Een vraag- en antwoordsessie organiseren

Begin met het vastleggen van de datum, het programma en de locatie. Bevestig daarna de sprekers en verzamel vragen vooraf, zodat je een duidelijke vragenlijst kunt maken en de sessie binnen de geplande tijd blijft. Regel aanmeldingen, dieetwensen en printwerk vóór je boodschappen en catering voorbereidt. Op de dag zelf draait een goede start om een geopende, geventileerde ruimte, werkende microfoons en een registratietafel die minstens 30 minuten voor binnenkomst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Vragen vooraf verzamelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Techniek testen
2 personen
9
Vragenlijst samenstellen
2 personen
10
Naamkaartjes voorbereiden
11
Printwerk voorbereiden
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Catering voorbereiden
3 personen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Registratietafel inrichten
2 personen
20
Techniek opbouwen
2 personen
21
Microfoons testen
2 personen
22
Presentatiemateriaal klaarleggen
23
Koffiepunt inrichten
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen
25
Sprekers ontvangen
2 personen
26
Bezoekers registreren
3 personen
27
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
28
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
29
Opening verzorgen
30
Sessie begeleiden
2 personen
31
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
32
Pauzedranken serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Informeel napraten begeleiden
2 personen
36
Servies verzamelen
2 personen

Nazorg

37
Techniek uitschakelen
2 personen
38
Meubilair afbouwen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Overgebleven catering koelen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Gevonden voorwerpen verzamelen
45
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Krukken voor sprekersaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Koffielepelsaantal 60

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Draagbare speaker
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60
Naamkaartjesaantal 60
Richtingsbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de techniek uiterlijk één dag vooraf met de laptop, beamer, beamerdoek, speaker en draadloze microfoons. Controleer op de locatie opnieuw het geluid en beeld, omdat kabels, stekkerdozen en verlengkabels daar anders kunnen liggen.
Sluit de vragen vooraf 2 tot 3 dagen voor de sessie en maak daarna de vragenlijst. Houd enkele plaatsen vrij voor vragen uit de zaal, maar laat de spreker vooraf weten hoeveel onderwerpen al geselecteerd zijn.
Plan voor de opbouw minimaal 90 minuten vóór de ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna de registratie en het koffiepunt in en test pas vervolgens de presentatie- en geluidsapparatuur.
Maak naamkaartjes en printwerk op basis van de definitieve aanmeldingen, niet van de eerste inschrijflijst. Leg ook richtingsborden bij de ingang en naar de ruimte klaar; die worden vaak pas gemist wanneer bezoekers al binnenkomen.
Koel dranken en zet koffie, water en hapjes pas klaar nadat de ruimte is ingericht. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf of er genoeg herbruikbare glazen, kopjes, borden en bestek zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vraag- en antwoordsessie organiseren?: Leg de datum, locatie en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig de sprekers direct daarna en sluit de verzameling van vooraf ingestuurde vragen 2 tot 3 dagen vóór de sessie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vraag- en antwoordsessie op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor de ontvangst. In die tijd plaats je tafels en stoelen, richt je registratie en catering in en test je microfoons, speaker en presentatie.
Hoe verzamel je vragen voor een vraag- en antwoordsessie?: Vraag deelnemers bij de aanmelding om hun vraag in te sturen en stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering. Maak daarna één vragenlijst en groepeer dubbele vragen, zodat de spreker de beschikbare tijd efficiënt gebruikt.
Welke techniek heb je nodig voor een vraag- en antwoordsessie?: Voor een sessie met presentatie heb je minimaal een laptop, beamer, beamerdoek, speaker en draadloze microfoons nodig. Test alle apparaten uiterlijk één dag vooraf en neem op de locatie 15 tot 20 minuten voor een tweede geluid- en beeldtest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.