Zo organiseer je een wandeltocht zonder verrassingen

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route. Bepaal eerst afstand, start- en finishlocatie en controleer het hele traject zelf te voet. Regel daarna vergunningen, verzekering en een alternatief voor slecht weer of afgesloten paden. Pas wanneer de route vaststaat, verzamel je aanmeldingen, noodcontacten en dieetwensen. In de laatste week draait alles om controle: deelnemersaantallen, routepijlen, materialen, weersverwachting en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Route vooraf volledig verkennen
2 personen
3
Alternatieve route vastleggen
2 personen
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Rustpuntlocatie reserveren
7
Deelnemersverzekering controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Noodcontacten registreren
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Routekaart en routebeschrijving maken
2 personen
14
Starttijden en groepen indelen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersaantallen bevestigen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Routebordjes en pijlen controleren
2 personen
19
Materialen per post verdelen
2 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Noodnummers en contactlijst afdrukken
22
Dranken koelen
2 personen

Event

23
Startlocatie inrichten
4 personen
24
Finishlocatie inrichten
4 personen
25
Route markeren
4 personen
26
Rustpunt inrichten
2 personen
27
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
28
Registratietafel klaarzetten
2 personen
29
Deelnemers aanmelden
3 personen
30
Startinstructie geven
2 personen
31
Startgroepen begeleiden
3 personen
32
Achterblijvers begeleiden
2 personen
33
Routepost bemannen
2 personen
34
Rustpunt bemannen
3 personen
35
Water en fruit uitdelen
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Routeverkeer en kruisingen controleren
2 personen
38
Deelnemers bij de finish ontvangen
3 personen
39
Finishregistratie bijhouden
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Verbandmateriaal aanvullen
43
Vermiste deelnemers nabellen
2 personen
44
Routebordjes verwijderen
3 personen
45
Deelnemers naar huis verwijzen
2 personen

Nazorg

46
Afval inzamelen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Route controleren op achtergebleven materiaal
2 personen
51
Geleende materialen verzamelen
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen registreren
54
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Telefoonladersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Routebenodigdheden

Routebordjesaantal 35
Pijlenaantal 45
Afzetlintaantal 4
Markeerstiftenaantal 8
Pionnenaantal 12
Klembordenaantal 6
Routekaartenaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Thermische dekensaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Waterkannenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenklepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Koelrugzakkenaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 130
Pennenaantal 20
Stempelaantal 2
Polsbandjesaantal 130

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blikopenersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route volledig voordat je een afstand communiceert. Noteer onderweg rustpunten, smalle doorgangen en plekken waar pijlen of afzetlint nodig zijn, en leg minstens één alternatieve route vast.
Plan de wandeltocht in groepen met vaste starttijden. Bij grotere aantallen werkt een spreiding van ongeveer 10 tot 15 minuten per groep beter dan iedereen tegelijk laten vertrekken.
Verzamel uiterlijk één week vooraf noodcontacten, dieetwensen en definitieve aanmeldingen. Druk de deelnemerslijst, telefoonnummers en routebeschrijving ook op papier af; tijdens de tocht is bereik of batterij niet gegarandeerd.
Controleer routebordjes en pijlen de dag vóór de tocht en markeer de route pas kort voor de start. Neem extra pijlen, afzetlint, pionnen en markeerstiften mee voor ontbrekende of verplaatste markeringen.
Richt start, rustpunt en finish in op basis van het verwachte aantal deelnemers. Voorzie op elk rustmoment drinken, en houd EHBO-koffers, veiligheidshesjes, zaklampen en thermische dekens bereikbaar bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de route te verkennen, vergunningen of meldingen te regelen, locaties te reserveren en deelnemersinformatie te versturen.
Hoeveel kilometer moet een wandeltocht zijn?: Kies de afstand op basis van de doelgroep en plan een rustpunt per ongeveer 5 tot 8 kilometer. Test de volledige route zelf, inclusief pauzes en hoogteverschillen, voordat je de afstand vastlegt.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een wandeltocht?: Reken bij normale omstandigheden op minimaal 0,5 liter water per deelnemer voor de tocht en extra voorraad bij het rustpunt. Bij warm weer of een langere wandeling moet je meer meenemen en de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf controleren.
Wanneer moet je de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de routekaart, starttijd, groepsindeling, afstand, contactgegevens en praktische afspraken uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Verstuur een korte weer- en route-update opnieuw op de dag vóór de wandeltocht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.