooraf vast en verstuur deelnemersinformatie 7 dagen voor het festival.
Hoe maak je een veiligheidsplan voor een watersportfestival?: Beschrijf per activiteit de regels, risico’s, toezicht, verzamelplaats en procedure bij een incident. Controleer minimaal één week vooraf de reddingsboeien, werplijnen, zwemvesten en communicatie, en loop het plan op de dag zelf 2 uur voor de start door met vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een watersportfestival?: Reken naast de organisatie op minimaal één begeleider per actieve waterzone en één persoon voor inschrijving en deelnemersinformatie. Bij meerdere gelijktijdige activiteiten heb je bovendien een aparte veiligheidsverantwoordelijke en reservekracht nodig.
Wanneer zet je een waterparcours uit?: Zet het parcours minimaal 2 uur voor de eerste wedstrijd uit, nadat je de waterkant hebt geïnspecteerd. Controleer daarna of boeien, touwen en afzetting vanaf de kant goed zichtbaar zijn en niet hinderen bij reddingsacties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.