Einen Vorlese-Nachmittag Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Vorlese-Nachmittag braucht vor allem einen klaren Ablauf: erst Datum, Programm und Vorleser festlegen, dann Raum, Anmeldungen und Verpflegung organisieren. Plane mehrere kurze Vorleserunden statt einer langen Lesung und trenne die Leseecke vom Bastelbereich. Häufig vergessen werden die endgültige Einteilung der Vorleser, getestete Mikrofontechnik und die Erfassung von Ernährungswünschen. Mit einer gedruckten Anmeldeliste und vorbereiteten Materialien läuft auch der Empfang ruhiger.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Vorleser ansprechen
2 Personen
- 3
Vorlesebücher auswählen
2 Personen
- 4
Location und Raum reservieren
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Vorleser endgültig einplanen
- 9
Vorlesetexte vorbereiten
3 Personen
- 10
Aktivitäten für Kinder auswählen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Anmeldeliste und Badges ausdrucken
- 14
Vorlesebücher bereitlegen
2 Personen
- 15
Bastelmaterialien sortieren
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
- 17
Raum lüften
- 18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Leseecke einrichten
2 Personen
- 20
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 21
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 22
Basteltische bereitstellen
2 Personen
- 23
Musik und Mikrofon testen
Event
- 24
Besucher empfangen
3 Personen
- 25
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 26
Hausregeln und Programm erklären
- 27
Erste Geschichte vorlesen
- 28
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Bastelaktivität betreuen
3 Personen
- 31
Zweite Geschichte vorlesen
- 32
Fragen und Rückmeldungen moderieren
- 33
Bücher und Materialien ausstellen
- 34
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 36
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Bastelmaterialien sortieren
2 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Raum reinigen
3 Personen
- 41
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 42
Fundsachen bearbeiten
- 43
Teilnehmer wegen Materialen anrufen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KinderhochstühleAnz. 20
- ErwachsenenstühleAnz. 20
- TischeAnz. 6
- DeckenAnz. 6
- KissenAnz. 30
- BücherregaleAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TeegläserAnz. 30
- TellerAnz. 50
- LöffelAnz. 50
- ZangenAnz. 4
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- Mikrofon
- Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- GirlandeAnz. 4
- BüchertischeAnz. 2
- Programmatische PosterAnz. 4
Bastelmaterial
- BuntstifteAnz. 10
- WascoAnz. 8
- ScherenAnz. 20
- KlebestifteAnz. 20
- ZeichenpapierAnz. 100
- BuntpapierAnz. 100
- FilzstifteAnz. 10
- BastelmattenAnz. 6
Empfang
- Anmeldetisch
- NamensaufkleberAnz. 50
- StifteAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 2
- ProgrammblätterAnz. 50
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 10
- GeschirrtücherAnz. 8
- HandseifeAnz. 2
Catering
- ThermoskannenAnz. 4
- TablettsAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Dauer und Programm fest. Für Kinder funktionieren meist 3 bis 4 Vorleserunden von jeweils 15 bis 20 Minuten besser als ein durchgehender Text.
- Sprich die Vorleser früh an und bestätige ihre Einteilung spätestens 7 Tage vorher. Bereite die Texte in der richtigen Reihenfolge vor und lege die Bücher sichtbar bereit.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und frage Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Termin ab. Drucke Anmeldeliste und Namensschilder am Vortag aus.
- Teile den Raum in drei Bereiche: eine ruhige Leseecke, Basteltische und einen Empfangs- sowie Getränkebereich. Stelle für Kinder und Erwachsene passende Sitzplätze bereit und halte Decken und Kissen für die Leseecke bereit.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 30 Minuten vor Beginn. Lüfte den Raum vorher, kühle Getränke rechtzeitig und sortiere Bastelmaterialien nach Tisch, damit der Start nicht ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert ein Vorlese-Nachmittag?
- Plane insgesamt etwa 2 bis 3 Stunden ein. Eine sinnvolle Struktur sind 3 bis 4 Vorleserunden mit jeweils 15 bis 20 Minuten sowie kurze Pausen für Basteln und Getränke.
- Wie viele Vorleser braucht man für einen Vorlese-Nachmittag?
- Für ein Programm von 2 bis 3 Stunden sind meist 3 bis 4 Vorleser ausreichend. Bestätige die endgültige Einteilung spätestens 7 Tage vor dem Termin und halte die Texte in Reihenfolge bereit.
- Wann sollte man Einladungen für einen Vorlese-Nachmittag verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Anmeldung und erfasse dabei direkt die Ernährungswünsche, damit du spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung einkaufen kannst.
- Was muss man am Veranstaltungstag zuerst vorbereiten?
- Beginne etwa 90 Minuten vorher mit Lüften, dem Aufstellen von Tischen und Stühlen sowie dem Einrichten der Leseecke. Danach testest du Mikrofon und Lautsprecher, stellst den Empfangstisch bereit und legst Bücher sowie Bastelmaterialien aus.
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