Zo organiseer je een wandelgroepbijeenkomst

Begin niet met hapjes of tafels, maar met de route en de groepsgrootte. Loop de route vooraf, controleer startlocatie en bereikbaarheid en leg vast wie de begeleiding doet. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen, noodcontacten en informatie over het wandeltempo. Plan daarna pas de ontvangst, routekaarten, drankjes en praktische materialen. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf wachten op aanwijzingen, een kaart missen of zonder passende begeleiding vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute bepalen
2 personen
2
Wandelroute vooraf lopen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Noodcontacten controleren
9
Weersverwachting controleren
10
Deelnemers informeren over weer
11
Groepsindeling maken
2 personen
12
Wandelbegeleiders aanwijzen
13
Routekaarten printen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen ophalen
2 personen
17
Fruit en hapjes voorbereiden
2 personen
18
Dranken koud zetten
19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
20
EHBO-tas controleren
21
Telefoons en powerbanks opladen
22
Routepijlen voorbereiden
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Routepijlen plaatsen
2 personen

Event

28
Ontvangst deelnemers
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
31
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
32
Groepen laten vertrekken
3 personen
33
Wandelgroep begeleiden
4 personen
34
Rustpunt klaarmaken
2 personen
35
Water en fruit uitdelen
2 personen
36
Deelnemers bij terugkomst verwelkomen
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Dieetwensen apart serveren
41
Informele afsluiting begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Routepijlen verwijderen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Overgebleven boodschappen opbergen
49
Gevonden voorwerpen registreren
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Wandelstokkenaantal 6
Drinkrugzakkenaantal 4
Routekaartenaantal 40

Veiligheid

EHBO-tassenaantal 2
Reflectievestenaantal 8
Fluitjesaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 30
Vlaggenlijnaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweil en emmer
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8

Organisatie

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Markeerstiftenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route minimaal één keer vooraf en noteer afstand, rustpunten en lastige passages. Maak voor elke groep een routekaart en zet routepijlen alleen waar verdwalen waarschijnlijk is.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de bijeenkomst en werk de deelnemerslijst daarna nog één keer bij. Controleer vooral noodcontacten, dieetwensen en wie extra begeleiding nodig heeft.
Maak groepen van ongeveer 8 tot 12 wandelaars en wijs per groep een begeleider aan. Geef iedere begeleider een opgeladen telefoon, routekaart en duidelijke terugkomtijd.
Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Informeer deelnemers tijdig over kleding, afgelasting of een aangepaste route; wacht daar niet mee tot het vertrek.
Zet de ontvangsttafel minstens 30 minuten vóór aankomst klaar met naamkaartjes, routekaarten en drinken. Reken voor het eerste uur per persoon twee tot drie drankjes en plan koffie, thee, fruit en hapjes na terugkomst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een wandelgroep?: Reken op één begeleider per groep van ongeveer 8 tot 12 wandelaars. Bij een route met kruisingen, hoogteverschillen of deelnemers met verschillende tempo’s is een kleinere groep praktischer.
Wanneer moet je de wandelroute vooraf lopen?: Loop de route bij voorkeur 1 tot 2 weken vóór de bijeenkomst en controleer haar opnieuw binnen 48 uur voor vertrek. Zo ontdek je op tijd omleidingen, modder, afgesloten paden of ontbrekende routepijlen.
Hoe ver van tevoren verstuur je de uitnodigingen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór de wandeling. Gebruik de laatste dagen om de groepsindeling, naamkaartjes en routekaarten definitief te maken.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een wandelgroepbijeenkomst?: Voor het eerste uur na aankomst kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, plus extra water voor onderweg. Zet gekoelde dranken klaar en vul thermoskannen met koffie of thee voor de ontvangst of nazit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.