Zo organiseer je een wandelkamp zonder verrassingen

Begin met de datum, route en start- en eindlocatie; die bepalen bijna alle vervolgstappen. Controleer de route vooraf en leg meteen een alternatief vast voor slecht weer, afsluitingen of onbegaanbare paden. Daarna regel je aanmeldingen, groepsindeling, begeleiders en noodcontacten. In de laatste week verschuift de aandacht naar deelnemersinformatie, boodschappen, koelproducten, EHBO en opgeladen telefoons en powerbanks. Zo vertrek je niet alleen met een mooie route, maar ook met een plan voor onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Wandelroute controleren
2 personen
4
Alternatieve route vastleggen
2 personen
5
Weersafhankelijke keuzes bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Medische informatie verzamelen
10
Toestemmingen controleren
11
Deelnemerslijst opstellen
12
Groepsindeling maken
2 personen
13
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
14
Noodcontacten verzamelen
15
Route-instructies uitschrijven
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Aanwezigheid en vertrektijd bevestigen
18
Weersverwachting controleren
19
Route opnieuw op bereikbaarheid controleren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Koelproducten koelen
23
Materialen verzamelen
2 personen
24
EHBO-set controleren
25
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
26
Routekaarten printen
27
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen

Event

28
Startlocatie klaarzetten
4 personen
29
Tafels en banken plaatsen
3 personen
30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
31
Water- en snackpunt klaarzetten
2 personen
32
Routepijlen plaatsen
2 personen
33
Begeleiders instrueren
2 personen
34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Noodcontacten beschikbaar maken
37
Wandelregels uitleggen
2 personen
38
Groepen laten vertrekken
4 personen
39
Groepsroute begeleiden
6 personen
40
Tussenstop begeleiden
6 personen
41
Water en snacks uitdelen
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Achterblijvers en tempo bewaken
4 personen
44
Eindpunt voorbereiden
3 personen
45
Aankomst registreren
2 personen
46
Schoenen en kleding controleren
2 personen
47
Fruit en soep serveren
4 personen
48
Broodmaaltijd klaarzetten
4 personen
49
Broodmaaltijd serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Avondspel uitleggen
2 personen
52
Avondspel begeleiden
6 personen
53
Warme drank serveren
3 personen
54
Deelnemers terugmelden
2 personen
55
Vertrekafspraken controleren
2 personen
56
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Tafels en banken opruimen
3 personen
60
Routepijlen verwijderen
2 personen
61
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
62
Geleende materialen controleren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven eten verwerken
65
Verloren voorwerpen registreren
66
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 8
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Soepkommenaantal 40
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Luidspreker
Microfoon
Powerbanksaantal 8

Sportmateriaal

Wandelrugzakkenaantal 30
Reflectiehesjesaantal 12
Wandelstokkenaantal 12
Pionnenaantal 20
Touwenaantal 4
Frisbeesaantal 6
Ballenaantal 6

Verlichting

Zaklampenaantal 12
Hoofdlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 12
Handgelaantal 6
Zonnebrandcrèmeaantal 6

Communicatie

Mobiele telefoonsaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Routekaartenaantal 12
Routebeschrijvingenaantal 35
Deelnemerslijstenaantal 8
Noodcontactformulierenaantal 40

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Naamstickersaantal 40

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 40
Afwasbakkenaantal 3
Afwassponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op afstand. Controleer vooraf bereikbaarheid, rustpunten en plekken waar de groep kan verzamelen; noteer ook een alternatieve route en wanneer je daarop overschakelt.
Verzamel dieetwensen, medische informatie en noodcontacten tegelijk met de aanmelding. Maak daarna groepen en koppel per groep een begeleider, zodat niemand op de wandeldag nog ontbrekende gegevens hoeft na te sturen.
Stuur route-instructies en deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld de vertrektijd, startlocatie, groepsindeling, contactpersoon en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Doe de weerscontrole in twee rondes: ongeveer 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Controleer bij een gewijzigde verwachting ook de bereikbaarheid van de route en pas je weersafhankelijke keuzes aan.
Leg eten en drinken pas na de laatste deelnemerscontrole definitief vast. Koel koelproducten vooraf, laad telefoons en powerbanks volledig op en controleer de EHBO-koffers voordat de eerste groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, route en locaties. Gebruik de laatste week voor aanmeldingen, groepsindeling, boodschappen en materiaalcontrole.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een wandelkamp?: Koppel minimaal één begeleider aan elke wandelgroep. Maak de groepsindeling zodra de deelnemerslijst grotendeels compleet is, uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Wanneer controleer ik de wandelroute opnieuw?: Controleer de route bij de voorbereiding en nogmaals ongeveer 48 uur voor vertrek op bereikbaarheid en afsluitingen. Doe op de ochtend zelf een laatste check als het weer of de omstandigheden onzeker zijn.
Wat moet ik de deelnemers vóór het wandelkamp sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de route-instructies, starttijd, startlocatie, groepsindeling en praktische deelnemersinformatie. Bevestig aanwezigheid en vertrektijd daarna nog een keer op de dag vóór vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.