Zo organiseer je een vrouwenbijeenkomst

Begin niet met boodschappen doen, maar met het doel, de doelgroep en het programma van je vrouwenbijeenkomst. Reserveer daarna de locatie en bevestig sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt. Open de aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum en vraag direct naar dieetwensen. In de laatste week werk je de deelnemerslijst, naamkaartjes en catering bij; op de dag zelf controleer je eerst de ruimtes en techniek voordat de ontvangsttafel en het buffet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vaststellen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering versturen
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Programma afdrukken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dieetmaaltijden inkopen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimtes controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen klaarzetten
4 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Buffet klaarzetten
3 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Programma openen
28
Programmaonderdelen begeleiden
3 personen
29
Koffie en thee serveren
3 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Avondmaaltijd serveren
4 personen
34
Afscheid begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Eten en drinken opruimen
3 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Decoratie verwijderen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60
Kaartstandaardsaantal 8

Materialen

Programmafoldersaantal 60
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 60
Bijbelsaantal 30
Gebedsboekjesaantal 30
Gesprekskaartenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de volgorde rond het programma: bevestig sprekers en onderdelen voordat je uitnodigingen maakt. Zo voorkom je dat je later tijden, locaties of programmainformatie moet corrigeren.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit die inventarisatie uiterlijk 5 dagen voor de bijeenkomst. Koop daarna de dieetmaaltijden apart in en label ze bij het buffet.
Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met begintijd, route, programma en eventuele parkeerinformatie. Zet de deelnemerslijst en naamkaartjes pas daarna definitief klaar.
Reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw. Controleer eerst stoelen, tafels en ruimtes; test daarna de draagbare speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen.
Zet koffie, thee en water vóór de ontvangst klaar en houd dranken gekoeld tot het laatste moment. Richt de ontvangsttafel in met naamkaartjes en programmafolders, zodat de start niet ophoudt bij het binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrouwenbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie te reserveren, sprekers te bevestigen, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen te verwerken.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een vrouwenbijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst. Geef een aanmeldtermijn van minimaal 10 dagen, zodat je de deelnemerslijst en dieetwensen nog kunt verwerken.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een vrouwenbijeenkomst?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw bij het sluiten van de inschrijving. Leg de definitieve lijst uiterlijk 5 dagen vooraf bij de inkopen voor de catering.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vrouwenbijeenkomst?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd. Daarin zet je tafels en stoelen klaar, richt je het buffet en de ontvangsttafel in, hang je versiering op en test je de techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.