Zo organiseer je een vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige bevestiging van deelnemers. Begin met locatie, datum, vergunningen en begroting; open daarna de aanmeldingen met een formulier dat alle benodigde gegevens verzamelt. Zodra de deelnemers bekend zijn, deel je stands, diensten en voorzieningen in. Plan de plattegrond, leveringen en ontvangst ruim vóór de markt, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te coördineren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Begroting opstellen
2 personen
6
Deelnemersformulier maken
7
Aanmeldingen openen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sociale berichten plaatsen
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Wervingspartners benaderen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Standhouders indelen
2 personen
17
Standhouders bevestigen
2 personen
18
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
19
Programma opstellen
2 personen
20
Plattegrond maken
21
Leveringen reserveren
22
Tafels en stoelen reserveren
23
Afvalinzameling regelen
24
Drukwerk bestellen
25
Naambadges voorbereiden
2 personen
26
Informatiepakketten maken
3 personen
27
Standschema afdrukken
28
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
29
Boodschappenlijst controleren
2 personen
30
Voorraad controleren
2 personen
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Dranken koelen
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Informatietafel voorbereiden
2 personen

Event

35
Locatie openen
2 personen
36
Leveringen aannemen
2 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
38
Partytenten opzetten
4 personen
39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
41
Standmateriaal uitladen
4 personen
42
Stands aankleden
8 personen
43
Naambadges klaarleggen
2 personen
44
Informatietafel inrichten
2 personen
45
Cateringtafel inrichten
3 personen
46
Koffie en thee zetten
2 personen
47
Hapjes uitstallen
3 personen
48
Geluid testen
2 personen
49
Verlichting testen
2 personen
50
Veiligheidsroute controleren
2 personen
51
Vrijwilligers instrueren
2 personen
52
Bezoekersregistratie bemannen
2 personen
53
Bezoekers verwelkomen
3 personen
54
Informatie verstrekken
2 personen
55
Standhouders ondersteunen
3 personen
56
Programma aankondigen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Hapjes serveren
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten controleren
62
Fotomomenten begeleiden
63
Pauzes voor vrijwilligers regelen
2 personen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
66
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

67
Standmateriaal verzamelen
5 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval sorteren
3 personen
72
Locatie schoonmaken
5 personen
73
Koelboxen legen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
75
Apparatuur inpakken
3 personen
76
Locatie afsluiten
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
79
Standhouders bedanken
80
Vrijwilligers bedanken
2 personen
81
Foto's delen
82
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Transportkarrenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Thermosflessenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Schortenaantal 8
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Presentatiescherm
Projector
Mobiele telefoonaantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 24
Plantenaantal 12
Fotowandenaantal 2
Pijlbordenaantal 16
Programmapostersaantal 20
Standschildenaantal 30
Klembordenaantal 30
Naambadgehoudersaantal 150
Naambadgekoordjesaantal 150
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Stofferaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Rubberen handschoenenaantal 12
Desinfectiemiddelaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Sportmateriaal

Stroomhaspelsaantal 4
Paraplu'saantal 8

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat locatie, datum en tijden vaststaan. Vraag in het deelnemersformulier direct om contactgegevens, organisatie-informatie, dieetwensen en gewenste standvoorzieningen.
Maak de standindeling zodra de eerste deelnemers definitief zijn en bevestig iedere standhouder uiterlijk 2 weken vooraf. Zo kun je lege plekken, dubbele thema’s en speciale wensen nog opvangen.
Plan vrijwilligersdiensten in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per dienst één aanspreekpunt aan. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten vóór opening voor de briefing en ontvangst van standhouders.
Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers, maar ook voor opbouw en bevoorrading. Zet tafels, stoelen, partytenten, afzetpalen en transportkarren per zone klaar en controleer de looproutes vóór de markt.
Regel koffie, water en afvalinzameling vóór je het programma afrondt. Koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers en afvalpunten worden vaak pas op de laatste dagen bedacht, wanneer levering en stroomaansluitingen lastiger te regelen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en begroting. Open de aanmeldingen ongeveer 8 tot 10 weken voor de markt en bevestig standhouders uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per praktische zone en 1 aanspreekpunt per dienst. Voor een markt met 20 standhouders betekent dat meestal 6 tot 10 mensen per dienst, afhankelijk van opbouw, catering en publieksdrukte.
Wat moet er op een deelnemersformulier voor een vrijwilligersmarkt staan?: Vraag minimaal naam, organisatie, contactgegevens, korte omschrijving van het vrijwilligerswerk, gewenste standruimte en praktische benodigdheden. Laat het formulier uiterlijk 6 weken voor de markt sluiten, zodat je nog tijd hebt voor indeling en bevestiging.
Hoe maak je een goede plattegrond voor een vrijwilligersmarkt?: Begin met entree, uitgang, publieksroutes en eventuele nooduitgangen en verdeel daarna de standhouders over duidelijke zones. Maak de plattegrond uiterlijk 3 weken vooraf en controleer op locatie of tafels, stoelen, tenten en transportkarren de doorgangen niet blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.