Zo organiseer je een vredesfietstocht

Begin met de route, de afstand en een duidelijke startlocatie. Fiets het parcours vooraf en leg gevaarlijke punten én een alternatieve route vast voordat je deelnemers uitnodigt. Regel daarna vergunningen, begeleiders en EHBO, en open het aanmeldformulier met praktische informatie. In de laatste week verwerk je dieetwensen, werk je de deelnemerslijst bij en controleer je fietsen, materiaal en weersverwachting. Zo blijft er op de dag zelf tijd over voor ontvangst, uitleg en een rustig vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier openen
3
Route en afstand publiceren
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Startlocatie reserveren
8
Vergunningen controleren
9
Route vooraf fietsen
2 personen
10
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
11
Alternatieve route vastleggen
2 personen
12
Fietsbegeleiders werven
13
Begeleiders instrueren
2 personen
14
EHBO-contact vastleggen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Routeborden maken
2 personen
19
Startnummers voorbereiden
2 personen
20
Muziek afspeellijst maken
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Fietsen controleren
2 personen
24
Startlocatie openen
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Routeborden plaatsen
4 personen
33
Verlichting testen
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen

Event

36
Begeleiders ontvangen
2 personen
37
Deelnemers registreren
4 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Fietsroute uitleggen
2 personen
40
Welkomstwoord geven
41
Vredesmoment begeleiden
2 personen
42
Fietsers veilig laten vertrekken
4 personen
43
Voorste groep begeleiden
2 personen
44
Achterste groep begeleiden
2 personen
45
Routepost bemannen
2 personen
46
Waterpunt bemannen
2 personen
47
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
48
Aankomst registreren
2 personen
49
Fietsenstalling begeleiden
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Koffie en thee zetten
2 personen
55
Vredesprogramma presenteren
2 personen
56
Muziek verzorgen
57
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

58
Routeborden ophalen
4 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Apparatuur inpakken
2 personen
65
Overgebleven eten koelen
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen bewaren
69
Deelnemers bedanken
70
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Broodmandenaantal 6
Buffetbordenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Megafoon

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 12
Fietsverlichtingaantal 12
Routekaartenaantal 100
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Reflecterende pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Nooddekensaantal 6
Handdesinfectieaantal 6

Decoratie

Vredesvlaggenaantal 12
Vlaggenlijnaantal 6
Welkomstbanner
Routepijlenaantal 30
Krijtbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
LED-lichtslingersaantal 6
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 32

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Fiets de volledige route ruim vóór de tocht en noteer per gevaarlijk punt wat een begeleider moet doen. Leg ook één alternatieve route vast voor wegwerkzaamheden of slecht weer.
Publiceer bij de uitnodiging meteen de afstand, route, starttijd, startlocatie en uiterste aanmelddatum. Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf opnieuw, zodat niemand zonder vertrekdetails aankomt.
Wijs per groep voldoende fietsbegeleiders aan en instrueer hen vóór de start over de route, gevaarlijke punten en het tempo. Leg één EHBO-contact vast en zorg dat iedereen weet hoe die persoon bereikbaar is.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet voor ontvangst en pauze partytenten klaar en koel dranken in koelboxen, zodat een bui of warmte niet direct het programma verstoort.
Plan op de startlocatie een vaste volgorde: openen, tafels en fietsenrekken plaatsen, startnummers uitdelen, fietsen controleren en daarna pas de gezamenlijke uitleg. Houd pompen, powerbanks en een megafoon bij de hand; die worden vaak pas gemist wanneer de groep al klaarstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vredesfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie en vergunningen. Open daarna de aanmeldingen en gebruik de laatste week voor deelnemersinformatie, boodschappen en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik de route van een vredesfietstocht fietsen?: Fiets de route uiterlijk 2 weken voor de tocht volledig voor. Controleer haar daarna nog één keer in de laatste week, vooral op gevaarlijke punten, wegwerkzaamheden en de alternatieve route.
Hoeveel fietsbegeleiders heb ik nodig?: Werk met minimaal één begeleider per groep en wijs daarnaast iemand aan voor de voor- en achterzijde van het geheel. Bij een grote of opgesplitste groep leg je de exacte bezetting vast voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Wanneer controleer ik het weer voor een vredesfietstocht?: Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw op de ochtend van de tocht. Neem bij onzeker weer de alternatieve route door en zet partytenten, water en extra warme of koele dranken klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.