Zo organiseer je een wadlooptocht

Een wadlooptocht organiseer je vanaf het getij en de route, niet vanaf de catering. Controleer eerst of de route, starttijd en eindtijd passen bij de getijden en weersverwachting. Leg daarna gidsen, vergunningen, verzekering en vervoer vast voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste week draait alles om deelnemersgegevens, noodcontacten, materiaalcontrole en een duidelijk afgelastingsscenario. Zo weet iedereen waar hij moet zijn, wat hij meeneemt en wanneer de tocht niet doorgaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route controleren
2 personen
2
Getijden en weersverwachting controleren
2 personen
3
Wadloopgidsen vastleggen
4
Verzekering en vergunning controleren
5
Start- en eindpunt bevestigen
6
Parkeerplaatsen controleren
2 personen
7
Deelnemerslijst aanmaken
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vervoer voor deelnemers regelen
2 personen
12
Routebeschrijving versturen
13
Paklijst voor deelnemers versturen
14
Deelnemersgegevens controleren
15
Noodcontacten verzamelen
16
Weerscenario en afgelasting bepalen
3 personen
17
Catering bestellen
18
Vervoer van materialen regelen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
EHBO-set aanvullen
22
Deelnemers herinneren
23
Dranken koelen
2 personen
24
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Startlocatie controleren
2 personen
27
Rustpunt inrichten
3 personen
28
Eindlocatie inrichten
3 personen
29
Tafels en banken opstellen
3 personen
30
Routepijlen plaatsen
2 personen
31
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
32
Registratietafel opbouwen
2 personen

Event

33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Polsbandjes uitdelen
2 personen
36
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
37
Groepen indelen
2 personen
38
Wadlooptocht begeleiden
6 personen
39
Voorste groep begeleiden
2 personen
40
Achterste groep begeleiden
2 personen
41
Rustpunt bemannen
2 personen
42
Dranken uitdelen
2 personen
43
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
44
Deelnemers tellen bij rustpunt
2 personen
45
Dranken bijvullen
46
Deelnemers ontvangen bij eindpunt
3 personen
47
Warme maaltijd serveren
4 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
51
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

52
Afval verzamelen
3 personen
53
Tafels en banken afbreken
3 personen
54
Materialen naar opslag brengen
3 personen
55
Startlocatie schoonmaken
2 personen
56
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
57
Routepijlen verwijderen
2 personen
58
Servies en materiaal afwassen
2 personen
59
Koelboxen legen en schoonmaken
2 personen
60
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opslaan
63
Gevonden voorwerpen afhandelen
64
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Bankenaantal 12
Registratietafel
Partytentenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Wandelstokkenaantal 12
Waterdichte routekaartenaantal 8
Routepijlenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Fluitjesaantal 12
Waterdichte zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Thermosbekersaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Polsbandjesaantal 70
Informatiebordenaantal 6
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, getijden en weersafhankelijkheid. Leg wadloopgidsen pas vast nadat start- en eindpunt en de haalbare looptijd zijn bevestigd.
Stuur de paklijst en routebeschrijving direct met de uitnodiging mee. Vraag bij de aanmelding ook dieetwensen, telefoonnummers en een noodcontact; controleer die gegevens uiterlijk één week voor vertrek.
Regel vervoer voor zowel deelnemers als materiaal tussen start- en eindpunt. Controleer parkeerplaatsen op beide locaties en stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf één bericht met route, verzameltijd en parkeerinformatie.
Maak uiterlijk 48 uur voor vertrek een concreet weerscenario: doorgaan, inkorten of afgelasten. Spreek af wie de beslissing neemt en hoe je deelnemers telefonisch of per bericht informeert.
Plan de verzorging rond het ritme van de tocht: koel dranken, stel lunchpakketten samen en bereid koffie en thee voor. Controleer EHBO-koffers, reddingsdekens, fluitjes, telefoons en powerbanks de dag ervoor; een ontbrekende veiligheidsuitrusting regel je dan nog op tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wadlooptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om gidsen, vergunningen, verzekering, vervoer en parkeerplaatsen te regelen voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Hoe bepaal je de starttijd van een wadlooptocht?: Baseer de starttijd op de getijden, de route en de verwachte looptijd. Controleer dit minimaal 2 keer: bij het vastleggen van de datum en opnieuw 48 uur voor vertrek met de actuele weersverwachting.
Wat moet je deelnemers voor een wadlooptocht sturen?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de routebeschrijving, verzameltijd, start- en eindpunt, vervoersinformatie en paklijst. Vraag tegelijk om dieetwensen, deelnemersgegevens en een noodcontact.
Wanneer beslis je of een wadlooptocht doorgaat?: Leg uiterlijk 48 uur vooraf vast welke weersomstandigheden tot doorgaan, inkorten of afgelasten leiden. Neem bij twijfel opnieuw contact op met de gidsen en informeer alle deelnemers zo snel mogelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.