Zo organiseer je een vrijwilligerskamp zonder gaten in de planning

Begin met de deelnemers en de locatie, niet met het programma. Verzamel direct dieetwensen, noodcontacten en informatie over vervoer, zodat je later geen gegevens hoeft na te jagen. Reserveer het kampeerterrein en sanitaire voorzieningen ruim voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna naar een vaste opbouw toe: aanmelden, indelen, inkopen, materialen vervoeren en op locatie opbouwen. Zo weet je vóór aankomst wie waar slaapt, wat er gegeten wordt en welke spullen nog ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
2 personen
6
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
7
Kampeerterrein reserveren
8
Sanitaire voorzieningen reserveren
9
Vervoer van materialen regelen
2 personen
10
Kampeerindeling maken
2 personen
11
Programma en activiteiten voorbereiden
3 personen
12
Spelmateriaal controleren
2 personen
13
Tentmateriaal controleren
3 personen
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Eten gekoeld opslaan
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
4 personen
18
Terrein en toegang controleren
2 personen
19
Tenten opzetten
6 personen
20
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Keuken en uitgiftepunt inrichten
3 personen
23
Verlichting ophangen
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Huisregels en programma toelichten
2 personen
27
Kennismakingsactiviteit begeleiden
3 personen
28
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
29
Avondmaaltijd serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
32
Avondronde uitvoeren
2 personen
33
Ontbijt voorbereiden
4 personen
34
Ontbijt serveren
3 personen
35
Dagactiviteit begeleiden
5 personen
36
Lunch bereiden en serveren
4 personen
37
Vrijwilligerswerk begeleiden
5 personen
38
Diner bereiden en serveren
5 personen
39
Kampvuuravond begeleiden
4 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ontbijt en lunch klaarmaken
4 personen
43
Vertrek en materialen controleren
3 personen

Nazorg

44
Tenten afbreken
6 personen
45
Terrein schoon opleveren
5 personen
46
Keuken schoonmaken
3 personen
47
Materialen laden
4 personen
48
Materialen terugbrengen
3 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven eten verwerken
2 personen
51
Declaraties en bonnetjes verzamelen
52
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 12
Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknickbankenaantal 4

Kamperen

Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30
Zaklampenaantal 15
Afzetlintaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Touwtrektouwenaantal 2
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 10

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin de vertrektijd, route, slaapindeling, wat deelnemers zelf meenemen en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Maak de kampeerindeling voordat je naar het terrein vertrekt. Houd rekening met tentcapaciteit, loopruimte en een aparte plek voor materialen, zodat je niet bij aankomst opnieuw hoeft te schuiven.
Plan gekoelde boodschappen als laatste onderdeel van het boodschappenmoment. Gebruik koelboxen en controleer vóór vertrek of er genoeg koelelementen en ruimte zijn voor het volledige menu.
Test tentmateriaal, gasbranders, verlengkabels en verlichting minimaal één dag vooraf. Een ontbrekende stekkerdoos of defecte lamp valt op locatie vaak pas op als het donker wordt.
Reserveer opbouwtijd vóór de deelnemers arriveren. Reken voor tenten, slaapplaatsen, tafels, stoelen, keuken en verlichting minstens twee uur met een team van vier personen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een vrijwilligerskamp?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste twee weken het kampeerterrein, de sanitaire voorzieningen en het vervoer; daarna kun je deelnemers uitnodigen en aanmeldingen verwerken.
Wanneer moet je dieetwensen en noodcontacten verzamelen?: Vraag beide gegevens op bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 14 dagen voor vertrek. Controleer de lijst daarna nog één keer voordat je boodschappen doet en deelnemersinformatie verstuurt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vrijwilligerskamp op te bouwen?: Plan minimaal twee uur opbouwtijd met vier mensen. Zet eerst de tenten en slaapplaatsen neer, richt daarna de keuken en uitgifte in en hang verlichting pas op nadat de looproutes duidelijk zijn.
Hoe maak je een goede kampeerindeling voor een vrijwilligerskamp?: Maak de indeling minstens één week vooraf op basis van het aantal deelnemers en de tentcapaciteit. Houd sanitaire voorzieningen, keuken en activiteiten bereikbaar en laat tussen tenten voldoende doorgang voor mensen en materiaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.