Cómo organizar un Día de amigos, paso a paso
Organizar un Día de amigos requiere más que enviar una invitación y encender la barbacoa. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el programa; después confirma asistentes, preferencias alimentarias y compras. El día del encuentro, monta primero las zonas, enfría las bebidas y deja la comida separada antes de recibir a nadie. Con este orden tendrás control sobre los juegos, el bufé, la música y el registro sin improvisar a última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el recinto y el terreno
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Elaborar el programa de juegos
3 personas
- 9
Comprobar el material de juegos
2 personas
- 10
Cerrar la lista de compras
2 personas
- 11
Hacer la compra
3 personas
- 12
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
- 13
Separar la carne y la comida vegetariana
2 personas
- 14
Preparar aperitivos
3 personas
- 15
Preparar la barbacoa
2 personas
- 16
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Montar las carpas
4 personas
- 19
Delimitar las zonas de juego
3 personas
- 20
Colgar la decoración
3 personas
- 21
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 22
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 23
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 24
Preparar la mesa de registro
- 25
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los invitados
3 personas
- 27
Explicar el programa y las normas de la casa
2 personas
- 28
Guiar las rondas del juego
6 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Servir aperitivos
3 personas
- 31
Encender la barbacoa
2 personas
- 32
Servir la barbacoa
4 personas
- 33
Servir postre y malvaviscos
3 personas
- 34
Coordinar el juego nocturno
5 personas
- 35
Controlar la música y la iluminación
- 36
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
- 37
Recoger la basura
4 personas
- 38
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 40
Desmontar las carpas
4 personas
- 41
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 42
Limpiar el lugar
4 personas
- 43
Clasificar el material de juego
2 personas
- 44
Apagar el equipo
2 personas
- 45
Recoger objetos perdidos
- 46
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
- 48
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 50
- Mesas de cervezacant. 4
- Mesas de buffetcant. 3
- Bar
- Mesa de registro
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 8
- Cuencoscant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Barbacoacant. 2
- Pinzas para barbacoacant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de comidacant. 12
- Bandejas de aluminio para barbacoacant. 6
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Voleibolcant. 2
- Frisbeescant. 6
- Conoscant. 30
- Cuerda para tira y afloja
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Globos de aguacant. 200
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Rotuladorescant. 12
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternascant. 6
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 3
- Esponjascant. 12
- Cepillos para fregarcant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de trabajocant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y el programa antes de redactar las invitaciones. Envía la invitación con al menos 3 semanas de margen y fija una fecha límite de inscripción de 7 días antes.
- Pregunta por alergias, dietas y opciones vegetarianas al confirmar la asistencia. Separa la carne de la comida vegetariana desde la compra y usa tablas y utensilios distintos para evitar confusiones.
- Prepara el programa de juegos con horarios y comprueba el material el día anterior. Reserva una zona delimitada para cada actividad y deja balones y demás material deportivo juntos, no repartidos por el recinto.
- Haz la compra cuando la lista de participantes esté cerrada, aproximadamente 3 días antes. Guarda las bebidas refrigeradas con antelación y calcula espacio suficiente en las neveras portátiles para no tener que enfriar todo durante el evento.
- Llega al recinto al menos 3 horas antes para inspeccionarlo, montar carpas, mesas, sillas, buffet y barra, y conectar el sonido. Instruye a los voluntarios antes de abrir el registro, indicando quién controla las inscripciones, la comida y los juegos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de amigos?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones con 3 semanas de margen y cierra la lista de participantes unos 7 días antes para poder ajustar compras, dietas y material.
- ¿Cuándo hay que hacer la compra para una barbacoa entre amigos?
- Haz la compra principal unos 3 días antes, cuando ya conozcas el número de asistentes. Compra o prepara los alimentos frescos lo más cerca posible del evento y refrigera las bebidas con antelación.
- ¿A qué hora hay que empezar a montar el Día de amigos?
- Calcula al menos 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese tiempo cubre la inspección del recinto, las carpas, mesas y sillas, las zonas de juego, el buffet, la barra y el equipo de sonido.
- ¿Cómo organizar los juegos en un Día de amigos?
- Prepara el programa como mínimo el día anterior, con una duración y un responsable por actividad. Comprueba el material antes de empezar y delimita las zonas de juego para que los participantes sepan dónde debe realizarse cada actividad.
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