Organiser un camp de bénévoles, étape par étape
Un camp de bénévoles se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par recenser les participants, leurs besoins alimentaires et leurs contacts d’urgence avant de réserver le camping, les sanitaires et le transport du matériel. Ensuite, prévoyez les couchages, la cuisine, l’éclairage et les activités en fonction de l’effectif réel. Les oublis arrivent surtout lorsque les inscriptions, l’accès au site et la chaîne du froid sont traités trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des participants
2 personnes
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
- 6
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
- 7
Réserver le terrain de camping
- 8
Réserver les sanitaires
- 9
Organiser le transport du matériel
2 personnes
- 10
Établir le plan du camping
2 personnes
- 11
Préparer le programme et les activités
3 personnes
- 12
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
- 13
Vérifier le matériel de tente
3 personnes
- 14
Établir la liste de courses
2 personnes
- 15
Faire les courses
3 personnes
- 16
Conserver les aliments au frais
2 personnes
- 17
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 18
Contrôler le site et l'accès
2 personnes
- 19
Monter les tentes
6 personnes
- 20
Aménager les couchages
4 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Aménager la cuisine et le point de distribution
3 personnes
- 23
Installer l'éclairage
2 personnes
Événement
- 24
Accueillir les participants
3 personnes
- 25
Enregistrer la présence
2 personnes
- 26
Présenter le règlement intérieur et le programme
2 personnes
- 27
Animer l’activité de знакомства
3 personnes
- 28
Préparer le repas du soir
4 personnes
- 29
Servir le dîner
3 personnes
- 30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 31
Animer l’activité du soir
4 personnes
- 32
Effectuer la ronde du soir
2 personnes
- 33
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
- 34
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
- 35
Encadrer l'activité de la journée
5 personnes
- 36
Préparer et servir le déjeuner
4 personnes
- 37
Encadrer le bénévolat
5 personnes
- 38
Préparer et servir le dîner
5 personnes
- 39
Animer la soirée feu de camp
4 personnes
- 40
Faire la vaisselle
3 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
- 43
Vérifier le départ et le matériel
3 personnes
Suivi
- 44
Démonter les tentes
6 personnes
- 45
Rendre le terrain propre
5 personnes
- 46
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 47
Charger le matériel
4 personnes
- 48
Rapporter le matériel
3 personnes
- 49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 50
Traiter les restes
2 personnes
- 51
Rassembler les notes de frais et les reçus
- 52
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de campingqté 12
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Bancs de pique-niqueqté 4
Camping
- Matelas de couchageqté 30
- Sacs de couchageqté 30
- Coussinsqté 30
- Lampes de pocheqté 15
- Ruban de balisageqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Brûleurs à gazqté 4
- Grandes marmitesqté 4
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Saladiersqté 4
- Thermosqté 4
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 3
- Frisbeesqté 4
- Cordes de tir à la cordeqté 2
- Cônesqté 20
- Cordes à sauterqté 10
Décoration
- Panneau d’accueil
- Badges nominatifsqté 40
- Stylosqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 4
- Brosses à vaisselleqté 4
- Balais à mainqté 3
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le camp. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et le nombre de couchages.
- Réservez le terrain et les sanitaires avant d’envoyer les informations finales. Transmettez ensuite l’adresse, les horaires, le plan du camping et les consignes de transport dans un seul message.
- Préparez le transport du matériel avec un inventaire par zone : tentes et couchages, cuisine, éclairage, vaisselle et jeux. Contrôlez chaque catégorie au chargement, puis une seconde fois à l’arrivée.
- Installez d’abord les tentes, les couchages et la cuisine avant les activités. Gardez les aliments dans des glacières jusqu’à ce que le point de distribution soit prêt et facilement accessible.
- Prévoyez l’accueil avant l’arrivée du premier bénévole : une table d’enregistrement, l’éclairage, le balisage de l’accès et les informations utiles doivent être en place au moins 30 minutes à l’avance.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un camp de bénévoles ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les inscriptions et les réservations doivent être lancées en premier, puis gardez les 7 derniers jours pour confirmer l’effectif, les repas et le transport du matériel.
- Quand demander les besoins alimentaires des bénévoles ?
- Demandez-les au moment de l’inscription, avec une date limite fixée environ 10 jours avant le camp. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant de faire les courses.
- Que faut-il installer en premier sur le camping ?
- Commencez par contrôler l’accès et l’état du site, puis montez les tentes et aménagez les couchages. Installez ensuite la cuisine, le point de distribution, les tables, les chaises et l’éclairage.
- Comment éviter de manquer de matériel pendant un camp de bénévoles ?
- Faites l’inventaire au moins 3 jours avant le départ et regroupez le matériel par usage. Vérifiez notamment les tentes, matelas, sacs de couchage, glacières, vaisselle, rallonges et lampes avant le chargement.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !