Zo organiseer je een waterbesparingsavond

Begin met de locatie, het programma en de sprekers; pas daarna kun je uitnodigingen en aanmeldingen goed organiseren. Plan naast presentaties ook een quiz en demonstraties met waterdoorstroommeters en douchetimers, zodat bezoekers zelf iets kunnen uitproberen. Regel techniek, catering en materiaal minstens enkele dagen vooraf en test projector, laptop en geluid in de zaal. Op de dag zelf werk je van zaalcontrole naar opbouw, registratie en demonstratietafels. Zo voorkom je dat printwerk, dieetwensen of sleuteloverdracht op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal bevestigen
2
Programma en sprekers vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Sprekers en demonstratoren bevestigen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Waterbesparingsquiz samenstellen
2 personen
9
Workshopmateriaal voorbereiden
2 personen
10
Demonstraties voorbereiden
2 personen
11
Catering en boodschappen plannen
2 personen
12
Projector en laptop testen
13
Toegang en sleuteloverdracht regelen
14
Herinnering aan bezoekers sturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen en apparatuur verzamelen
2 personen
17
Presentaties en werkbladen printen
18
Bezoekerslijst en badges klaarleggen

Event

19
Zaal en vluchtroutes controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Projectie en geluid aansluiten
2 personen
22
Demonstratietafels inrichten
3 personen
23
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
24
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
25
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
26
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
27
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
28
Waterbesparingsworkshop begeleiden
3 personen
29
Vegetarische maaltijd serveren
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Waterbesparingsquiz begeleiden
2 personen
32
Praktijkdemonstraties verzorgen
3 personen
33
Vragenronde begeleiden
2 personen
34
Afsluiting en materialen uitdelen
2 personen

Nazorg

35
Servies en keukenmateriaal verzamelen
3 personen
36
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
37
Zaal opruimen en schoonmaken
4 personen
38
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
39
Geleende materialen retourneren
2 personen
40
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Registratiebalie

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Flip-overaantal 2
Flip-overstandaardsaantal 2
Waterdoorstroommetersaantal 4
Douchetimersaantal 6
Waterbesparende perlatorenaantal 6
Laptopladersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 6
Emmersaantal 6
Stopwatchesaantal 6

Decoratie

Waterbesparingspostersaantal 12
Herbruikbare bannersaantal 3
Naambadgesaantal 80
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Recyclingbakkenaantal 3
Afwasteilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg programma, sprekers en demonstraties eerst vast. Reserveer per onderdeel tijd voor uitleg én vragen; een demonstratie met een waterdoorstroommeter loopt snel uit als bezoekers zelf willen meten.
Publiceer het aanmeldformulier zodra locatie en programma bevestigd zijn. Vraag direct dieetwensen uit en stuur uiterlijk één dag vooraf een herinnering met aanvangstijd en praktische toegangsinfo.
Test laptop, beamer, projectiescherm en draagbare speakers in de echte zaal. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een presentatie die thuis werkt, kan door een andere aansluiting alsnog uitvallen.
Richt de demonstratietafels apart van de registratiebalie in. Leg waterdoorstroommeters, douchetimers en werkbladen vooraf klaar, zodat binnenkomende bezoekers niet door een lopende uitleg heen hoeven te lopen.
Doe de zaalronde vóór je koffie, thee en hapjes neerzet. Controleer vluchtroutes, stoelen, tafels en sleuteloverdracht; zet daarna pas registratie, badges, waterkannen en catering klaar om opstoppingen te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een waterbesparingsavond?: Leg locatie en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaarstaat en plan de technische test en materiaalcontrole uiterlijk 2 dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een waterbesparingsavond?: Reken op minstens 2 uur voor tafels en stoelen, registratie, projectie, geluid en demonstratietafels. Plan daarnaast 30 minuten voor de zaal- en vluchtroutecontrole voordat bezoekers binnenkomen.
Wat moet je bezoekers vooraf vragen voor een waterbesparingsavond?: Vraag bij de aanmelding naam, aanwezigheid en dieetwensen uit. Stuur uiterlijk 24 uur vooraf een herinnering, zodat wijzigingen in bezoekerslijst, badges en catering nog kunnen worden verwerkt.
Wanneer test je de techniek voor een waterbesparingsavond?: Test laptop, beamer, projectiescherm en speakers minimaal 2 dagen vooraf in de zaal. Controleer op de dag zelf nog één keer alle aansluitingen en leg een reservekabel of alternatief presentatiemateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.