Zo organiseer je een watersportdag zonder verrassingen

Begin niet met de hapjes, maar met het water, de steiger en de veiligheid. Reserveer eerst de locatie en het watersportmateriaal, controleer vergunningen en werk daarna de deelnemerslijst en informatie uit. Plan een duidelijk beslismoment voor het weer en leg vast wie toezicht houdt, de briefing geeft en het materiaal controleert. Op de dag zelf draait alles om een veilige start, korte looproutes tussen land en water en een buffet dat niet in de weg staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en steiger reserveren
2
Watersportmateriaal reserveren
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Benodigde vergunning controleren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst afronden
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Weersverwachting controleren
11
Watersportmateriaal inspecteren
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Veiligheidsbriefing afdrukken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Salades voorbereiden
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Apparatuur opladen
19
Materialen transportklaar maken
3 personen
20
Weersbesluit communiceren
21
Terrein en water controleren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Wedstrijdbaan markeren
3 personen
25
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
26
Cateringbuffet inrichten
3 personen
27
Geluidsinstallatie testen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Zwemvesten en materiaal uitdelen
3 personen
32
Watersportactiviteiten begeleiden
6 personen
33
Waterveiligheid bewaken
4 personen
34
Dranken en snacks serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Barbecue en buffet serveren
4 personen
37
Verlichting inschakelen
38
Watersportmateriaal innemen
3 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Meubilair afbreken
4 personen
42
Watersportmateriaal schoonmaken
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Terrein schoonmaken
4 personen
45
Materialen terugbrengen
3 personen
46
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
47
Huurmateriaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12

Sportmateriaal

Kajaksaantal 10
Stand-up-paddlesaantal 10
Peddelsaantal 24
Zwemvestenaantal 70
Waterpolodoelenaantal 2
Waterballenaantal 12
Wedstrijdboeienaantal 12
Waterschoenenaantal 20

Veiligheid

Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Waterdichte portofoonsaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4
Led-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaartjesaantal 70

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie, steiger en watersportmateriaal zo vroeg mogelijk en controleer uiterlijk vier weken vooraf of zwemvesten, peddels, kajaks en stand-up-paddles daadwerkelijk beschikbaar zijn. Vraag meteen naar laad- en lostijden en de plek waar materiaal veilig kan staan.
Stuur deelnemersinformatie minimaal zeven dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, kleding- en schoenadvies, dieetwensen, route, parkeerinformatie en wat er gebeurt bij slecht weer; zo voorkom je last-minute vragen op de ochtend zelf.
Leg het veiligheidsplan niet alleen op papier vast: wijs per activiteit een verantwoordelijke aan en houd reddingsboeien, werplijnen, EHBO-koffers en waterdichte portofoons bij de waterkant. Geef vóór de eerste activiteit een briefing van 10 tot 15 minuten.
Neem het weersbesluit op in de planning, bijvoorbeeld 24 uur vooraf, en communiceer de uitkomst uiterlijk de avond ervoor. Controleer op de dag zelf opnieuw wind, onweer en de toestand van terrein en water voordat je de baan markeert.
Zet opbouw en catering uit elkaar: bouw partytenten, tafels en stoelen eerst op, markeer daarna de wedstrijdbaan en houd een vrije doorgang naar het water. Zet dranken minstens twee uur vooraf koud en bereid salades en hapjes zo dat ze niet naast nat materiaal staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een watersportdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, steiger, vergunningcontrole en reservering van het watersportmateriaal. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en rond de deelnemerslijst 10 tot 14 dagen voor de dag af.
Wanneer neem je het weerbesluit voor een watersportdag?: Neem een voorlopig besluit 24 uur vooraf en communiceer dat uiterlijk de avond ervoor. Controleer wind, onweer en de watercondities opnieuw op de ochtend zelf, voordat deelnemers het water op gaan.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de veiligheidsbriefing?: Plan 10 tot 15 minuten voor de briefing vóór de eerste activiteit. Bespreek daarin zwemvesten, grenzen van de baan, signalen via de portofoon, de locatie van reddingsboeien en wat deelnemers moeten doen bij problemen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een watersportdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; zet de eerste voorraad minstens 2 uur vóór de start koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.