Organiser un camp de randonnée sans rien oublier

Un camp de randonnée se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les lieux de départ et d’arrivée, puis les inscriptions, les groupes et la sécurité. Prévoyez une solution de repli avant d’envoyer les invitations, car la météo peut rendre un itinéraire impraticable. Les dernières vérifications portent sur les participants, les besoins médicaux et alimentaires, les provisions, les batteries et la trousse de premiers secours. Ce plan regroupe 67 tâches et 50 fournitures pour suivre chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
4
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
5
Définir les choix selon la météo
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Collecter les informations médicales
10
Vérifier les autorisations
11
Établir la liste des participants
12
Faire la répartition des groupes
2 personnes
13
Affecter les accompagnateurs aux groupes
2 personnes
14
Recueillir les contacts d'urgence
15
Rédiger les consignes d’itinéraire
16
Envoyer les informations aux participants
17
Confirmer la présence et l’heure de départ
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier à nouveau l’accessibilité du parcours
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre les produits réfrigérés au frais
23
Rassembler le matériel
2 personnes
24
Vérifier la trousse de premiers secours
25
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
26
Imprimer les cartes d'itinéraire
27
Préparer les packs participants
2 personnes

Événement

28
Préparer le point de départ
4 personnes
29
Installer les tables et les bancs
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer le point eau et snacks
2 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
33
Informer les accompagnateurs
2 personnes
34
Accueillir les participants
4 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Mettre les contacts d’urgence à disposition
37
Expliquer les règles de marche
2 personnes
38
Faire partir les groupes
4 personnes
39
Accompagner le parcours du groupe
6 personnes
40
Accompagner la halte
6 personnes
41
Distribuer de l'eau et des snacks
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Surveiller les retardataires et le rythme
4 personnes
44
Préparer l’arrivée
3 personnes
45
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
46
Vérifier les chaussures et les vêtements
2 personnes
47
Servir les fruits et la soupe
4 personnes
48
Installer le repas sandwichs
4 personnes
49
Servir le repas sandwich
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Expliquer le jeu du soir
2 personnes
52
Animer le jeu du soir
6 personnes
53
Servir des boissons chaudes
3 personnes
54
Faire le point avec les participants
2 personnes
55
Vérifier les modalités de départ
2 personnes
56
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les tables et les bancs
3 personnes
60
Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
61
Nettoyer le lieu de départ et d’arrivée
3 personnes
62
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Traiter les restes
65
Enregistrer les objets trouvés
66
Rendre les objets trouvés
67
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Bancs pliantsqté 8
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Bol à soupeqté 40
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Cuillères de serviceqté 6
Louchesqté 4
Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12

Équipement

Bouilloiresqté 3
Haut-parleur
Microphone
Batteries externesqté 8

Matériel de sport

Sacs à dos de randonnéeqté 30
Gilets réfléchissantsqté 12
Bâtons de marcheqté 12
Cônesqté 20
Cordesqté 4
Frisbeesqté 6
Ballonsqté 6

Éclairage

Lampes de pocheqté 12
Lampes frontalesqté 12
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Siffletsqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 6
Crème solaireqté 6

Communication

Téléphones portablesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Cartes d'itinéraireqté 12
Descriptions d’itinéraireqté 35
Listes de participantsqté 8
Formulaires de contact d'urgenceqté 40

Décoration

Drapeaux de départqté 2
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 4
Étiquettes nominativesqté 40

Nettoyage

Sacs poubelleqté 40
Bacs à vaisselleqté 3
Éponges de vaisselleqté 6
Torchonsqté 12
Seaux de nettoyageqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée. Vérifiez le parcours sur le terrain ou auprès d’une source fiable, puis préparez un itinéraire alternatif avant l’ouverture des inscriptions.
Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, les informations médicales et un contact d’urgence. Relancez les personnes qui n’ont pas confirmé leur présence au plus tard 48 heures avant le départ.
Répartissez les participants en groupes et attribuez un accompagnateur à chacun. Envoyez les consignes d’itinéraire, l’heure de rendez-vous et les règles météo plusieurs jours avant la randonnée, puis confirmez l’heure de départ la veille.
Prévoyez l’organisation des repas et des boissons en fonction du parcours : glacières et blocs de glace pour les produits réfrigérés, thermos et bols à soupe si une pause chaude est prévue. Gardez la table d’inscription, les gobelets et les poubelles au point de départ ou d’arrivée.
La veille, vérifiez une dernière fois la météo et l’accessibilité du parcours. Rassemblez les sacs, les gilets réfléchissants, les lampes, les piles, les trousses de premiers secours et chargez les téléphones ainsi que les batteries externes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un camp de randonnée ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux, vérifier les autorisations, recueillir les inscriptions et préparer les groupes.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez l’itinéraire, l’heure de départ, l’équipement attendu et les consignes au moins 7 jours avant la randonnée. Faites une confirmation finale 24 heures avant, après la vérification de la météo.
Que faire si la météo rend le parcours impraticable ?: Définissez un itinéraire alternatif avant d’envoyer les invitations et précisez les critères de changement, par exemple une alerte météo ou un accès fermé. Informez tous les participants dès que la décision est prise, idéalement au moins 12 heures avant le départ.
Quand préparer le matériel et les provisions ?: Rassemblez le matériel la veille et vérifiez la liste des courses avant de faire les achats. Mettez les produits réfrigérés au frais dès votre retour et contrôlez le matin du départ les batteries, les lampes et les trousses de premiers secours.

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