Organiser une après-midi lecture sans rien oublier

Une après-midi lecture réussie repose d’abord sur un programme réaliste, puis sur une préparation précise de la salle et de l’accueil. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et confirmer les lecteurs bénévoles avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les activités pour enfants. Le jour même, installez un coin lecture confortable, un espace café-thé et une table d’accueil identifiable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter des lecteurs bénévoles
2 personnes
3
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
4
Réserver le lieu et la salle
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Planifier définitivement les lecteurs
9
Préparer les textes de lecture
3 personnes
10
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Imprimer la liste d’inscription et les badges
14
Préparer les livres de lecture
2 personnes
15
Trier les matériaux de bricolage
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Aérer la salle
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Aménager le coin lecture
2 personnes
20
Installer la table d’accueil
2 personnes
21
Installer le point café et thé
2 personnes
22
Installer les tables de bricolage
2 personnes
23
Tester la musique et le micro

Événement

24
Accueillir les visiteurs
3 personnes
25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Expliquer le règlement intérieur et le programme
27
Lire le premier récit
28
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
31
Lire la deuxième histoire
32
Gérer les questions et les réactions
33
Présenter les livres et le matériel
34
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

35
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Trier le matériel de bricolage
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
3 personnes
41
Rendre les articles empruntés
2 personnes
42
Gérer les objets trouvés
43
Rappeler les participants au sujet du matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises hautes pour enfantsqté 20
Chaises pour adultesqté 20
Tablesqté 6
Couverturesqté 6
Coussinsqté 30
Bibliothèquesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Verres à théqté 30
Assiettesqté 50
Cuillèresqté 50
Pincesqté 4

Équipement

Bouilloireqté 2
Machine à café
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandeqté 4
Tables à livresqté 2
Affiches du programmeqté 4

Matériel de bricolage

Crayons de couleurqté 10
Crayons de cireqté 8
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Papier à dessinqté 100
Papier de couleurqté 100
Feutresqté 10
Tapis de bricolageqté 6

Accueil

Table d’inscription
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueursqté 6
Presse-papiersqté 2
Affiches du programmeqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10
Torchonsqté 8
Savon pour les mainsqté 2

Catering

Thermosqté 4
Plateauxqté 4
Glacièresqté 2
Courses

Conseils

Fixez le programme avant les invitations : prévoyez des séquences de lecture de 15 à 20 minutes, avec des pauses entre les lecteurs pour éviter un après-midi trop dense.
Confirmez les lecteurs bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Demandez à chacun son texte définitif et prévoyez une personne de remplacement en cas d’absence.
Traitez les inscriptions quelques jours avant la date prévue et notez les besoins alimentaires. Imprimez la liste des participants et les badges la veille, pas le matin même.
Préparez deux espaces distincts : un coin lecture avec fauteuils, coussins et couvertures, et des tables de bricolage avec papier, crayons, ciseaux et colle pour les enfants.
Testez le microphone, le haut-parleur et les rallonges avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons et installez le café et le thé au moins 30 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une après-midi lecture ?: Prévoyez environ 3 heures, dont 2 heures de lectures et d’activités. Gardez 15 à 20 minutes au début pour l’accueil et 15 minutes à la fin pour les échanges et le rangement.
Quand inviter les participants à une après-midi lecture ?: Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement pour connaître le nombre de chaises, de boissons et de portions à prévoir.
Combien de lecteurs bénévoles faut-il prévoir ?: Pour 20 à 30 participants, prévoyez 4 à 6 lecteurs bénévoles. Demandez à chaque lecteur un texte préparé à l’avance et confirmez le planning définitif au moins 7 jours avant.
Que faut-il installer dans la salle le jour même ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Préparez les sièges, le coin lecture, les tables de bricolage, l’accueil, le point café-thé et le matériel audio avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.