Zo organiseer je een vrouwenfietstocht

Begin niet met de uitnodiging, maar met de datum, route en locaties. Leg eerst vast waar iedereen start en finisht, hoeveel kilometer je fietst en waar deelnemers kunnen rusten. Controleer de route daarna op kruisingen, smalle paden en plekken waar begeleiding nodig is. Regel vergunningen en meldingen ruim vooraf en werk vervolgens de inschrijving, vrijwilligers en deelnemersinformatie uit. In de laatste week draait alles om weer, fietsen, routebordjes, eten en een soepel vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Fietsroute uitwerken
2 personen
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Rustpunten vastleggen
6
Vergunningen en meldingen regelen
7
Uitnodigingen opstellen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldformulier openen
10
Routebestand publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
16
Routebegeleiders instrueren
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Fietsen en materialen controleren
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Startpakketten samenstellen
3 personen

Event

23
Starttafel klaarzetten
2 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Routeborden plaatsen
4 personen
27
Rustpunt inrichten
3 personen
28
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
29
Geluid en microfoon testen
2 personen
30
Koelboxen vullen
2 personen
31
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
EHBO-materiaal klaarleggen
34
Telefoonnummers verdelen
35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Aanmeldingen afvinken
2 personen
37
Startpakketten uitdelen
2 personen
38
Fietsveiligheid controleren
2 personen
39
Welkomstbriefing geven
40
Groepen laten vertrekken
3 personen
41
Achterrijder positioneren
42
Routebegeleiding uitvoeren
6 personen
43
Rustpunt openen
3 personen
44
Dranken serveren
2 personen
45
Fruit en snacks serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fietspech ondersteunen
2 personen
48
EHBO-hulp verlenen
2 personen
49
Finishers registreren
2 personen
50
Medaille of herinnering uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Buffet opbouwen
4 personen
53
Buffet serveren
4 personen
54
Dranken bij het buffet aanvullen
2 personen
55
Servies afruimen
2 personen
56
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Routeborden ophalen
4 personen
58
Fietsenstalling leeghalen
2 personen
59
Eten en drank opruimen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen sorteren
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
68
Route controleren op achterblijvers
2 personen
69
Deelnemersbedankje versturen
70
Vermiste spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsaantal 4
Fietsrekkenaantal 10
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Tangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 45
Pionnenaantal 20
Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Multitoolsaantal 4
Fietsverlichtingaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Bidonhoudersaantal 4
Fietsslotenaantal 10

Apparatuur

Muziekspeaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Portofoonsaantal 8
Megafon

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Nitrilhandschoenenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole minimaal vier weken voor de tocht. Fiets het volledige traject zelf en noteer per risicopunt wie aanwijzingen geeft of deelnemers opvangt.
Reserveer start- en finishlocatie en rustpunten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer per plek hoeveel fietsen, tafels, stoelen en deelnemers er tegelijk passen.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf. Geef routebegeleiders een routebestand, duidelijke posten en een telefoonnummer voor pech of vertraging.
Verstuur deelnemersinformatie twee tot drie dagen voor de tocht. Zet daarin de starttijd, route, rustpunten, benodigdheden, weersafspraken en hoe deelnemers dieetwensen doorgeven.
Controleer fietsen en routebenodigdheden de dag ervoor. Leg fietspompen, reserve binnenbanden, bandenlichters, multitools, fietsverlichting, reflecterende hesjes en routebordjes klaar voordat de starttafel wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrouwenfietstocht organiseren?: Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, route, locaties en eventuele vergunningen of meldingen. Open de inschrijving zodra de route en praktische afspraken vaststaan; gebruik de laatste week voor vrijwilligersinstructies en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrouwenfietstocht?: Reken naast de organisatie op minimaal één routebegeleider per belangrijk kruispunt of splitsing en op extra hulp bij start, finish en rustpunten. Maak de definitieve indeling uiterlijk zeven dagen vooraf, zodra het aantal deelnemers bekend is.
Hoeveel rustpunten plan je tijdens een vrouwenfietstocht?: Plan bij een tocht van ongeveer 30 tot 40 kilometer meestal één rustpunt halverwege en een tweede bij de finish. Zorg dat het eerste rustpunt na circa 15 tot 20 kilometer ligt en regel vooraf water, bekers en een plek voor fietsen.
Wat moet ik de deelnemers voor een vrouwenfietstocht sturen?: Stuur twee tot drie dagen vooraf de starttijd, startlocatie, route, verwachte duur, rustpunten en contactgegevens van de organisatie. Vermeld ook wat deelnemers zelf meenemen en vraag dieetwensen uiterlijk 48 uur voor de tocht op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.