Ein Freiwilligencamp Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Freiwilligencamp müssen Anmeldung, Übernachtung, Verpflegung und Aktivitäten ineinandergreifen. Starte deshalb mit Teilnehmerliste, Campingplatz und Sanitäranlagen, bevor du Material oder Lebensmittel planst. Danach folgen Informationen für die Teilnehmenden, Zeltaufteilung, Transport und Aufbau vor Ort. Besonders häufig fehlen Notfallkontakte, gekühlte Lagerung oder eine klare Anwesenheitserfassung am Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
6
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
7
Campingplatz reservieren
8
Sanitäre Anlagen reservieren
9
Transport der Materialien organisieren
2 Personen
10
Campingaufteilung erstellen
2 Personen
11
Programm und Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
12
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
13
Zeltmaterial prüfen
3 Personen
14
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
17
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
18
Gelände und Zugang kontrollieren
2 Personen
19
Zelte aufbauen
6 Personen
20
Schlafplätze einrichten
4 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Küche und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
23
Beleuchtung aufhängen
2 Personen

Event

24
Teilnehmende empfangen
3 Personen
25
Anwesenheit erfassen
2 Personen
26
Hausregeln und Programm erläutern
2 Personen
27
Kennenlernaktivität begleiten
3 Personen
28
Abendessen zubereiten
4 Personen
29
Abendessen servieren
3 Personen
30
Getränke nachfüllen
2 Personen
31
Abendprogramm betreuen
4 Personen
32
Abendrunde durchführen
2 Personen
33
Frühstück vorbereiten
4 Personen
34
Frühstück servieren
3 Personen
35
Tagesaktivität begleiten
5 Personen
36
Mittagessen zubereiten und servieren
4 Personen
37
Freiwilligenarbeit begleiten
5 Personen
38
Abendessen zubereiten und servieren
5 Personen
39
Lagerfeuerabend begleiten
4 Personen
40
Geschirr abwaschen
3 Personen
41
Abfall sammeln
2 Personen
42
Frühstück und Mittagessen vorbereiten
4 Personen
43
Abgang und Materialien kontrollieren
3 Personen

Nachbereitung

44
Zelte abbauen
6 Personen
45
Gelände sauber übergeben
5 Personen
46
Küche reinigen
3 Personen
47
Materialien verladen
4 Personen
48
Materialien zurückbringen
3 Personen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
50
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
51
Abrechnungen und Belege sammeln
52
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CampingzelteAnz. 12
PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
PicknickbänkeAnz. 4

Campen

SchlafmattenAnz. 30
SchlafsäckeAnz. 30
KissenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 15
AbsperrbandAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
BestecksetsAnz. 40
ServierlöffelAnz. 6

Küche

GasbrennerAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
FrisbeesAnz. 4
TauziehseileAnz. 2
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 10

Dekoration

Willkommensschild
NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Teilnehmerliste und Anmeldefrist mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Camp an. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Notfallkontakte getrennt, damit sie beim Empfang schnell verfügbar sind.
Reserviere Campingplatz und sanitäre Anlagen, sobald der Zeitraum feststeht, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe außerdem, ob die geplante Teilnehmerzahl, Zeltaufteilung und Zugangsregelung dort zulässig sind.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Nenne Anreise, Treffpunkt, Schlafaufteilung und benötigte persönliche Ausrüstung; Änderungen am Programm sollten gesammelt in einer Nachricht stehen.
Kontrolliere Zelte, Schlafmatten, Schlafsäcke, Beleuchtung und Spielmaterial mindestens 3 Tage vor dem Transport. So bleibt Zeit, fehlende oder beschädigte Teile zu ersetzen, bevor das Material am Gelände ankommt.
Plane den Aufbau mit festen Aufgaben für mindestens 2 bis 3 Personen: Zelte und Schlafplätze zuerst, danach Tische, Stühle, Küche, Ausgabestelle und Beleuchtung. Lege Absperrband, Taschenlampen und eine Anwesenheitsliste direkt am Zugang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligencamp organisieren?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Campingplatz, Sanitäranlagen und der groben Teilnehmerplanung. Die Teilnehmerinformationen und die endgültige Zeltaufteilung sollten spätestens 7 Tage vor Beginn feststehen.
Was muss man bei einem Freiwilligencamp für die Übernachtung einplanen?: Plane pro Person einen Schlafplatz mit Schlafmatte, Schlafsack und Kissen sowie passende Zelte ein. Kontrolliere Zeltmaterial und Beleuchtung mindestens 3 Tage vor dem Aufbau und teile die Schlafplätze vor der Anreise zu.
Wann sollte man Lebensmittel für ein Freiwilligencamp einkaufen?: Erstelle die Einkaufsliste nach bestätigten Anmeldungen und Ernährungswünschen. Kaufe haltbare Lebensmittel möglichst 1 bis 2 Tage vorher und bringe Kühlware erst am Veranstaltungstag in Kühlboxen zum Gelände.
Wie organisiert man die Ankunft beim Freiwilligencamp?: Richte den Empfang direkt am Zugang ein und erfasse jede ankommende Person auf der Anwesenheitsliste. Plane dafür mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Start und halte Teilnehmerinformationen sowie Notfallkontakte griffbereit.

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