Einen Freiwilligenmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Freiwilligenmarkt müssen Organisationen, Helfende, Besucher und Logistik gleichzeitig zusammenpassen. Beginne deshalb nicht mit der Werbung, sondern sichere zuerst Ort, Termin, Genehmigungen und Budget. Danach folgen Anmeldung, Ausstellerplanung und ein klarer Lageplan. Plane außerdem früh, wer Lieferungen annimmt, Kaffee ausschenkt, Stände betreut und am Veranstaltungstag aufräumt. So erkennst du Engpässe, bevor die ersten Organisationen eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Budget erstellen
2 Personen
6
Teilnehmerformular erstellen
7
Anmeldungen öffnen
8
Einladungen erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Social-Media-Posts veröffentlichen
11
Poster verteilen
3 Personen
12
Rekrutierungspartner kontaktieren
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Aussteller einteilen
2 Personen
17
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
18
Freiwilligeneinsätze einteilen
2 Personen
19
Programm erstellen
2 Personen
20
Lageplan erstellen
21
Lieferungen reservieren
22
Tische und Stühle reservieren
23
Müllentsorgung organisieren
24
Drucksachen bestellen
25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
26
Informationspakete zusammenstellen
3 Personen
27
Standplan drucken
28
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
29
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
30
Bestand prüfen
2 Personen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Getränke kühlen
2 Personen
33
Snacks vorbereiten
4 Personen
34
Informationstisch vorbereiten
2 Personen

Event

35
Location öffnen
2 Personen
36
Lieferungen annehmen
2 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
38
Partyzelte aufbauen
4 Personen
39
Aussteller empfangen
3 Personen
40
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
41
Standmaterial ausladen
4 Personen
42
Stände dekorieren
8 Personen
43
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
44
Infotisch einrichten
2 Personen
45
Cateringtisch einrichten
3 Personen
46
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
47
Snacks auslegen
3 Personen
48
Ton testen
2 Personen
49
Beleuchtung testen
2 Personen
50
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen
51
Freiwillige einweisen
2 Personen
52
Besucherregistrierung besetzen
2 Personen
53
Besucher begrüßen
3 Personen
54
Informationen bereitstellen
2 Personen
55
Standbetreiber unterstützen
3 Personen
56
Programm ankündigen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Snacks servieren
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten kontrollieren
62
Fotomomente begleiten
63
Pausen für Freiwillige organisieren
2 Personen
64
Letzte Runde ankündigen
65
Besucher verabschieden
3 Personen
66
Standbetreiber auschecken
3 Personen

Nachbereitung

67
Standmaterial sammeln
5 Personen
68
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall trennen
3 Personen
72
Location reinigen
5 Personen
73
Kühlboxen leeren
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
2 Personen
75
Geräte einpacken
3 Personen
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
79
Aussteller bedanken
80
Freiwilligen danken
2 Personen
81
Fotos teilen
82
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 24
StühleAnz. 120
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
TransportwagenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
TellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
SchürzenAnz. 8
Einkäufe

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
Präsentationsbildschirm
Projektor
MobiltelefonAnz. 2
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 24
PflanzenAnz. 12
FotowändeAnz. 2
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 20
StandschilderAnz. 30
KlemmbretterAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 150
Lanyards für NamensschilderAnz. 150
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 50

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlplattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
KehrschaufelAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 24
GummihandschuheAnz. 12
DesinfektionsmittelAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Sportmaterial

KabeltrommelnAnz. 4
RegenschirmeAnz. 8

Tipps

Lege Ort und Zeiten mindestens 10 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe direkt danach Genehmigungen und Versicherung, besonders wenn Partyzelte, Lautsprecher oder Außenflächen vorgesehen sind.
Öffne die Anmeldung erst, wenn du Teilnehmerformular, Datenschutz, Standgröße und Frist festgelegt hast. Setze die Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor dem Markt, damit noch Zeit für Rückfragen und die Einteilung bleibt.
Bestätige Standbetreiber spätestens 2 Wochen vor dem Termin schriftlich. Frage dabei nicht nur die Teilnahme ab, sondern auch Ernährungswünsche, benötigte Tische und Stühle sowie besondere Anforderungen an Strom oder Zugang.
Erstelle den Lageplan, sobald die Aussteller eingeteilt sind, und verschicke ihn 7 Tage vorher. Markiere Eingänge, Stände, Sitzplätze, Catering, Toiletten, Abfallstellen und Wege für Transportwagen.
Plane die Helfereinsätze in Schichten von 2 bis 3 Stunden und benenne pro Schicht eine verantwortliche Person. Namensschilder, Mikrofone und Lautsprecher sollten spätestens am Vortag bereitliegen; Kaffee, Wasser und Mehrwegbecher gehören in einen eigenen Aufbauplan.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Freiwilligenmarkt organisieren?: Starte idealerweise 10 bis 12 Wochen vor dem Termin. Ort, Datum, Genehmigungen und Versicherung brauchen Vorrang; für Anmeldungen und Ausstellerplanung bleiben anschließend mindestens 6 Wochen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Freiwilligenmarkt öffnen?: Öffne die Anmeldung etwa 8 Wochen vorher und schließe sie ungefähr 4 Wochen vor dem Markt. So hast du rund 2 Wochen für die Prüfung der Teilnehmerdaten und die Einteilung der Stände.
Wie viele Helfer braucht ein Freiwilligenmarkt?: Rechne pro Schicht mindestens mit einer Person für Empfang und Anmeldung, einer für die Standbetreuung, einer für Catering und einer für Technik oder Wege. Bei mehr als 20 Ausstellern solltest du zusätzlich eine Koordination einplanen.
Was muss am Tag vor dem Freiwilligenmarkt fertig sein?: Am Vortag sollten Lageplan, Namensschilder, Schichtplan und Drucksachen fertig sein. Stelle außerdem Tische, Stühle, Zelte, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Lautsprecher bereit oder kläre verbindlich, wann sie angeliefert werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.