Organiser une rencontre de femmes, étape par étape
Une rencontre de femmes se prépare d’abord par un cadre clair : un lieu adapté, un programme réaliste et des intervenantes confirmées. Ensuite, les inscriptions permettent d’anticiper les régimes alimentaires, les badges et la disposition de la salle. Le jour J, l’accueil, le buffet et la technique doivent être prêts avant l’arrivée des participantes. Ce plan vous aide à suivre le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Définir le programme
2 personnes
- 3
Confirmer les intervenants
- 4
Rédiger les invitations
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir les inscriptions
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer un rappel
- 10
Imprimer la liste des participants
- 11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 12
Imprimer le programme
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Acheter les repas adaptés aux régimes
- 15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 16
Préparer les en-cas
3 personnes
- 17
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 18
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 19
Vérifier les espaces
2 personnes
- 20
Installer les tables
4 personnes
- 21
Installer les chaises
4 personnes
- 22
Suspendre la décoration
2 personnes
- 23
Tester la technique
2 personnes
- 24
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
- 26
Accueillir les participants
3 personnes
- 27
Ouvrir le programme
- 28
Animer les différents temps du programme
3 personnes
- 29
Servir le café et le thé
3 personnes
- 30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 33
Servir le dîner
4 personnes
- 34
Accompagner les adieux
2 personnes
Suivi
- 35
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 36
Faire la vaisselle
3 personnes
- 37
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 38
Retirer la décoration
2 personnes
- 39
Rassembler les déchets
2 personnes
- 40
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 41
Rapporter le matériel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Table de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à pâtisserieqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 60
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Glacièresqté 3
Équipement
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-cartesqté 8
Matériel
- Brochures du programmeqté 60
- Stylosqté 20
- Blocs-notesqté 60
- Biblesqté 30
- Livrets de prièreqté 30
- Cartes de discussionqté 60
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu avant de finaliser les invitations : vérifiez la capacité, les tables, les chaises, les portemanteaux et les espaces nécessaires au programme.
- Fixez le programme avant l’ouverture des inscriptions et confirmez les intervenantes au moins 2 à 3 semaines à l’avance, afin d’imprimer un programme fiable.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis prévoyez des repas séparés et clairement identifiés plutôt que de chercher des solutions le jour même.
- Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la rencontre avec l’horaire, l’adresse et les informations pratiques. Imprimez ensuite la liste des participantes et préparez les badges avant l’ouverture du lieu.
- Arrivez au moins 90 minutes avant le début : testez le micro et l’enceinte, installez l’accueil, mettez les boissons au frais et préparez le café, le thé et les en-cas.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une rencontre de femmes ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez les inscriptions ouvertes au moins 10 jours pour connaître les besoins alimentaires et ajuster les repas.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez 90 minutes à 2 heures avant l’arrivée des participantes. Ce délai couvre les tables, les chaises, le buffet, la table d’accueil, la décoration et le test de la technique.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des participantes ?
- Préparez la liste imprimée, un badge nominatif pour chaque participante, un panneau d’accueil et les brochures du programme. Installez la table d’accueil au moins 30 minutes avant le début.
- Quand préparer les boissons et le buffet ?
- Mettez les boissons au frais quelques heures avant, puis installez le buffet 30 à 45 minutes avant l’arrivée. Préparez le café et le thé juste avant l’ouverture pour les servir chauds.
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