Organiser un marché des bénévoles, étape par étape
Un marché des bénévoles repose sur une organisation précise : réserver le lieu, fixer les horaires, ouvrir les inscriptions et répartir les stands avant de communiquer largement. Commence par vérifier les autorisations et l’assurance, puis construis un calendrier avec les échéances des exposants, des bénévoles et des fournisseurs. Les derniers jours servent surtout à contrôler les données, confirmer les livraisons et préparer le plan d’installation. Ce déroulé t’aide à éviter les oublis qui bloquent souvent le montage ou l’accueil du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Établir le budget
2 personnes
- 6
Créer le formulaire des participants
- 7
Ouvrir les inscriptions
- 8
Rédiger les invitations
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 11
Distribuer les affiches
3 personnes
- 12
Contacter des partenaires de recrutement
2 personnes
- 13
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 14
Vérifier les données des participants
2 personnes
- 15
Recueillir les besoins alimentaires
- 16
Répartir les exposants
2 personnes
- 17
Confirmer les exposants
2 personnes
- 18
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
- 19
Élaborer le programme
2 personnes
- 20
Créer le plan
- 21
Réserver les livraisons
- 22
Réserver des tables et des chaises
- 23
Organiser l’enlèvement des déchets
- 24
Commander les imprimés
- 25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 26
Préparer les dossiers d'information
3 personnes
- 27
Imprimer le plan des stands
- 28
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
- 29
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 30
Vérifier les stocks
2 personnes
- 31
Faire les courses
3 personnes
- 32
Refroidir les boissons
2 personnes
- 33
Préparer les en-cas
4 personnes
- 34
Préparer le stand d'information
2 personnes
Événement
- 35
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 36
Recevoir les livraisons
2 personnes
- 37
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 38
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 39
Accueillir les exposants
3 personnes
- 40
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
- 41
Décharger le matériel de stand
4 personnes
- 42
Décorer les stands
8 personnes
- 43
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 44
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 45
Installer la table traiteur
3 personnes
- 46
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 47
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 48
Tester le son
2 personnes
- 49
Tester l’éclairage
2 personnes
- 50
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
- 51
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 52
Tenir l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
- 53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 54
Fournir les informations
2 personnes
- 55
Soutenir les exposants
3 personnes
- 56
Annoncer le programme
- 57
Servir le café et le thé
2 personnes
- 58
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 60
Vider les poubelles
2 personnes
- 61
Vérifier les toilettes
- 62
Encadrer les séances photo
- 63
Organiser les pauses des bénévoles
2 personnes
- 64
Annoncer le dernier tour
- 65
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 66
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Suivi
- 67
Rassembler le matériel de stand
5 personnes
- 68
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
- 69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 70
Faire la vaisselle
3 personnes
- 71
Trier les déchets
3 personnes
- 72
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 73
Vider les glacières
2 personnes
- 74
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 75
Emballer le matériel
3 personnes
- 76
Fermer le lieu
2 personnes
- 77
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 78
Stocker les objets restants
2 personnes
- 79
Remercier les exposants
- 80
Remercier les bénévoles
2 personnes
- 81
Partager les photos
- 82
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 24
- Chaisesqté 120
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de bièreqté 6
- Tables hautesqté 8
- Portants à vêtementsqté 4
- Poteaux de balisageqté 12
- Chariots de transportqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 120
- Plateauxqté 120
- Assiettesqté 180
- Fourchettes à gâteauqté 180
- Cuillères à caféqté 120
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 18
- Pinces de serviceqté 12
Catering
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Bouteilles isothermesqté 6
- Planches à découperqté 6
- Couteaux à painqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Verres doseursqté 4
- Tabliersqté 8
- Courses
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Ordinateur portable
- Écran de présentation
- Projecteur
- Téléphone mobileqté 2
- Stations de rechargeqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Pilesqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 150
- Nappesqté 30
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Marqueurs craieqté 24
- Plantesqté 12
- Murs photoqté 2
- Panneaux indicateursqté 16
- Affiches du programmeqté 20
- Panneaux de standqté 30
- Presse-papiersqté 30
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Lanières de badgesqté 150
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 50
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plaques de refroidissementqté 8
- Papier aluminiumqté 4
- Boîtes de conservationqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balaiqté 4
- Pelle et balayetteqté 4
- Balayetteqté 4
- Chiffons microfibresqté 24
- Gants en caoutchoucqté 12
- Désinfectantqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettes en papierqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
Matériel de sport
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Parapluiesqté 8
Conseils
- Réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie en même temps les autorisations nécessaires, l’assurance, les horaires d’accès et la possibilité de recevoir les livraisons le jour du marché.
- Prépare le formulaire d’inscription avec les informations dont tu auras réellement besoin : coordonnées, type de stand, besoins en table ou en chaise et éventuelles restrictions alimentaires. Contrôle chaque fiche avant de répartir les exposants.
- Ne publie pas seulement une invitation : prévois plusieurs canaux et un délai de relance. Les affiches, les partenaires de recrutement et les publications sociales doivent renvoyer vers le même formulaire et la même date de clôture.
- Établis le plan des stands avant de confirmer définitivement les exposants. Prévois les allées, les tables, les portants à vêtements, les tentes et un accès clair pour les chariots de transport et les livraisons.
- Traite le matériel de restauration comme un chantier séparé. Compte les tasses, assiettes, couverts, gobelets réutilisables, machines à café, bouilloires, thermos et glacières, puis prépare les badges et le planning des services au plus tard la veille.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché des bénévoles ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, vérifier les autorisations et préparer le budget, avant d’ouvrir les inscriptions.
- Comment répartir les stands d’un marché des bénévoles ?
- Répartis les exposants après avoir contrôlé les inscriptions et leurs besoins matériels. Garde une largeur d’allée régulière et finalise le plan au moins 7 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer chaque emplacement.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché ?
- Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour le suivi des exposants et une pour la logistique pendant chaque créneau. Ajoute des renforts aux moments de montage, de livraison et de démontage, puis établis les services par tranches de 2 à 3 heures.
- Que préparer la veille d’un marché des bénévoles ?
- La veille, vérifie les badges, le plan, les listes d’inscrits, les horaires de service et les coordonnées des fournisseurs. Regroupe aussi les imprimés, le matériel de restauration et les équipements audio afin que l’installation ne dépende pas d’une recherche de dernière minute.
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