Organiser une journée entre copains sans rien oublier
Une journée entre copains demande surtout une bonne séquence de préparation. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis ouvre les inscriptions avant de prévoir les repas, les jeux et les achats. Les dernières heures servent à installer les tentes, les tables, le buffet, le barbecue et les zones de jeu. Ce plan regroupe 48 tâches et 53 fournitures pour passer d’une idée conviviale à une journée prête à accueillir les participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et le terrain
- 3
Rédiger les invitations
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Mettre à jour la liste des participants
- 8
Élaborer le programme de jeu
3 personnes
- 9
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
- 10
Finaliser la liste de courses
2 personnes
- 11
Faire les courses
3 personnes
- 12
Stocker les boissons au frais
2 personnes
- 13
Séparer la viande et les plats végétariens
2 personnes
- 14
Préparer les en-cas
3 personnes
- 15
Préparer le barbecue
2 personnes
- 16
Contrôler le site
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 19
Délimiter les zones de jeu
3 personnes
- 20
Suspendre la décoration
3 personnes
- 21
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 22
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 24
Installer la table d’inscription
- 25
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 26
Accueillir les invités
3 personnes
- 27
Expliquer le programme et le règlement intérieur
2 personnes
- 28
Animer les manches du jeu
6 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 31
Allumer le barbecue
2 personnes
- 32
Servir le barbecue
4 personnes
- 33
Servir le dessert et les marshmallows
3 personnes
- 34
Animer le jeu du soir
5 personnes
- 35
Gérer la musique et l'éclairage
- 36
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
- 37
Rassembler les déchets
4 personnes
- 38
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
- 39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 40
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 41
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 42
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 43
Trier le matériel de jeu
2 personnes
- 44
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 45
Rassembler les objets trouvés
- 46
Réfrigérer les restes
2 personnes
- 47
Retourner les matériels
2 personnes
- 48
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 50
- Tables de bièreqté 4
- Tables de buffetqté 3
- Bar
- Table d’inscription
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Couvertsqté 60
- Louchesqté 8
- Petits bolsqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Barbecueqté 2
- Pinces de barbecueqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Bacs alimentairesqté 12
- Bacs à barbecue en aluminiumqté 6
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Piles rechargeablesqté 12
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 4
- Volley-ballqté 2
- Frisbeesqté 6
- Cônesqté 30
- Corde de tir à la corde
- Cordes à sauterqté 6
- Balles d'eauqté 200
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 8
- Étiquettes nominativesqté 80
- Marqueursqté 12
- Panneaux indicateursqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
- Lampes de pocheqté 6
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 12
- Brosses à vaisselleqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Gants de travailqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours à l’avance pour ajuster les quantités et séparer la viande des plats végétariens.
- Prévois les jeux avant de faire les courses. Vérifie notamment les ballons de football et délimite les zones de jeu avant l’arrivée des invités, car cette installation est plus difficile une fois le terrain occupé.
- Ne garde pas les boissons pour le dernier moment : mets-les au frais plusieurs heures avant le début. Répartis l’eau dans des carafes et les autres boissons dans les glacières pour éviter une file au bar.
- Installe les tentes, tables et chaises avant de préparer le buffet et le barbecue. Garde les plats, assiettes, bols, couverts et ustensiles de service ensemble afin que le repas puisse commencer sans chercher le matériel.
- Teste la sonorisation et les rallonges avant l’arrivée du public, puis fais un briefing de 10 minutes aux bénévoles. Indique clairement qui tient l’inscription, qui surveille les jeux et qui s’occupe du barbecue et des déchets.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une journée entre copains ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription à environ 10 jours de l’événement pour avoir le nombre de participants et les informations alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour installer une journée entre copains ?
- Prévois au moins 3 heures le jour même pour contrôler le site, monter les tentes, placer les tables et chaises, délimiter les jeux et installer le buffet. Ajoute 30 minutes pour tester le son et briefer les bénévoles.
- Quand préparer le barbecue et les plats végétariens ?
- Prépare les en-cas et les éléments du repas le jour même, puis sépare la viande et les plats végétariens avant la cuisson. Sors le barbecue suffisamment tôt pour qu’il soit prêt au moment prévu du repas, sans laisser les aliments sensibles à température ambiante.
- Comment organiser les inscriptions le jour de la fête ?
- Place la table d’inscription à l’entrée et garde la liste actualisée à portée de main. Une personne dédiée pendant la première heure suffit généralement pour noter les arrivées et orienter les participants vers les jeux, le buffet ou le bar.
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