Zo organiseer je een Vriendjesdag zonder last-minute stress

Begin een Vriendjesdag niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en een duidelijk programma. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen; pas dan kun je hoeveelheden, spelmateriaal en indeling vastleggen. Plan de opbouw in zones: aanmelden, eten en drinken, spellen en rust. Op de dag zelf werkt een korte briefing beter dan losse aanwijzingen, vooral voor de barbecue, geluidsinstallatie en begeleiding van de spellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein reserveren
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Spelprogramma uitwerken
3 personen
9
Spelmaterialen controleren
2 personen
10
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
13
Vlees en vegetarisch eten scheiden
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Barbecue voorbereiden
2 personen
16
Terrein controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Spelzones uitzetten
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Buffet en bar inrichten
3 personen
23
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
24
Aanmeldtafel klaarzetten
25
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Programma en huisregels uitleggen
2 personen
28
Spelrondes begeleiden
6 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Barbecue aansteken
2 personen
32
Barbecue serveren
4 personen
33
Dessert en marshmallows serveren
3 personen
34
Avondspel begeleiden
5 personen
35
Muziek en verlichting bedienen
36
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

37
Afval verzamelen
4 personen
38
Barbecue veilig doven
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Partytenten afbreken
4 personen
41
Servies en bestek afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Spelmateriaal sorteren
2 personen
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Gevonden voorwerpen verzamelen
46
Overgebleven eten koelen
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Bar
Aanmeldtafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Aluminium barbecuebakkenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 30
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 6
Waterballonnenaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Werkhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk drie weken vooraf vast en stuur de uitnodigingen meteen daarna. Vraag bij de aanmelding niet alleen om aanwezigheid, maar ook om dieetwensen en eventuele hulp bij de organisatie.
Maak de deelnemerslijst twee keer definitief: eerst ongeveer één week vooraf voor boodschappen en spelindeling, en nogmaals op de dag zelf bij de aanmeldtafel. Zo weet je wie er werkelijk aanwezig is.
Zet het terrein op in vier herkenbare zones: aanmelden, buffet en bar, barbecue en spellen. Houd minstens één tafel vrij voor servies en opscheplepels; die verdwijnen anders snel tussen de hapjes.
Koel dranken vooraf en gebruik koelboxen voor de voorraad die niet direct nodig is. Scheid vlees en vegetarisch eten vanaf het snijden tot op de barbecue en wijs daarvoor één vrijwilliger aan.
Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten komen. Geef vrijwilligers tijdens een briefing van 15 minuten hun vaste taak, zodat niemand tijdens het eerste spel nog tafels of materialen moet zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een Vriendjesdag?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de dag en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je eten, spellen en zitplaatsen kunt regelen.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een Vriendjesdag?: Maak de hoeveelheden pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 7 dagen vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bestel of bereid daarnaast extra water, omdat dat bij een actieve spelmiddag snel opgaat.
Hoe deel je het terrein in voor een Vriendjesdag?: Maak minimaal 4 zones: aanmelden, eten en drinken, barbecue en spellen. Zet de spelzones vóór de ontvangst uit en houd de barbecue op afstand van tafels, stoelen en looproutes; controleer de indeling nogmaals 30 minuten voor aanvang.
Wanneer moet je de barbecue en het buffet voorbereiden?: Zet tafels, stoelen, partytenten en het buffet 2 tot 3 uur vooraf klaar. Begin ongeveer 60 minuten voor aanvang met de barbecue, gekoelde dranken en hapjes; zo staat alles klaar zonder dat eten onnodig lang buiten de koeling ligt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.